帶你認識專案管理的 5 個階段

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Let's learn 5 steps of project management.

在現代的公司裡，至少在我服務過的公司裡，多人協作的工作大部分會以「專案」形式來執行，包含我這次接到的案子。

接到專案沒多久我就發現這個案子有點特殊，從 gitlab 的原始碼的履歷來看，這產品過去幾年已經迭代過好幾個版本了，結果部門內罕見的找不到一份與此專案相關的專案管理文件！所以這次的專案活動就追加了把專案管理的流程（模板）建立起來的工作項目。

所幸過去在電子廠工作那幾年歷練出很多產品專案經驗，很快的靠著回憶與回顧專案管理的重點捏了份草稿，想要變成可以各部門單位可直接應用的專案模板還有一段距離，必需進一步應用完整的專案流程。

什麼是專案管理

我們先來說說什麼是專案管理，我自己從字面上的解釋是「一群人以專案的形式來幹活」。那什麼又是專案？我還記得很久以前上 PMI 專案管理課的講師用一句話描述專案定義我讓我印象深刻。講師說：「專案就是有頭有尾的一件事」，簡潔．有力！

我們再參考一下專案管理書的定義：「專案是為了產出獨特產品、服務或結果的暫時性工作；要考慮時間、預算、成本、大小」，前半段就清楚交代了專案本質，後半段就說明了有哪些管理面向，是不是又清楚更多？從這裡面展開的所有內容就是專案經理們要努力學會的技能：「一個如何在有限時間、有限資源的狀態下來完成指定任務目標的能力」。

專案就是有頭有尾的一件事

專案管理的 5 個階段 - IDPEC

一個新的專案從頭到尾大致上可劃分為起始(I)、定義(D)、規劃(P)、執行(E) 跟結案(C)，總共五個階段。

起始階段 (Initializing)

這階段是我們起心動念的時候，可以是剛剛接到任務的 moment，也可以是生活中想做的一件事，它們的共同點都是先從一個點開始。比如有一家人某天晚上吃飯的時候突然有人隨口提議「過年前要來一趟出國旅行」的這種也算。

很明顯的這些念頭一開始大家都沒有太多感覺，主要是缺少相關資訊能了解有限。接著為了進一步確認想法與可行性，我們會開始搜集資訊來幫大腦建構一個清晰的畫面來產生感覺（強烈的動機）。

大腦建構畫面的過程就像組合拼圖一樣，隨著時間推進，獲得訊息越多畫面也越來越清楚。這可是一個慢慢加溫，浪漫的至極的過程哪！只不過每個人會被感動的熱點不太一樣，只有當我們累積出強烈的感覺、也確定自己喜歡上那種感覺的時候後才會產生下一步的行動進入下一個階段。

定義階段 (Defining)

從這個階段開始，專案經理就要開始認真做事了。要認真思考如何達到那個在大腦構築的美麗畫面，要懂得開始問問題並引入一些限制條件進來。例如，預計實現的範圍有多大？打算要完成到多少程度？規格有什麼要求？可能有哪些方法來完成等問題。在定義階段時問問題要小心，因為很容易一不注意就跟下一個規劃階段混淆。

定義階段最主要考量點是有哪些策略層面的選擇並不需要考慮太多的細節。像現在年底快到了有很多人會想在年底進行大掃除，我們可以為此設立一個「過年亮晶晶」專案，因為想在過年期間享受整間房子窗明几淨過好年的感覺，盤點下來發現有陽台、客廳、廚房、房間、還有窗明的關鍵為數不少的大小窗戶、天花板與地板要處理，經過盤查後就可以把要處理的範圍確定下來，這就是畫 Scope 的概念。

把要處理的範圍確定下來就是 Scope 的概念

接下來是策略，所謂的策略就是用來解決問題的方法，一個問題解法不止一種。還是這個「過年亮晶晶」專案，解決的方案就可以選擇「親力親為」、「外包清潔公司」來處理；是要集中火力一次就打掃完呢，還是要配合其他行程分批慢慢掃，這些就是不同的策略選擇。等確定好方向，就可以進入下一個規劃階段了。

規劃階段 (Planning)

