肆〉優化工作技巧淺見

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「所有刀劍都是從鐵石磨出來的。鐵石是原物,刀劍是打磨過的精品。打磨的技術就是你的價值。」
工作如何有效,取決你願意花多少時間優化它,倘若現有的工作技能不足,就去充實自己。公部門例行公事繁多,突發事件也多,將瑣事所需花費的時間與腦力省下來,為重要或突發的事情預先準備,一直是我的工作宗旨。
學習的時候必須作筆記,每個人都有自己才看得懂的筆記,工作也是如此,別人傳承下來的作法不一定適合你。公部門現在講求應變能力及便民效率,筆者認為更應該要推行簡化內部行政作業的革新運動,把重要的資源放在重要的地方,亦即「內部小而美的政府」,不得不說,人事行政擔當人才運用大責,真的是首要改革之處。
如何簡化瑣事,端看你對事情的判斷力。
筆者自己一天通常只會排一、二項重要、耗腦的工作,其他零碎時間就塞一些小事調劑身心,只要做完安排的事情,就可以犒賞自己休息放空,也因為知道自己的體力與專注力有限,會偏好以「月」來安排工作大項,每日任務完成後,有空會針對業務流程思考精進的方法,或是預想未來可能會面臨什麼新增的業務,一個部門裡一定有一些相當重要的職務(位),筆者會希望自己有機會去做那個工作,而不是做雜七雜八的事,降低價值又不被看見。簡言之,不要害怕承擔或與他人比較(但如果你想讓生活過得不開心,就儘管去跟別人比較吧!),眼光應當放遠一點,因為在接下重要工作的那一刻開始,你就有權改變前人的作法,進而創造你的價值。
在公部門要漸漸習慣經常變動
現在公部門職務輪調非常常見,可能某個職位做滿一年就要換考試錄取的新人接,因此老鳥也需要常常除舊佈新,可能有人會覺得,相較國營事業、公股銀行、郵局等看似更爽的地方,為什麼傾向選擇難考又沒尊嚴的公務人員呢?可能對筆者來說,公家機關挑戰雖然五花八門,但確實比較有趣,穩定中又能實現自我(儘管吐血的事情也不少,有時也很想翻白眼)。另外一個好處是,能調去不同的機關認識不同的人,也能參與行政革新,相同職系的工作雖然大同小異,但潛在隱藏的事情肯定有很大的不同。因此,自我增值對你後續的輪調,也非常有幫助,何樂而不為呢?
關於這個專題〉我想改變的不只是體制 x 公共行政公共行政是一個複雜的學問,作為一個公務人員應當是受人尊重的職業。我贊同不合理的制度或內規應當被檢討,不合適的員工應當被處理,但我想改變的不只是現有體制,我想倡導的更多是職場工作道德與觀念。
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為了健康,決定開始家常便飯的生活,又為了能夠持續下去,決定在方格子開個專題記錄我的餐盤。
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職務交接基本的流程大概可以歸納成:承受 〉內化 〉修正 〉傳承 承受既有模式,讓自己快速上手,成為基本的合格工作者,再來根據學習的結果建立自己的工作方式,然後修正與調整不合時宜或需要精進的流程,再傳承下去,就跟戀愛一樣,時時需要因應變化而修正彼此。
年終打考績算是公務人員一年中最在意的事情,平常生病、有事大都只敢請休假或不計列於事、病假的假(例如:家庭照顧假、一年未超過三天之生理假),就怕年底要打考績時,跟別人比較下來自己有請事、病假就輸了,可想而知,考績制度造就了多少莫名的內規。
曾經與一個很會考試的科員共事一段時間,他是某年特考榜首錄取,但工作態度有些問題,認為工作有做就好,也害怕擔當責任,因此無法讓人放心交代事情。起初,小主管是想透過輔導的方式協助改善,對他的工作產出及格就給過,也不太刁難他,似乎他們對彼此的需求有討論過且達成共識,於是相安無事過了約一年,後來
「人在公門好修行。」這句話在公門流傳已久,有點調侃,卻蘊藏智慧,簡言之,修行得道的公務人員具備「溫良謙恭讓」的深厚內力。現下選擇公共行政的目的可以是千百種,但「輕鬆」與「穩定」的既定印象可能已經隨著時代變遷而慢慢變調了,除了年金改革,工作過勞的情況亦不亞於私部門
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