職感心教練 | 框架不是枷鎖:用個人SOP降低決策疲勞,讓工作更有效率!

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當解決問題時卡關、思緒陷入無限迴圈而跳脫不出來時,就會有人提到要「破框、跳脫框架、別自我設限」,彷彿框架只會限制我們的想像空間。但如果框架不是枷鎖,反而是一套工具,你覺得它能如何幫你降低決策疲勞、提升決策效率?

許多創業家都有鮮明的穿著風格,例如黃仁勳的黑皮衣、祖克柏的灰T恤配牛仔褲。而據輝達前員工提到,黃仁勳連email也追求極致效率,固定格式、雙倍行距、每行一句,幾乎不超過六行,因為「TL、DR」(Too Long、Didn't Read;太長、懶得看)。

這些作法,都是他們所設立的一個個框架,減少穿搭、看信件的決策成本,把腦力留給更重要的事。所謂「框架(Framework)」,其概念是指一個提供基礎結構、規則或準則的「骨架」或「基礎」,讓自己(或對方)可以在此基礎上進行更有效率、更有組織性的工作。

或許你會認為,大老闆當然可以要求員工按照他們的規則(框架)做事情;然而,每個人都是自己的老闆,所以也可以想想,如何建立自己的框架,減少作選擇的次數與時間,提升決策的品質,做自己的主人。

其實我們在日常生活中,已經有了框架的經驗,但卻不自知。例如,每日起床後的盥洗順序、生活作息等,都已經內化成為習慣,不加思索便會自動按照習慣去做。還有那些事物有必要去建構起屬於自己的框架呢?建議可以從日常言行中去思考以下二種條件:

一、需要標準化與一致性。建立框架(如SOP、Checklist)能確保每次任務、作業的基礎品質和流程都有固定的作法。

例如,個人制定檔案名稱、歸檔目錄與版本規則,以建立知識庫與文件歸檔框架;或屬於「不定期會再來一次、不同人做同樣的事、做錯代價高或交接成本高」的作業,如新人報到、員工離職手續、公司簡介與報告的模板、請採購作業等業務內容等,可以納入考量。

二、需要提高效率與減少認知負擔。將重複性的決策或步驟納入框架,讓大腦專注於更複雜、需要創造力的地方。

例如,主管經常一句話交辦任務,你便可以建立一個固定問句的模板:「目標與期限為何?對應窗口是誰?可以動用哪些資源?」若你是一位主管,參加會議便可以問:「現在狀況如何?下一步要做什麼?目前有什麼風險?預防機制?需要什麼資源來協助你?」

高手除了知道框架的限制,懂得適時地思考如何跳脫;也能理解無論處理個人作業、團隊合作,或在思維邏輯、行為模式上,需要建立何種框架來幫助自己降低選擇障礙,將寶貴的腦力運用在更有價值的事情上。

本文亦同步刊登於:職感心教練/善用框架 提升工作效率 | 經營管理 | OFF學 | 經濟日報

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逐水草而出差,哪裡有生產需求,就往哪裡移動,隨性去旅遊,記錄一路上所見所聞所思,感受文化差異帶來的衝突與新發現的喜悅。 現負責海外代工廠專案管理、擔任104履歷健檢志工、國際教練聯盟(ICF)職場成長與跨文化領域教練,耕耘經濟日報「職感心教練」專欄,閒暇時寫寫書法,傳承裱褙手工藝。
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