《十二週做完一年工作:縮短工時x成果翻倍的高效成功法》讀書心得

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作者: 布萊恩.莫蘭麥可.列寧頓

看完一本書《十二週做完一年工作:縮短工時x成果翻倍的高效成功法》。本書提倡將十二週當成一年的做法(十二週工作法),可以有效在短期內衝刺目標,讓工作成果大幅提升。有別於訂定年度計畫的方法,年度計畫不確定因素太多,期限又太長,很容易會讓我們在繁忙中忽略它們。但是長期目標必須要由日常累積而成,如果覺得反正剩下時間還很多,到時候一定有辦法去完成這些年度計畫,反而會讓我們在接近年末時才發現時間根本不夠,進而讓我們將計畫拖延到明年甚至放棄。


十二週工作法,是在十二週內訂定少數的目標,在這十二週內將大部分的時間和心力花在這些目標上,而不是讓一堆不重要的小事耽擱了我們的進度。這些目標必須要和我們的願景相關,我們所做出的行動,也必須和達成目標有高度相關性,也就是高價值的行動。因為時間有限,所以我們必須更集中,用最大的努力產出最大的成果。將期限訂定在12週內,除了讓我們能夠聚焦,方便控管和預測進度,減少拖延和犯錯,同時也因為有截止期限,讓我們有壓力和動機去完成它。「沒有什麼比最後期限更能激勵一個人。」


等到我們完成一個十二週的循環,我們做完檢討後,可以讓自己放鬆一下,或者開啟下一個十二週的循環。採用「十二週工作法」,不只可以用在工作上,也可以用在生活、學習、人際關係、健康等方面。當然不是每種性質的工作都適合用這種做法,例如工作節奏是被動的、重複性極高,或者目標無法自己掌控的職業如客服、服務員、作業員、超商店員等等無法使用這種工作法。但在學習進修、創作、運動健身、人際關係改善等方面可以利用十二週工作法幫助我們提高目標的執行效率。

十二週工作法建立在三大法則和五項紀律上。

三大法則分別是: (1)當責、(2)承諾、(3)卓越的當下。

(1) 當責即是擁有對自己負責的意識。你無法控制所有的事情,但你可以選擇你要如何回應。停止受害者心態和自怨自艾,接受令人沮喪的現實,並且願意做出改變,專注於你能掌控的事情,就能慢慢看到現狀也跟著改變了。


(2) 承諾即是對自己許下的諾言,以及信守對他人的承諾。承諾是對未來的當責,它是對未來的行動或結果自主負責。承諾是一種強大的力量,它讓我們願意為了信守承諾而積極行動。但對於無法達成的請求不要輕易下承諾,否則可能會因為違背諾言而讓自己或他人失望。比起不守信用帶來的失望感,拒絕別人帶來的失望感要來得輕一些。


(3) 卓越的當下即把握當下的每一刻,成功是由當下的每一刻所累積而成。完成大目標的背後,是由完成許多個小目標累積而成。所以堅持每一天的努力,是為了讓我們在未來的某一天能夠達成我們的目標。如果認為剩下的時間還很多,所以不重視現在的話,那麼在截止期限到來時,會因為匆忙和慌亂讓我們陷入水深火熱之中。


五項紀律分別是: (1)願景、(2)規劃、(3)追蹤管理、(4)評量、(5)分配時間。

(1) 願景。願景是描繪未來的藍圖,願景必須和個人抱負做連結,並與你的事業理想保持一致,才能夠讓我們遇到困難或挫折時堅持不懈、繼續前行。

寫下你的長期目標、三年願景以及十二週願景,這些願景愈具體愈好。願景並不是虛無縹緲的理念,而是精神上的指標,時常提醒我們不要忘記我們最終目的。


(2) 規劃。擬定有效的十二週目標和計畫,可以幫助我們聚焦,將時間和資源分配給最高價值的事物和行動上。不按計畫做事或者不制訂計畫,可能會讓我們花太多時間在低效率的事物和行動上,或者在細節上花過多的時間。

制定目標和策略時,有五個標準可以幫助你制定出更完善的十二週計畫:

(a) 具體且可衡量。可量化的目標才能夠進行追蹤。

(b) 正面陳述。把重點放在你希望發生的正面事情上而不是負面事情上。

(c) 合理的延展性挑戰。有點難度又不會太困難的挑戰可以激發我們的潛力,又不至於辦不到而放棄。

(d) 分配責任。如果是團隊任務,要做好分配每個人目標和責任的工作,將對的人放在對的位置,才能夠各司其職,發揮團隊合作的最大效用。

(e) 要有時間限制。有最後期限才能讓人有生產性緊張感,進而提升工作的效率。


(3) 追蹤管理。每週定期為進度做評量或者做團隊會議,評量不是為了追究責任,而是看看目前的進度是超前還是落後,依據評量結果進行工作上的調整,務必要在十二週內完成我們的目標,或者做目標上的改動。


(4) 評量。評量進度要從客觀、量化的角度進行,這樣可以反映計畫的成效。我們要能夠直視這些評量的成果,而不是逃避現實。瞭解目前的狀況可以讓我們適時做出調整,避免拖延或倦怠影響到我們計畫的進行。只要現在比過去還要進步,就算評量成果不理想,那也不見得是壞事。

除了反映最終結果的落後指標,針對執行過程中的領先指標我們也要給予評量。落後指標是衡量我們離目標有多遠,領先指標是那些能夠達成目標的關鍵行動。例如十二週後目標減重5公斤就是落後指標,而平時付出的努力如每天晨跑5公里,每天攝取熱量不超過幾大卡就是領先指標。


(5) 分配時間。有效利用時間,可以讓我們用較短的時間達到最大的績效。設定「高效週模板」可以讓我們依照表定計畫行事。例如安排一週內哪些時間段用來專心處理高價值的活動,哪些時間段用來處理雜務,哪些時間段用來休息或做彈性調整。人生並不是只有工作而已,所以也要適當安排自己的生活。


完成了十二週計畫後,還有一個「第十三週」,讓我們能夠檢討這十二週的成果,並且活用這次學到的東西和教訓,應用在下一次的十二週循環中。一個十二週的成功,可以帶來更多的十二週的成功,讓我們能夠在較短時間內產出更多的成果。如果執著於年度計畫而毫無緊張感的話,很容易會因為慣性和惰性浪費許多時間,錯失許多寶貴的機會。

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