「C，我目前在補習班當主任，在老師的管理上遇到了一些問題，這是一間規模不大的補習班，而且老師們都很年輕，老闆因為要開拓其他地點所以請我來協助管理。
與老師們深談後得知老闆很常責罵他們做事不到位；老闆這邊也說他們經常搞不清楚狀況，已經說過的還常常要在他休假時一直打電話問，有什麼方法可以解決這個問題呢？」一位在教育事業服務的朋友問道。
當一個小公司要加大規模時，這確實是經常遇到的問題，我回答：「從你的敘述看來，我覺得首要問題是同步老闆的期待與老師們的實際工作，以前只有老闆自己進行教學時，因為樣樣都自己來也只有自己最熟悉，但當人手增加後，對每個人的工作職掌與做法就需要有明確的規定，此時可以建立工作說明書，這是上對下的工作要求。
另一方面，也可以請在職的老師建立自己的工作日誌，歸納自己工作的內容，除了回報自己目前的教學進度之外，也可以記下工作中遇到的問題，在與老闆討論時能更具體。」
朋友聽完思考了一下，接著說：「工作說明書是可以考慮的作法，工作日誌方面，我以前在基層工作時曾經被要求要寫過，總覺得這只是上面要監督時間的例行工作，不只沒有實質效果，反而還加重了人員的工作負擔，這真的有用嗎？」
「可能有些企業會將工作日誌拿來作為填補工作時間、甚至是評估員工績效的參考，這樣確實會增加員工工作負擔，因為工作日誌寫的是過程，比較適合拿來做為知識管理的一環。
還有，工作日誌對員工自身有個很大的用處，就像之前我說過當對人生下一步迷惘時，可以藉由記錄自己的工作，拆解各種任務並統計自己對那些工作較擅長或是更有興趣，幫助自己盤點與規劃，此時工作日誌就很適合用來當作統整資料的參考。」
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在職場中，溝通管理與知識管理非常重要，但初創業的公司常因為老闆校長兼撞鐘，忽視了建立這些文件的必要性，但當這些小公司要開始新增成員時，很容易因為少了這些資料而產生矛盾與誤會，口傳與示範很容易讓訊息在傳遞的途中遺落。
「工作日誌」與「工作說明書」正是企業內部資訊傳遞的重要橋樑，雖然都屬於工作文件，但功能與使用方式卻是各有側重。
工作說明書，上對下的明確指引
主要內容
- 職位描述與責任範疇：明確列出每個職位的主要職責、工作範圍與所需技能，這不僅有助於人資在篩選新人時作為依據，也方便主管在進行內部訓練時進行針對性指導。
- 流程與標準操作程序：工作說明書中通常會附上標準作業流程(SOP)，以確保每位員工在執行任務時都有統一的標準參考，進而提高工作效率與品質。
- 績效評估指標：透過明確的績效指標與考核標準，讓企業能客觀評估每位員工的工作表現，同時激勵員工持續進步。
應用方式
- 明確職責分工：在員工正式開始工作之前，透過工作說明書讓角色與責任更明確，來避免任務重疊或責任不清的問題，並提高工作效率。
- 新進培訓與知識傳承：團隊中的新進成員會需要盡快了解工作內容與流程，工作說明書可以做為全面、系統的培訓材料，讓新進人員能夠迅速上手，降低培訓不足產生的風險。
- 標準作業流程：根據工作說明書中定義的SOP，讓員工能夠按照既定標準執行任務，這對於跨部門或跨地域的專案來說很重要，能夠保障各環節的無縫銜接。
工作日誌，下對上的資訊回饋
主要內容
- 任務進度：每一項工作的開始、進行與完成時間，紀錄並反映工作進度現況。
- 問題與挑戰：在工作中遇到的各種困難、瓶頸或潛在風險，這些資訊有助於管理層及時介入並協調資源。
- 學習與反思：記錄經驗教訓與工作中獲得的知識，這些內容能夠作為企業知識庫的一部分，幫助後續流程的優化。
- 資源使用情況：包括人力、時間與其他資源的運用狀況，有助於企業進行成本與效益的評估。
應用方式
- 資訊透明與回饋機制：工作日誌是下對上的資訊回饋工具，透過每日的進度更新，管理層可以即時掌握現場狀況，並在專案出現偏差時及早調整策略。
- 知識管理與經驗累積：記錄工作的日常經驗，不僅可以形成企業內部的知識庫，也有助於團隊成員從成功案例或失誤中吸取教訓，進而持續改進工作流程；對員工本身也是可累積、可轉化、可優化的知識管理方式，幫助自己盤點現況與規劃下一步。
- 風險管理：當日誌中提及潛在風險或實際問題時，主管可以根據這些資訊評估風險並制定預防措施，幫助員工順利完成工作。
新創公司的老闆若能夠在規模尚小時，就開始累積上述的文件紀錄，在將來要擴大規模時編撰成工作說明書，對於職位描述與責任範疇、流程與標準操作程序、以及績效評估指標都能有很大的助力，形成一套初步的管理體系。
而員工學習撰寫工作日誌，不只能讓工作資訊透明並讓主管容易回饋、管理風險，也能提升企業與自身的知識管理與經驗累積。
在企業擴張階段能否將工作日誌與工作說明書有效結合，是企業持續創新與保持競爭優勢的重要關鍵，大家是否曾經撰寫過這兩種文件呢？是否曾經遇過問題或是撰寫時的特別經驗？
#CarryKuoOnBoard
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