國際會所模式準則 準則第九條

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國際會所準則第九條

9. 會所有足夠的職員讓會員參與會所運作,但職員數也要夠少到如果沒有會員的參與,會務工作便無法完成,只有會員積極參與時,會所才能成功地推行服務。

 Clubhouse staff are sufficient to engage the membership, yet few enough to make carrying out their responsibilities impossible without member involvement.

我們的說明:會所運作包含了大量的會務工作,如:出餐備料、活動講座籌備、宣廣會所模式、行政庶務、財政管理、環境維護等,是為大家共同在會所及社區中生活的需要而產生的工作。

部門職員數需足以安排與會員一同進行會務工作,最佳理想狀態,是須仰賴會員的積極參與,會務才可以順利進行。當職員數不足時,事情會需要在會員共同支援下完成,然而,當職員數多於實際需求時,會使會員有一種:「那會務工作給職員們做就好了啊,應該不需要我吧?」的心情。

 

我們的實際經驗分享:

因為一些原因,有一天,會所只能有一名職員留守。我們計畫仍然開放空間給當天想來會所活動的會員。會所裡總共有三個部門,於是我們邀請各部門預先規劃部門當日一定要優先完成的會務工作。

然而,那天必做的會務工作,因為事前來不及分工完畢,再加上當日出席會員數並不多,且前一天晚上遇到颱風,會所部分地方淹水了,所以有一個挑戰,是需要聚集會員一起整理會所內的積水。同一時間,會所的電話還不斷地響起,便臨時安排了一個會員去值櫃接電話,整體說來,大家執行工作起來手忙腳亂的。

經過此次事件,讓我們得知職員與會員的數量比例需充足,才能讓會所的營運順利進行。


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