一、開場：那一次，Max 以為只是「請求」，卻搞到兩個部門差點翻臉
故事是從一封天真的訊息開始的。
某天早上，Max在 Slack 上敲了隔壁部門的小組長James：
「嗨～可以幫我生一份昨天的資料嗎？我下午要開會用！
不急，方便時給我就好～」
James秒回：「OK。」
Max心裡鬆了一口氣，覺得跨部門合作真美好。
結果到了下午三點，Max發現James還沒給。
Max訊息問James：「資料好了嗎？」
James回：「你不是說不急？我原本排晚上再弄。」
Max愣住：「啊我下午要開會啊……」
James也愣住：「你又沒講……」
最後是Max被主管罵，James被他主管罵，兩個部門互相指責，開會時氣氛凝結得像冷凍豬肉。
那天下班後，Max在回家的捷運上反覆想著：
我到底哪裡講得不清楚？
後來Max才發現，其實James也不是不願意幫他，
而是——
Max那不是「請求」，那是一段「語氣禮貌但資訊空洞的文字」。
這件事讓Max深深體悟：
跨部門協作不是靠善意，而是靠精準。 請求講不清楚，合作再友好都會變仇恨連連看。
其實，跨部門合作真正的關鍵不是「你說了什麼」，
而是「對方是否知道要怎麼開始」。
這篇文章，就是要把跨部門協作的邏輯，完整展開給你。
二、為什麼跨部門協作這麼容易失敗？（非人格問題，純系統性問題）
多數跨部門災難發生時，當事人都會說：
「我明明講得很清楚了啊！」
「是他沒聽懂吧。」
「不是很基本的事情嗎？」
但很殘酷的是：
清楚不等於完整，禮貌不等於具體，聽懂不等於做到。
跨部門協作困難的核心原因，無非以下幾個：
一、你說的不是對方工作語言
例如你說「做簡單一點的分析」，
在你心中是 3 小時，
對方心中是 3 天。
二、你沒講清楚「為什麼要做」
對方常常會想：
「你是突然想到？還是真的急？」
「做這個對我們部門有影響嗎？」
「會不會害我掉 KPI？」
三、你沒講明確的時限
你的「盡快」，是下午四點；
對方的「盡快」，是明天傍晚。
四、你以為「對方知道我的標準」
但對方的標準根本跟你不同。
五、責任邊界模糊
誰是接球的人？
誰負責完成？
誰要跟主管報告？
誰確保品質？
如果沒有講清楚，
合作就會變成互相等待、互相推卸、互相生氣。
跨部門最大的誤會只有一句話：
你以為你已經講完了； 對方以為你還沒開始講。
所以我們需要「請求工具」。
三、如果你常遇到這五種情況，那你真的需要重新學習請求技巧
- 你請同事幫忙，他說「好」，結果交付完全不是你要的？
→ 因為你的「要什麼」只有你知道。 - 不好意思明確要求時間和標準，最後自己默默做完？
→ 你不要求，對方就會以為「不急不重要」。 - 你的請求被拒絕、被拖延、被已讀不回？
→ 請求太模糊，對方會先處理他更確定的事。 - 跨部門互相等待，事情卡在半空中？
→ 沒有人知道自己應該「什麼時候開始」。 - 你覺得講得很清楚，但對方抱怨你沒講清楚？
→ 你講的是「故事」，對方想聽的是「規格」。
跨部門合作不是靠默契，而是靠「工程化」的請求。
四、請求五要素：讓對方立即知道「要什麼、做到什麼程度、何時交付」
請求五要素就像是職場版的緊急救援包。
它能把你「模糊不清的請求」變成「對方一看就知道怎麼做的任務」。
五要素如下：
- 對象（誰）
你指定誰負責，而不是「你們部門」。 不指定＝沒人做。 - 事項（做什麼）
你要什麼具體東西？ 報表？匯整？版本？草稿？數據？ - 標準（做到什麼程度）
你要的是初稿？最終版？ 要表格？要文字？要 PPT？ 你心中的「完成」要具象化。 - 時限（什麼時候要）
今天？下午 3 點？ 還是明天中午前？ - 目的（為什麼要做）
只要對方懂你的急迫，他就比較願意配合。
小案例：請求五要素讓合作從「火葬場」變「順流」
舊版請求：
「幫我拉一下昨天的數據，我等一下要用。」
新版請求：
「James，我需要你協助拉出昨天三個品類的銷售數據（含數量與成交金額），
用 Excel 表呈現即可，我下午三點的會議需要呈報，
這份數據會影響我們今天是否要調整備貨策略。」
