用 AI 提升你的管理槓桿率
去年第四季，我檢視自己導入 AI 後的工作效率：撰寫提案的時間縮短了、可以快速生成會議記錄、回覆信件的效率也提高了、簡報也比之前精美…。當時我覺得自己終於找到了用AI提升生產力的方法，因此也持續研究各種工具與提示詞，樂此不疲。
但年末仔細檢視自己的行事曆，發現一個讓我吃驚的事實：當季我投入在專案上的時間反而減少了15%，收入也沒有因而增長。
我犯的錯誤是：我把「省下時間」誤認為「提升效能」。問題不在於 AI 工具不好，在於我以為自己變得「更有生產力」，但實際上可能只是在「更有生產力地浪費時間」。當 AI 能幫我們做更多事，真正的問題變成：這些事，值得做嗎？
不只像我這樣的一人公司、自雇者需要對此有所警覺，如果你是企業內的管理者，也必須認真自問「我真的用對AI了嗎？」
經理人的績效有賴於「管理槓桿率」提升
什麼是管理槓桿率？
1983 年，Intel 創辦人暨前執行長安迪葛洛夫 Andy Grove 在《葛洛夫給經理人的第一課》中提到：他問了一群中階經理人一個問題：「你的產出是什麼？」得到的答案包括提出判斷、決定方向、分配資源、訓練部屬、溝通協調等等。但葛洛夫直接否定了這些答案。
他說：這些只是經理人從事的「活動」，如果你是晶圓廠廠長，你的產出應該是高品質的矽晶圓；如果你是設計部主管，你的產出應該是可以順利量產的產品設計。那些會議、訓練、溝通，都只是達成產出的手段，不是真正的產出。
葛洛夫給出了一個清晰的定義：經理人的產出 = 直接管轄部門的產出 + 間接影響部門的產出。
如果寫成公式，就會是：
經理人的產出 = sum (管理槓桿率X管理活動)
這個公式的核心定義是：經理人的產出，等於他所直接管理與間接影響的部門產出總和。而槓桿率，則是一個管理行動能影響的範圍、深度與持續時間。
用白話文來說：經理人做的每件事，都有不同的「放大效果」。能夠放大越多倍，表示績效越高。
延伸閱讀：給中階經理人的管理課：從總是救火化身高績效主管，發揮十倍槓桿效應 |《葛洛夫給經理人的第一課》
有些管理活動屬於低槓桿率活動，你的時間投入與產出呈線性關係。例如：你花 2 小時審核一份報告，就只能完成一份報告的審核。如果要審核 10 份報告，就得花 20 小時。這種活動的槓桿率接近 1：1。
但有些事情是高槓桿率活動，你的一次投入，產出呈指數增長。例如：你花 4 小時建立一個報告審核系統，未來 10 份、100 份報告都能自動通過初步檢查，你只需要處理系統無法判斷的邊緣案例。這種活動的槓桿率可能是 1：50，甚至 1：100。
葛洛夫的洞察在於：卓越的管理者懂得辨識並投入高槓桿活動，而平庸的管理者則把時間耗在低槓桿活動上，即使他們看起來很忙碌，但效率不彰。
AI 時代的三個「槓桿率陷阱」
問題是，AI 的出現讓這個判斷變得更加困難。因為 AI 能讓原本需要 2 小時的低槓桿活動，縮短到 15 分鐘。這創造了一種危險的錯覺：我變得更有效率了。
但效率不等於效能。
陷阱 1：產出膨脹，價值稀釋
某行銷部門主管開始用 AI 撰寫會議記錄後，每次會議都能產出一份 5 頁的精美文件，涵蓋討論重點、行動項目、時間軸、風險評估。問題是，沒有人讀完這 5 頁。
過去他手寫的 1 頁摘要，大家會認真看。現在 AI 產出的 5 頁報告，大家只看標題。資訊量增加了 5 倍，但實際被吸收的資訊反而減少了。
這違反了諾貝爾經濟學獎得主司馬賀Herbert Simon 在 1971 年提出的「注意力經濟」原則：在資訊豐富的世界中，稀缺的不是資訊，而是接收資訊者的注意力。
陷阱 2：效率提升，方向錯誤
某業務主管每週花 2 小時寫週報，彙整團隊的拜訪紀錄、成交狀況、客戶反饋。導入 AI 後，他只需要 10 分鐘就能完成同樣的週報。
但真正的問題是：這份週報對提升業績有幫助嗎？如果答案是否定的，那麼你只是把「浪費 2 小時」優化成「浪費 10 分鐘」。省下的 1 小時 50 分鐘，如果拿去做同樣無效的事，你的管理槓桿率並沒有提升。
