不當主管職就與你無關？｜有效工作分配提升效率的3個關鍵
「C，成為組長之後，會直接收到老闆指派的工作，規模跟以前當組員時差很多，我覺得最困難的地方是在分配工作給組員時，有時難免會跟他們本來手上正在進行的工作重疊，每個人都會問我到底哪個急，或者說工作已經太多無法負荷，甚至我自己也得跳下來執行；請問我除了想辦法跟上面爭取時間或是要更多資源之外，還有什麼可以讓工作更順暢呢？」一位剛升任小主管的朋友，在聚會上詢問。
初次升任主管常會有這樣的盲點，我回答「如果已經盤點完團隊能力之後，確實是無法負荷，那當然得想辦法爭取時間與資源，但剛剛提到部屬收到工作後會問你到底哪個工作急，有時你還得自己跳下去做，在分配工作這個部分，我有一些想法可以分享。主管是能看到整個部門工作的那個人，對所有工作的先後順序以及如何銜接應該瞭若指掌，所以分配工作不能只是指派任務，還要讓部屬知道為何要做這個工作、明確每項工作的先後順序與需求時間，還要更進一步預測與處理可能的風險。」
朋友一臉疑惑，接著問：「喔…我以為大家都有工作經驗，工作分配下去就應該自己要知道怎麼做，還需要讓他們知道為什麼要接這個工作嗎？」
「沒錯，在不涉及機密資訊的狀況下，必須把工作的原因與需求解釋給部屬聽，讓他們更了解這些工作的重要性，我自己也會用里程碑的方式幫助部屬設定時間，並固定時間回報與回饋，避免部屬在工作中迷失方向。
安排工作的技巧在主管與部屬間的溝通非常重要，而且不只主管需要了解，像現在與AI協作越來越普遍，即使不是主管職，也會有越來越多的工作會需要分配給AI，引導AI與引導部屬類似，能懂得如何合理拆流程、劃分工作，才能提高得到正確工作成果的機會。」
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在升任主管之後，工作的重點不再只是執行工作，而是要將重點放在「如何取得正確成果並達成目標？」，而能合理正確的分配工作，正是達成這個目標一個很重要的技巧。
分配工作的關鍵
- 確定工作先後順序與需求時間：讓部屬了解工作先後順序是主管的責任，並提供需求時間讓部署知道輕重緩急，不只是任務的排序，還要更進一步預測與處理可能的風險；我過去在企業工作時，手上一定會有一份所有工作的分配表，方便掌控工作節奏，給部屬的會是簡化後的明確截止日期或里程碑，方便溝通並讓部屬能夠專注在工作上。
- 拆解流程與解決外部因素：分配工作的另一個重點是要將工作流程拆解，將大任務細分成可操作的小步驟，有些工作適合交給一個人完成，但有些工作拆解後分配的效果比較好，降低專案風險，也能提升任務完成的透明度與追蹤性；工作除了本身也會受外在因素影響，主管要將這些可能的風險列入計畫，像是先行與相關單位溝通過，為部屬提供一個穩定的工作環境，才能讓做事的人好好做事。
- 建立透明的溝通機制：如果工作安排與進度能完全透明，並建立定期回饋與進度追蹤機制，將能促進內部溝通；我曾在工程師團隊中建立每周立會，是真的站立的「立」，直接帶著筆電與文件在研發室與各工程師站著進行快速會議，回報與回饋完成便能迅速回歸工作，每個工程師都能知道全體團隊正在進行的專案與進度，必要時也能彼此支援。
安排AI工作與協作
現在各功能的AI已經逐漸成熟，要很清楚各個需求須使用哪種AI才能達成我們要的成果，根據特性與需求來安排AI介入的時機與範圍。
也就是說，我們要知道各AI能獨立完成任務的程度到哪，就像是主管很清楚部屬的工作能力，並需要具備清楚的工作劃分與合理的工作安排，來確保AI能在最恰當的時候發揮其優勢。
而且隨著AI Agent(AI代理)的技術發展越來越快，很快就能夠實現一個指令讓一個AI作一整套的工作，當每個人都像是一個小型團隊或小企業時，如同引導部屬執行工作那樣，誰能夠進行最正確的工作安排，誰就可以取得最符合需求的工作成果。
懂得如何拆解、分配工作的能力在生活上也用得到，我在家也會將家事、作菜的流程拆解，耐心解說讓小孩理解，也能讓小孩有更多的參與、學習機會，可以說訓練小孩跟訓練AI非常像。
主管在分配工作時，不只需要從宏觀上掌握全局，更要在細節上為部屬提供明確的指引；從設定優先順序、拆解工作流程到解決外部風險、因素，都是達成工作目標的重要關鍵。
此外，在部屬遇到工作拆解與安排困難時，應學會運用具體化、數據化與工具化的方法，來達到透明溝通與容易追蹤的效果；隨著AI技術的進步，我們也要學著必須善用AI，並將上述這些工作安排的技巧用來提升與AI的協作效果，才能在工作中取得更有效的成果。
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