在日常工作中，常常會碰到一些重複性高的業務，需要耗費時間精力來處理。
這種類型的業務，通常產值也不會太高。
那要怎麼處理才比較好呢?這時候就是SOP派上用場的時候。適合建立SOP的業務
什麼樣的業務適合建立SOP? 這種類型的業務通常有個特徵，每週、每月都來一次，要產出的東西都一樣，每次做完的結果都可以被量化檢查。
像是每月的業績統計報表、產品品質檢驗作業……等等，都是屬於高重複性、可標準化的業務。
這種不需要個人靈感與創意，只要經由合適人員細心處理就可以完成的業務，就很適合建立SOP。
這種業務，如果單純只憑個人印象或經驗來執行，不僅效率不好，有時候還容易出錯。
更糟糕的是，團隊內的工作將難以互相代理。如果某種業務只有某個人會做，工作團隊的人力調配將沒有彈性。
久了，那個人也會跟老狗一樣變不出新把戲，只會做特定業務。
所以，這種不需要個人靈感與創意的業務就非常適合建立SOP，搭配教育訓練與流程驗證，讓更多的同仁能夠處理這些業務。
建立出SOP，不僅解放組織的人力資源，也提升組織運作的彈性以及風險控管的能力。
如何建立適當的SOP？
建立SOP，就是把你個人會的東西轉換成其他人可以照表操作的作業規範。可以依照下列步驟來建立SOP：
人（由誰來做?）：確認由哪一個職位來負責這項工作，以及執行的人員是否需要特定的技能或經驗。像是公司的會計報表就需要具有會計專業的同仁來產出。
事（要做什麼?）：明確說明要完成什麼任務。例如彙整上個月各產品的銷售數據，畫出圓餅圖顯示個產品銷售數據的占比，並備註說明有異常變化的項目。
時（何時做?）：作業的時間與完成期限。例如每月15號前要申報營業稅。
地（在哪裡做?）：執行作業的地點，像是會計室，特定廠房等。
物（要用的工具與資料）：把需要使用的工具、系統、範本與參考資料說明清楚。最好有正確範例與錯誤排除說明，可以幫助新人快速上手。
SOP的效果：
SOP，就像是手沖咖啡的沖泡步驟。要泡出一杯手沖咖啡有它的特定步驟：
1. 把濾紙放好，先用熱水潤洗
2. 加入30克的新鮮咖啡粉
3. 注入93度的熱水
4. 分三段注水、總共注水300ml
只要按照這套流程，不管今天是你泡，還是學姊來泡，沖出來味道就不會相差太多，而不會把精品咖啡豆泡成走味的咖啡。
在工作上也是一樣，任何人照著SOP的流程做，每個人都能做出差不多的成果，這就是SOP的效果。
將工作流程藉由條列式解說搭配範本說明，有照片示意與注意事項提醒，寫出一份SOP，之後的業務，任何經過基本訓練的同仁都能快速上手執行業務。
流程寫得夠清楚，不管是新手還是資深員工，照著做都能交出穩定的成果。透過標準作業流程，可以有效提升作業效率並降低出錯的風險。
此外，藉由建立可複製的流程，並不會降低自己的價值。
反而是釋放出來的時間與精力，可以拿去產出更有價值的成果。
這才是SOP真正的意義。