管理大師彼得杜拉克這麼說：效率是把事情做對，效能是做對的事。AI 能幫你提升效率，但無法幫你判斷這件事值不值得做。
陷阱 3：自動化低價值工作，複製平庸
某客服主管用 AI 加速回覆例行性客戶詢問，原本需要 30 分鐘思考並撰寫的回信，現在 3 分鐘就能完成。團隊每天省下大量時間，但客戶滿意度沒有提升。
問題出在哪？他只是讓「回覆郵件」這件事變快了，但沒有思考：這些郵件為什麼會存在？是否有更好的方式減少客戶需要寫信詢問的次數？
AI 讓你更快地做不重要的事，而非幫你找到更重要的事。當你把所有精力投入在「如何更快回信」，你就失去了思考「如何讓客戶不需要寫信」的機會。
診斷管理槓桿率：三問檢測法
在討論解決方案之前，我們需要先誠實面對一個問題：目前使用 AI的方式，是投入在高槓桿率活動嗎？
針對目前使用 AI 的每個場景，問自己三個問題：
問題 1：影響範圍有多大？
- 只影響自己：用 AI 幫自己整理資料、寫筆記、產出文件，但這些內容只有自己用得上
- 影響直屬團隊：你用 AI 產出的內容，會影響 5-10 個直屬部屬的工作方式或決策
- 影響跨部門或整個系統：用 AI 建立的機制，會改變整個組織的協作模式或流程
問題 2：影響能持續多久？
- 效果僅維持當次：這次用 AI 完成的工作，下次還是得重新做一遍
- 效果維持本週或本月：用 AI 建立的模板或流程，未來幾週內都能重複使用
- 效果持續整季或整年：用 AI 建立的系統或能力，未來半年到一年都能持續產生價值
問題 3：改變了什麼？
- 只是加速既有流程：做的事情跟以前一樣，只是做得更快
- 改變了工作行為：團隊成員因為 AI 工具，開始用不同的方式思考或執行工作
- 提升了團隊能力：團隊成員因為使用 AI，學會了新的技能或建立了新的思維模式
如果對一個 AI 應用情境的三個答案都是第一項，恭喜你發現了一個該被淘汰的工作習慣。這不是 AI 的問題，而是你原本的工作方式就存在效能疑慮，AI 只是讓這個問題變得更明顯。
三種高槓桿思維的轉換
真正的問題不在於你不會用 AI，而在於你用 AI 的方式沒有改變你的管理思維。以下是三種關鍵的思維轉換：
思維轉換 1：從「資訊搬運工」到「異常偵測者」
- 低槓桿思維：我的工作是收集數據、整理報表、轉發給相關人員
- 高槓桿思維：我的工作是定義「什麼是值得注意的異常」，讓 AI 幫我盯著
核心差異：當你花 2 小時整理上週的所有業績數據時，你在做資訊搬運。當你花 20 分鐘定義「什麼樣的數據組合代表潛在危機」，然後讓 AI 自動監測時，你在做管理。處理資訊的價值會隨著資訊處理完畢而結束，定義標準的價值會持續存在，因為標準可以重複使用。
實例：某電商主管過去每週花 5 小時製作並檢視 50 個產品的銷售報表。導入異常偵測思維後，他定義了三種值得注意的異常組合(銷量暴增但退貨率同步上升、流量正常但轉換率驟降、銷量持續下滑超過三週)，讓 AI 自動監測。現在他每週只需要花 1 小時處理被AI標記的異常狀態，但產出的價值遠超過去。
思維轉換 2：從「經驗判斷」到「決策壓力測試」
- 低槓桿思維：我憑經驗做決策，開會討論一下，然後拍板
- 高槓桿思維：我用 AI 模擬各種反對意見，在決策前就把風險消化掉
核心差異：傳統決策的最大成本在「執行後才發現問題」。高槓桿決策的價值在「執行前就預見問題」。AI 最擅長的，恰恰就是快速產生多元觀點。
實例：某新創執行長要決定是否推出訂閱制。他讓 AI 分別扮演保守派 CFO(質疑現金流風險)、激進派產品經理(強調市場機會)、最終用戶(評估使用體驗)。經過三輪壓力測試，他發現關鍵不在於「要不要做訂閱制」，而在於「如何設計讓客戶感到彈性而非綁架」。最終推出的混合制方案，把六個月的市場試錯成本，壓縮成兩天的思考時間。
思維轉換 3：從「救火隊長」到「系統建造者」
- 低槓桿思維：我的工作是檢查部屬的成果，發現問題就修正
- 高槓桿思維：我的工作是建立一套系統，讓部屬在提交前就能自我校準
