[ 閱讀 ] 職場人的生成式AI工作法

讀後整體心得

利用連假第一天，閱讀完 #職場人的生成式AI工作法 一書。

本書不走高大上的精神理念，內容相當務實。

開場就明確要求，使用者應該要了解生成式 AI 在職場上的角色定位，以及對應不同場景的實務應用方式。

作者也總結出以 Co-Pilot （助理）與 Co-Thinker （協思夥伴） 為出發點，強調「人機協作」與任務分工的邏輯。

針對各種工作情境，像是會議紀錄、資料彙整、決策建議等等，書裡也提供了很多 Prompt 模板可以直接參考，對初學者相當友善，也可以依照需求調整。

如果管理層要在組織內部推動 AI 的落地應用，如果只是當作傳統電腦課程一樣，只進行工具的操作教學，卻沒有推動企業內部上至下的「領導變革」，就真的是大才小用，相當可惜。

學習協同設計問題、明確定義可接受的產出標準，此部分可能比技術本身更為關鍵。

重點整理

AI應用的思維轉型

• 邁入與 AI 協作的新階段，重新定義工作流程與思維模式。
  
• AI 的本質價值在於「賦能」而非取代，強調人機協作。
  
• 競爭力的關鍵不在工具，而在於具備與 AI 高效互動的框架與節奏。
  
• 書中將 AI 協作角色區分為：
• • 助理角色（Co-Pilot）：
  • • 以高效率執行任務為主，需具備良好 Prompt 設計能力。
  • 協思角色（Co-Thinker）：
  • • 適用於策略思考與問題探索，推薦使用以下操作步驟。

有效對話原則與應用建議

• 將 AI 視為協作者，以對人的方式進行有結構的互動：
• • 禮貌：用對人方式對待，說「請、謝謝」
  • 靈活：設定好角色，語氣和風格
  • 清晰：提供明確問題
  • 耐心：可能需要一再重新練習表達
  • 聚焦：focus 在主題
  • 激勵：具體 prompt 鼓勵 AI ，比如「這對我的決策很重要」
  • 主動求助：主動回頭了解求助
• 鼓勵建立學習文化：
• • 透過持續測試與範例分享，提升組織內熟悉度。
  • 管理者應以身作則，帶動倫理與判斷力的示範。

日常應用範疇與關鍵 Prompt

• 工作優化：
• • 管理 Email、時間、會議摘要等常見任務。
  • 文稿產出與結構建立，協助克服空白頁問題。
  • 提醒：須補充背景、明確邏輯結構與最終驗證。
• 自我成長：
• • 「反省」是表現平庸者和卓越者的差異。
  • 引導反思領導風格、接收回饋並轉化為行動。
  • 建議透過 AI 協助拆解問題。
  • GenAI 可透過一些反思理論，引導提出問題，再給予實用建議。
• 尋求回饋：
• • 管理層要面對員工的遲疑，還要能夠讓他們分享自己的觀點。懂得如何開口尋求別人的回饋，同時坦然接受，不抱持防衛之心。
• 重要 Prompt：
• • 「精簡句子，刪除不必要的資訊，同時保留核心訊息」
  • 「簡化所有可能會令人困惑的專業術語」

團隊創意激發

• 創造力可透過環境與工具設計來引導。
  
• 建議操作方式：
• • 廣度：過大集思廣益的範圍
  • 思路擴展：找出自己和團隊沒想到的模式和關係，找出全新視角
  • 歸類：將想法分類和整合，讓討論更聚焦
  • 精進：進一步闡述想法，也可加入限制和要求，描述創新想法
  • 評估：根據提供的想法進行比對甚至評分
  • 視覺化：把概念實體化

團隊管理與領導應用

• 訂定目標
• • 共同目標就像是「粘合劑」，可以把團隊包在一起，培養集體意識與團隊基礎。
    
  • AI 可以協助：
  • • 引導有條理的反向思考
    • 使團隊和公司目標連結
    • 陳述團隊目標
• 設計高品質工作內容
• • 工作設計不良也會讓成員有壓力甚至離職
  • 可以讓 AI 一起思考重要問題：
  • • 自主行動力（外在或內在）
    • 工作量分配評估
    • 專精程度
    • 合作狀況表現
    • 參與度
• 解決衝突
• • 要保留多元觀點
  • 可以用 AI 來嘗試：
  • • 了解衝突
    • 建議調解方向
    • 提供對話範例
    • 歸納調解方法

決策與策略規劃

• 商業策略制定：
• • 利用 AI 進行風險模擬與情境推演。
• 創新構想評估：
• • 協助補足資料依據，模擬可能爭點或盲點。
• 供應鏈分析：
• • 評估區域風險、多元供應來源與科技影響。

組織變革管理

• 變革，對員工和必須以身作則的管理者來說都很困難
• 「技術」和「數據」可以大幅提高變革計劃的成功率
• GenAI 可以協助完成組織變革中管理任務，包含：
• • 規劃，確定變革計劃不同階段與活動的結構
  • 溝通，為各群體打造內容與溝通管道
  • 掌握進度，即時追蹤喊分析參與程度
• 變革管理
• • 規劃與追蹤變革計劃（從協思夥伴角度）
  • • 設置變革任務團隊
    • 詳細說明變革計劃的各個流程，確保互補與完整
    • 提供最新資訊給所有利害關係人
    • 績效追蹤，定義合適指標
    • 客製化報告，針對不同利害關係人，產出不同細節之報告
    • 整理學習成果，幫助組織內部知識的搜集與傳遞
  • 增進溝通與互動（從助理角度）
  • • 針對特定對象調整溝通內容和方式
    • 設計客製化的參與方式，應用遊戲化原則，激勵利害關係人積極參與與轉型
    • 製作問答集，根據簡報、文件，生成問答集，為大家解惑
• 領導變革（總有不得不變革的時候；如何以身作則，幫助團隊擁抱所需的思維）
• • 定義轉型策略
  • • 清楚說明變革原因
    • 以有說服力的方式，傳達變革刻不容緩
    • 明確描繪未來期望的樣貌
    • 實現這個樣貌的途徑
  • 克服阻力
  • • 變革最大阻力是「人」
    • 協助克服人性中固守現狀的本能
    • GenAI 可以協助思考 預測淺在阻力 建議減少阻力的實用方法
  • 加速思維轉型
  • • 身為管理者，在幫助他人改變思維模式，只靠書面形式並不足以達到目標。不持續追蹤，也很難改變核心思維
    • 可以用 GenAI 讓團隊親身體驗