新版請求的效果只有一個：
對方無法再假裝聽不懂你要什麼。
五、請求語法：讓請求更柔軟、清楚又不失禮
很多人怕講明確會顯得強硬，
但請求語法可以解決這件事。
請求語法的基本結構很簡單：
「我需要 + 具體交付物 + 明確時限 + 原因」
例如：
「我需要一份包含 A、B、C 指標的報表，明天中午前完成，因為下午要跟主管呈報，這份資料會影響週五的決策。」
這不是命令，而是資訊完整。
資訊越完整，對方越容易接受。
六、BEST 腳本：橫向協作最實用的對話格式
BEST 是向旁邊協作的溝通模板，
它能降低誤解、壓縮溝通迴圈、避免雙方各自腦補。
BEST 的四個元素如下：
- B（Background）背景：事情是什麼？為什麼重要？
- E（Expectation）期望：你希望對方做到什麼？
- S（Standard）標準：做到什麼程度算完成？
- T（Time）時間：什麼時候要完成？
來看一個真實場景：
舊版對話：
「欸，下週簡報你能給我嗎？我提前準備一下。」
→ 這句話會產生 12 種以上的誤解。
新版 BEST 對話：
「我先說一下背景：下週主管要看新產品巡迴提案。
我希望你能協助做市場資料收斂（Expectation）。
標準是：要有最近 3 個月的數據與同業比較（Standard）。
時間我需要在週四下午兩點前拿到（Time）。」
BEST 能把對方的不確定變成「可執行」。
七、交接關卡清單（DoR／DoD）：讓交接不再變成職場羅生門
跨部門最大的噩夢之一是——
雙方都以為自己已經交付，但對方覺得根本沒有完成。
這就是交接關卡清單派上用場的地方。
DoR＝Ready 的條件（可以開始做的條件）
DoD＝Done 的條件（算完成的條件）
這兩個概念本來來自敏捷開發，但職場任何協作都適用。
什麼叫 DoR？
- 說明文件已提供
- 資料齊全
- 上游流程完成
- 接球人知道要做什麼
沒有 DoR＝對方不知道怎麼開始。
什麼叫 DoD？
- 按照規格完成
- 品質無需返工
- 能夠交付給下一位
- 結果可被檢核
沒有 DoD＝對方覺得「你還沒做完」。
DoR／DoD 的威力在於——
它讓合作可被「客觀定義」，不再用情緒爭吵。
八、協作介面畫布：讓責任不再模糊，讓交付不再漂浮
協作介面畫布是一張超簡單但超強的工具：
它回答兩個問題：
- 誰交付誰？（關係）
- 交付什麼？（介面）
只要畫出這張圖，你會發現：
- 哪些責任歸誰
- 哪些輸入來自哪一個部門
- 哪些輸出是你要給別人
- 哪些事情現在沒人負責
- 哪些工作卡在「無主地帶」
很多跨部門地獄，不是因為人不好，
而是「沒畫清楚」。
「協作介面畫布」的作用就像：
把黑箱變白箱，把模糊變具體，把混亂變流程。
九、整合四大工具後，你的請求會產生什麼變化？
- 對方不會再說「你沒講清楚」
- 請求成功率大幅提升
- 對方知道「什麼時候要開始」
- 對方知道「做到什麼算完成」
- 跨部門會覺得你是好合作的同事
- 你會變成團隊裡「界線清楚又好溝通」的人
一句話總結：
你越清楚，對方越願意； 你越具體，對方越能配合。
十、結語：跨部門不是靠感情，而是靠設計
很多人以為：「我講了，對方就會懂。」
但真正的職場協作，是：
- 讓對方不用猜
- 讓對方覺得安全
- 讓對方知道為什麼要幫你
- 讓對方知道怎麼開始
- 讓對方知道做到什麼算完成
- 讓對方理解你尊重他的優先順序
跨部門不是戰場，也不是情緒賭場——
它是一門「工程化的溝通」。
這篇文章分享的四大工具：
✓ 請求五要素＋請求語法
✓ BEST 腳本
✓ 交接關卡清單（DoR／DoD）
✓ 協作介面畫布
不是話術，而是讓合作更順、讓人際更健康、讓成果更穩定的方法。
記住這句我工作多年後整理出的金句：
職場協作不是「你怎麼講」， 而是「你講的內容能不能讓對方開始動」。
當你能讓請求變得清楚、具體、容易被接受，
你會發現——
跨部門不再是地獄，而是你價值能真正發揮的場域。
我是潘英杰，跟您一起探索解決職場問題的跳脫框架思路，咱們下次見。