核心差異：改報告的價值只存在於這份報告，建立標準的價值存在於未來所有的報告。如果你每週要改 10 份報告，每份花 30 分鐘，你每週就要花 5 小時。但如果你花 4 小時建立一套審核系統，未來你可能只需要花 1 小時處理系統無法判斷的邊緣案例。
實例：某顧問公司合夥人每週要審核 8 份提案，來回三次才能定稿，每週花 12 小時。他將自己的審核邏輯拆解成四個層次(格式規範、邏輯完整性、風險評估、策略洞察)，把前三個層次建立成專屬 GPTs。現在顧問提交前先自我檢查，合夥人只需審核第四層次「策略洞察」，每週審核時間降到 3 小時，提案一次通過率從 30% 提升到 75%。
更深層的反思：管理者的終極價值
當 AI 能處理資訊、模擬決策、優化系統，管理者還剩下什麼？
克里斯汀生在《創新的兩難》中提醒我們：破壞性創新不是改良現有產品，而是重新定義問題本身。AI 的出現，迫使我們重新思考「管理這件事的本質是什麼」。
我的答案是：管理者在 AI 時代的任務，不在於優化流程，而在於建立意義與信任。三個 AI 無法取代的管理職能：
職能 1：意義建構—回答「為什麼這件事值得做」
AI 能計算 ROI，但無法定義「什麼是值得追求的成功」。當你的團隊面對困難專案時，真正支撐他們的不是精確的數據分析，而是「我們為什麼要做這件事」的信念。管理者需要將組織目標轉化為團隊成員的內在動機，這需要的是洞察人性、理解價值觀、創造共鳴的能力。
職能 2：信任建立—回答「為什麼這個團隊值得信賴」
AI 能優化協作流程，但無法創造心理安全感。Google 在 2015 年的研究發現：決定團隊效能的關鍵不是技能或資歷，而是「心理安全感」。當成員願意承認錯誤、提出異議、嘗試創新時，支撐這些行為的是「我相信這個團隊不會因此懲罰我」的感受。這需要管理者透過真誠互動來建立，需要的是情緒敏感度、同理心、一致性的行為示範。
職能 3：判斷力養成—回答「在不確定下如何做選擇」
AI 能提供數據分析，但無法處理價值衝突。當面對「要速度還是要品質」「要創新還是要穩定」這類兩難時，沒有標準答案。管理者需要示範「在不完美資訊下如何負責任地決策」，這需要的是勇氣、承擔、價值觀的清晰。
從 80% 事務性到 80% 關係性的轉變
當重複性、邏輯性、結構性的工作都能被 AI 處理，管理者的時間配置應該發生根本性轉變：
- 過去的管理者：80% 時間處理事務性工作，20% 時間做關係性工作
- AI 時代的管理者：20% 時間處理事務性工作，80% 時間做關係性工作
那些「真正重要但一直被延遲」的事情是什麼？與每個團隊成員進行深度對話、透過故事與儀式傳遞組織價值觀與文化、為團隊創造跨領域合作機會、在團隊面對挫折時提供情緒支持與引導。
這些事情不產出 Excel，不生成報告，很難被量化評估。但這些事情，才是管理者真正的價值所在。
你的選擇決定了你是怎樣的管理者
AI 不會讓平庸的管理者變卓越，但會讓卓越的管理者與平庸的管理者之間的差距急速擴大。差距來自於：你是把 AI 當成「更快的打字機」，還是當成「重新定義你工作方式」的契機？
不妨問自己一個問題：如果每週能省下 10 小時，我最想把這些時間投入在什麼事情上？
經理人的績效，不在於做了多少事，而在於做的事能產生多大的影響。管理槓桿率的提升，從來不是技術問題，而是選擇問題。你選擇用 AI 做什麼，決定了你的管理成效。
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隨著AI的普及，執行力不再是稀缺資源，管理者的價值因而面對巨大的轉型機會。
「 #當管理學遇上AI 」不只是給管理者的 AI 操作指南，從深厚的經典管理智慧出發，拆解 AI 時代的真實挑戰，協助管理者跨越「工具操作」的表層，進入「組織協作」的深層核心。
除了幫你的「管理工具箱」增添配備之外，AI 將成爲管理的力量放大器，而你則是負責校準方向的引導師。我們在追求效率的同時，更要練習在複雜中找到平衡，讓你在 AI 時代，當個更從容、也更有溫度的領導者。