這個階段是專案經理最燒腦、最難熬、也是最考驗細心與耐心的階段。要構思專案展開工作項目 WBS 與調配先後順序問題，還要跟回答很多執行面的細節問題，要深思熟慮該如何分工妥善調配資源。像是這些工作項目該分別交給誰做？要怎麼做？需要有多少錢？需要多少時間？能不能滿足交期？等等等等會被問到爆炸的問題。

再來用「過年亮晶晶」的例子，假設我們在上面的定義階段已經決定要外包給清潔公司負責了，那接下來要展開的工作項目就會有：要評估適合的清潔公司、聯繫公司、安排公司場勘報價、要簽合約、要安排上工日期，要做好家裡的傢俱電器保護、要請假監工等等等等的工作項目展開。每一個展開的工作項目都要來經過來回的靈魂拷問才安排打理妥當。

接著還要考慮潛在風險與備案計畫，萬一在過年前口碑良好的清潔公司全都被 booking 光了根本排不進你的 schedule，或是剛好開工前幾天清潔公司有人員受傷必須臨時取消或改期… 這些都得考慮進來，看是要多找幾間，或是調整日期，或者讓清潔公司增加資源縮短排程等等等等。很多專案經理在規劃階段沒多久的時候就已經頭髮花白腦細胞不知道死了多少。因為要考慮的面向實在太多，專案又有時間的壓力。萬一規劃的時間花下去後才又發現一個重要的點沒考慮到導致計畫要大改或整個打掉那就真的很．崩．潰！

執行階段 (Executing)

如果你提出的專案計畫書順利通過審核過關來到執行階段，恭喜你已經熬過一個專案管理最困難的階段了，接下來就是全力衝刺把工作項目給做好做滿即可。要知道有這一份有規劃良好的專案計畫就像拿到一張畫好路線的地圖是值得信賴的。

繼續用「過年亮晶晶」，現在負責的專案成員們只要找到所屬的工作項目，按照裡面的工作指示，該約廠商的去約廠商，負責保護電器的就專門保護電器，要監工的趕快安排請假... 每個人都全力完成任務即可。

那麼要專案經理要怎麼知道目前的進度離終點還有多遠？可以幫自己選一個稱手的專案管理系統，因為不管你的專案是跑 agile sprint 的方式，還是用看板的管理方式，最好都要有一個專案管理系統來幫你追蹤每一個工作項目的執行進度來幫你衡量結果產出。

不用擔心要選哪套系統，現在的專案系統都很強大，重點在於讓系統自動搜集好資訊來讓我們快速確認目前專案的進度是否與專案目標有偏差，讓我們盡快修正就可以了。

結案 (Closing)

結案絕對是最容易被忽略的階段，從我過去的經驗來看也是如此。有時候是因為專案爛尾所以負責人會刻意悶不作聲不作結案的動作，又或者急著開下一個案子好順利轉移焦點規避結案的手法也很常見。

我們做為一個責任感的專案經理要有好的觀念，不管專案最後執行的結果是好或壞，我們都應該在專案的尾聲與專案成員們一起坐下來好好的確認手上的工作是不是都有順利做完？在這次的專案過程中有沒有遭遇到哪些狀況或吸收到哪些成功的經驗？把這些學習到知識經驗都做好總結成為專案的文件一部分，當然也不忘趁這個 Moment 好好感謝一下辛苦的專案成員們。

有了成功結案的專案後，只要有下一個相似的專案要開的時候，其他專案經理們就有個資料庫、樣板可以參考，不用每次都從零開始。而且通過舊專案累積的 Retrospective 文件還能掌握到過去的成功經驗或如何避開糟糕失敗的地雷區，可謂大大加分！畢竟減少失敗的機會也就等於成功機率增加了，不是嗎？

減少失敗的機會就是增加成功的機率

結語

以上就是我用來規劃這次專案的五個專案階段，下次再捏新專案的時候就可以直接提取精華來建構新的專案管理內容。這裡提到的專案管理五個階段的基本原則是大方向不變，施行時裡面的細節完全可以按照自己需求來調整。

把專案思維在我們的生活中也很有用，把專案管理思路融入到自己的生活裡面，把有想要完成的學習與生活目標變成一個個的專案來逐步實現他們，進一步幫助自己提升生活品質。目前專案目前還在進行，後續隨著專案進度推進，應該還會整理更多知識經驗來跟大家分享，敬請期待。