星期二的下午，課長阿哲神色慌張地拿著一張皺巴巴的進貨單跑來找我。
「經理，供應商B的貨又延遲了，下週三才會到!」
我看著他：「原本應該什麼時候到貨？」「上禮拜五。」
「所以延遲了五天？」
「嗯，而且這次是第五次延遲交貨了。」他愁眉苦臉地說著。「我有把每次延遲交貨的日期記錄下來，需要把資料寄給經理嗎？」
「好，把資料寄給我，我們需要把目前的狀況整理出來並處理，不然每次延遲交貨，產線進都需要進行調整，增加公司不必要的成本支出。」
回到辦公室，我開始想：這問題其實大家早就有感覺，但每次只是內部抱怨、排程調整後硬撐過去。但是這樣下去沒完沒了。如果不正面處理，每次都要多花額外的時間修改產線排程，增加人力加班以追上出貨進度，還得向業務解釋為什麼會出貨延遲，甚至在會議上被檢討。
所以我決定寫一份報告，讓公司內部能解決延遲出貨的問題。
報告的第一段就直接開門見山地指出：
「建議針對供應商B的延遲交貨問題，重新評估合作安排，並考慮啟動替代方案。以下為本件的分析與建議。」
接下來，阿哲很快地就將歷史紀錄寄給我，我開始整理過往幾次的延遲資料。我將內容進行重點摘要：
- 今年1月延遲3天
- 3月延遲7天
- 4月延遲4天
- 5月延遲6天
- 6月這一次，延遲了5天
我把這些做成表格，並且畫了折線圖，這樣就可以一目了然地呈現歷史數據。接著我寫了一段話來說明延遲對產線的實際影響：
「根據紀錄，自今年起供應商B已連續5次延遲交貨，平均延遲5天，最長達7天。每次延遲皆造成排程需要重新調整與人力加班追產出，累計已額外耗費約37人次加班。」
這樣，看到的人就能清楚知道延遲交貨的問題對產線造成什麼影響。
然後，要讓看到的人更加清楚明白，如果再不處理，會有怎麼樣地後果發生。
「若供應商B延遲交貨的狀況持續下去，預估每月至少會有一次因影響生產排程，到下一季將至少有兩批客戶的訂單可能被迫改期，增加客訴風險。」
除了對內部產線的作業影響外，也要誠實說明對外部造成的影響。像是供應商B延遲交貨，最後會影響客戶的訂單交貨日期，甚至影響到客戶對我們的信賴以及公司的商譽。這樣公司才有辦法判斷要如何處理這件事情。
最後，我寫出兩個可行性方案，讓公司針對現況進行綜合評估，進而決定要怎麼做對公司最好。
可行性方案1：
持續與B廠合作，但要求其提供固定交貨前一週的進度報告，若再有延遲的狀況，啟動汰換程序並要求賠償。
可行性方案2：
與目前備選的供應商D在下一季度進行試單合作，並比較交期、品質與成本後評估是否轉單給供應商D。
可行性方案也要寫明評估想法以及相關的支持數據與論證，像是下面的評估內容：「備選供應商D的成本約高出現有供應商B 5%，但若能換取穩定交期，減少排程混亂及人力加班調度問題，屬於值得考慮的方案。」
可行性方案不只是單純地丟建議，而是必須說清楚每個方案的好處、壞處及相對應的代價，讓公司能夠完整地了解狀況並進行評估，以免造成額外的風險及損失發生。
最後附上相關說明的圖表及結論：「供應商B交貨不穩定已非偶發事件，建議與供應商D試單並搭配風險預警機制，雙軌並行，以降低未來產線排程混亂與人力成本的提升。」
報告寫完後，立即email給相關同仁。標題也要寫的簡潔明確，讓收信的人一看就知道email的重點。像這一封email的標題：「供應商B交期延遲影響與改善建議」
這份報告沒有太多的專有名詞，也沒有什麼深奧的論述分析。但是有重點、有分析、有證據、有解決方案。公司內部快速討論後決定與供應商D試單並搭配風險預警機制雙軌並行，並要求供應商B在一週內提出改善報告。
重要的報告攸關公司決策的走向，所以寫報告的時候一定要有客觀事實及數據來證明，以免讓公司誤判，造成公司的損失。這也是一個專業上班族應該避免的情況。
