「C，正好讀到你的文章，先前一位同事花了半小時跟我埋怨，說部門主管的工作安排方向時常令人無所適從，那位主管在工作上是濫好人，會把其他部門的工作也攬在身上的那種類型，所以時常沒時間關顧我們的工作進度；現在我是採取主動約他匯報進度和取得專案方向，但有時他好像也未能提供建議給我，交給我自由發揮。」一位朋友在閱讀我的文章後，說起最近的工作狀況。
他的做法是正確的，不過還有一些要注意，於是我補充：「主動跟主管匯報進度是對的，要跟指示不明的主管相處，一定要主動回報並記錄，最好在討論後再用訊息或郵件留下存檔。
除此之外，在詢問方向時不能只是表達疑惑的點，更要嘗試提供自己思考過後的初步方案，這樣主管就可以針對各項評估與修正，避免憑空提問，讓問題造成更多問題。」
朋友回答：「您說得對，是應該要留下存檔紀錄，不然過一段時間他又忘記了，那提問時是否有其他要注意的地方呢？」
「剛才提到我們在提問時可以先提出方案，呈現方式除了條列出來以外，可以更進一步將這個方案用流程圖的方式呈現，如果能夠量化更好，圖像與數據可以縮小討論範圍，更主管的回應更精準。
提問技巧不只在向上管理很重要，隨著職場與AI協作有越來越深入的趨勢，能掌握正確的提問技巧，提出清楚、具體的問題，AI才有辦法提供更有價值的回應，讓我們的工作事半功倍。」
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在先前的文章我曾探討主管應該要有的技巧，包含了正確的拆解、安排工作，並協助部屬排除工作以外的困難，但並非所有主管都擁有這樣的能力。
反過來說，若此時身為部屬的我們能學會正確的提問技巧，就能幫助自己與主管同步工作需求與目標，減少重複的工作。
同步需求的提問技巧
- 主動尋求澄清與協助：當我們在面對複雜任務感到無從下手時，不要以為主管不喜歡被問問題，正確的主動提問反而是一個展現責任感與專業素養的行為；在詢問前先試著將任務拆解為幾個具體的步驟，然後針對每個部分提出具體問題，，更可嘗試提供自己的拆解方案，這樣可以縮小討論範圍，讓主管回應問題時能更精準。
- 利用圖表將流程視覺化：當遇到不確定的任務時，我們可以借助一些工具來整理思緒，進而提出更具體的問題；我經常在正式執行工作前，先嘗試畫出流程圖並標記出關鍵節點，再根據這個流程圖或里程碑向主管提問，這種視覺化的方式能夠幫助雙方更快找出問題所在。
- 溝通時以數據為依據：在商業分析中，用數據來比較會比單純的主觀感受更具說服力，因此當我們在詢問任務拆解與安排時，可以提供具體數據或案例來支持自己的疑問；數據的來源可以是過往的專案紀錄或是同業公布的數據，能夠引發與主管的深入討論。
向AI發問的藝術
前面提到角色、圖表、數據，是讓提問獲得的回應能更具體、更聚焦的重要關鍵，當AI成為團隊的一部分時，我們也同樣可以使用這些技巧用在與AI進行互動時的提問上，這將直接影響其輸出成果的品質。
像是語音助手、數據分析工具或機器學習模型，通常需要清楚、具體的問題才能提供有價值的回應，如果問題模糊不清，AI的回應可能會失焦，無法提供有用的協助；我自己在使用AI時也會根據需要的領域，賦予AI特定的角色敘述，並提供需要的數據或圖表，幫助AI集中資源處理最具價值的數據，生成有意義的結果。
身為部屬，在收到主管分配的工作感到有疑惑時，一定要主動向主管詢問，提問時也不要單純提出問題，而是要帶著思考過、整理過的資料，最好是圖表化、數據化，才能在與主管的溝通上快速同步與聚焦，記得討論完一定要用訊息或郵件留下文字存檔，方便彼此在事後追蹤。
隨著AI技術的進步，如果我們都能學著善用AI，運用這些提問的技巧，並提供角色、圖表、數據等輔助資料來提升與AI的協作效果，才能更有效取得成果，提升自己的競爭力。
#CarryKuoOnBoard
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