2022-07-22|閱讀時間 ‧ 約 6 分鐘

打雜的功夫

前言
會寫這一篇,其實是自從離開上一份工作後,從群組中(當然是退掉大部分工作群組了),看到暫時接手的同仁處理事情的狀況,而有感而發。
在技術專業上,我比不上我的同仁,畢竟人家是工程師出身,寫程式好多年,而且還蠻強的,而我只是一個寫程式超爛,最後跑離工程師職位的PM,大概也剩下面試的自我介紹時,才會簡單帶過我資工系出身,和曾經是工程師的背景。
但是呢,畢竟當了PM好多年,而且很多時候,都是身兼產品經理+專案經理兩個角色,所以在一個專案裡,各種沒人要做、沒人想做、除了技術相關的其他事務,所謂的打雜工作,都是我一手包辦。
時間久了,也變得相當擅長。

打雜
在我前一份工作時,我是身兼產品經理+專案經理兩個角色,從這個角度來看,就能知道人手相當不夠,所以我一個人要處理很多雜事,加上其他兩位同仁是技術,我也不會把這些雜事丟給他們,身為技術,就是好好處理技術的事情,剩下的事情,就讓PM來處理。
所以,我得處理的雜事有哪些呢,簡單數一下就有:回覆Line群組上客服的問題、回覆系統寄過來的客訴單、處理App後台的發票、處理廠商報價、處理廠商功能驗收和發票等。
當然同時,還有所謂的正事得處理,比如該負責的產品開發、專案進度等等,這些事情才是相對重要的,可不能浪費時間在打雜上,所以我有用了一些方法,讓我可以快速處理打雜的事情。

各種狀況的說詞
在面對Line群組上客服的問題,還有系統寄過來的客訴單上,這兩件事情可以說是最浪費時間、最沒有效益的打雜項目,但同時不能太隨便處理,畢竟我們得好好的回覆客服,讓他們可以好好回覆生氣、疑惑的用戶。
其實我曾經有把一些系統常出現的問題,整理成一份文件給客服同仁參考、學習,但有可能是太忙、人員流動太快、或是客戶說法沒有很一樣,但問題本質是同樣的、抑或是在遇到問題的當下,直接問人是最快的方式,所以常常遇到客服問一樣、或是類似的問題,久了,我也懶得一一糾正。
我有準備一份文件,裡面是遇到各種問題,回覆給客服或是用戶的說詞,從此之後,只要在Line群組看到發問的問題,我只要判斷是常見的問題,我就會從這些文檔內拿出相對應的說法,直接複製貼上。
比如:
群組中的客服:客人無法正常下載App,這樣怎麼辦?
我的動作:打開文件→找關鍵字→複製制式解答、在群組中貼上。
群組中的我:喔喔,這個是Google Play的常見問題啊,只要怎樣怎樣就能成功下載了,請客人再試試看,謝謝。
就這樣,簡單、快速的處理這個雜事!
這樣有很多好處:一來客服會因為你快速、完整的回答,他這邊可以對用戶有交代,也不會一直煩你;二來你也不會因為要重複打一樣的回答,打字到很火大,大家都很開心收場。

必備的空白表單或文具
在我專案生涯,常常會遇到要跑各種行政流程的時候,比如要申請合約用印,得填寫用印申請書,比如跑每月廠商請維護款的時候,我得附上報價單和發票等等,很多行政流程都會有一些常見的文件會用到。
當然,可以說會用到這些文件表單的時候,再列印就好,可是在很多大公司內,要用印表機列印,是必須連到公司的內網的, 這就會稍微浪費一些時間,所以我通常都會多印一份,放在自己的資料夾內,這樣我要用這些文件時,只需要找到印表機,直接拷貝一份就行了。
至於文具的部分,我則是會攜帶藍筆、立可帶、美工刀、迴紋針和釘書機,這些其實不用太多解釋,筆和立可帶就是用來寫申請文件、寫信封袋上的廠商地址,美工刀就是用來拆信,迴紋針和釘書機,當你的紙本文件太多時,這兩個就是你最好的朋友。

各種服務、後台的連結表單
專案做久了,一定會有各種系統要串接,這些系統都會有各自的後台,有些會給你權限,有些不一定會給你,而這些系統有不一定是你負責,所以有機會忘記。
而且更不用說,那些你本來就該知道的後台,比如App上架的後台、App功能的後台、簡訊系統的後台、GA或Firebase的後台,加上公司內也有一些重要的後台,比如請假系統的後台、給廠商下訂單的後台等等。
偶而還加上部門內,老闆要我們填寫的各種雲端文件、簡報等等
各種連結紛至沓來,沒有好好整理,肯定沒幾天就忘了,加上這些後台都會有所謂的帳密,要記得的東西就更多了。
而我的習慣,就是直接建立一個Google試算表,把這些連結、帳密和說明,一一填寫上去,這樣子只要當哪個問題有問題、臨時需要查看哪些資料、或是進哪個後台,我這邊都可以很迅速的打開、進入到相對應的頁面。

記帳
這邊的記帳,並非記錄你今天花了多少錢。這邊的記帳,是指我這個專案,下了多少訂單給廠商、花了多少錢、幾月幾號下的。
同時,這張表格上,我也會記錄這些訂單的狀態(系統剛下訂單、訂單已經成立、驗收到哪階段、已全部驗收等),同時驗收的階段我會記錄的更詳細,包含驗收到哪階段、什麼時候收到廠商發票、什麼時候把發票拿給會計等等。
這樣的好處是,一來你可以很清楚掌握請款的進度,二來是不論當老闆或廠商問起時,你可以很快速的回覆,甚至有時候廠商因為訂單太多,會重複開發票等,你就可以隨時反駁、指正。
最好當你收到紙本發票時,也可以拍一張照片流當證據,避免會計搞丟等等問題。

結語
打雜,確實是一件很浪費時間,相對於開發來說,也不具有很大意義或價值的事情。
不過呢,透過打雜,確實可以讓人更快速,掌握整個專案的面貌、進度,而很多雜事不處理,久了就成為一顆大石頭,會擋住整個案子前進的腳步,甚至是一種累贅,所幸,這些雜事在一開始都不難,動動手腳就能快速處理、解決。
所以,不要嫌麻煩,快速處理掉才是王道。

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