工作流程建立的考量

最近才在想試看看「每天一篇」「非喇賽」文章，來練練文筆。不同類型的文章有不同的寫法，多練才能知道哪裡被限制了，要多去開發。

神好像把這件事聽進去了。

於是我部門的同仁一直出狀況。@@

這次是小出納 Cynthia，他又再自己擅改流程作法了。

其實「修正流程」不是什麼壞事，畢竟，本來就該是「執行者」才更清楚怎樣做比較順、比較快。只是，「執行者」通常就是基層人員，考慮不多，只求自己的方便，甚至是只求「現在」方便，而沒有做好整體及長遠的考量。

一沒注意到，可能作法都亂掉了。很多公司的流程亂七八糟，大多都是這樣來的。所以人員的流動會造成程序流失，每換一批人，流程就少20%，因為流程文件記錄的只是大架構，而不是細節。

這些混亂流程的成因，有的是偷懶、有的是過度自我，而有的是太自信。

一、為何不先討論？

其實部屬要改流程，本來就該和主管討論過。只是有些事很簡單，簡單到他們覺得「不需要」討論，他覺得那只是跟他自己有關，無涉他人。就好像主管經常被部屬氣到開罵「你有問題為何不先問？」，然後部屬就會委屈的說「啊我不覺得有問題啊」之類，他並不是「“明知該問”而不問」，他就是單純的覺得「沒必要」，有時甚至是出於「對主管的體貼」，可以自己處理的事，怎麼可以一天到晚去煩主管呢？

所以我每次看到這種情形，額頭都有三條線。因為我要思考「如何又感動、又語重心長」的提醒他「以後不可以這樣子」。

我是從基層做上來的，財會單位、甚至可以說是管理單位的基層所有工作我都做過，我理解他們的難處，有時很難拿捏什麼叫該問？什麼又不該問？什麼可以自己處理？什麼又不可以自己處理？

我一般都傾向【不管三七二十一，問就對了】，畢竟以我的立場來說，部屬多問總比不問好。但有些員工就是會有很多自己的考量，可能怕被認為能力不足、怕自己問了蠢問題......之類的。而且甚至有時狀況會是「有問，但沒有問對問題」，所以主管同意，結果做下去之後，呈現的結果又被主管打槍。

因此很多人不愛問主管問題。但，這是心態問題。

二、調整心態去面對可能的挫敗

前陣子看到有人介紹「鈍感力」一書，這本我以前就看過，不過因為看的是簡體版，不知是翻譯的問題還是怎樣，我覺得這本書不好，說得不夠完整，有點意外是「渡邊淳一」寫的，「失樂園」明明就很好看，為什麼「鈍感力」就......不過它的初始概念是好的。

意思就是不要緊張兮兮，緊張做不好事，有些事就看淡、忘了，不用往心上去，讓自己穩定，反而才能正常發揮。這樣的概念，就適合「怕問問題」的那些人，如果「問了」才能把事情做好，你會選擇「去問」，還是選擇「因為可能會被罵所以就不去問」？

你無法在事前控制你會不會被罵。你只能選擇你的行動，並做好心理準備。你「不問」而「沒把事情做好」，難道就不會被罵？還是說，那種情況下被罵，你反而就會自我安慰「不是我的錯」，這豈不是很詭異嗎？

那這次，Cynthia改的是什麼流程呢？

對財會人員來說是非常非常普通簡單的「零用金流程」。

因為很簡單，所以這支鼎新ERP模組敝司並未購入。單純用EXCEL記錄，然後每月撥補時把會計分錄KEYIN進去。

但因為KEY的資料蠻多的，所以有修正過流程。

三、工作流程的建立要考慮公司將來徵人的程度

之前我有一位「小天使」，能力很強，因為是讀社會系的（輔修會計+法律），有R語言背景。我們都很討厭做繁瑣重覆的工作，所以這種大量的KEYIN工作他做起來感到厭世，我跟他說「不然你就用RPA做一個機器人幫你KEYIN好了」，他就邊上班邊自學RPA，然後完成了機器人。不過程式語言這東西，如果後面沒有人會維護，對一般人來說是不好用。

這件事其實已經打破我的原則了，因為工作流程的建立要考慮「公司將來徵人的條件」，小天使跟我建議過很多報表的改善，都被我駁回，就是因為考慮「將來找進來的人要有一樣的程度，但公司願意給相應的薪資水準嗎」。他對我而言，是例外的緣份，他非常年輕，原本是敝司的工讀生，因為我慧眼識他這位英雄，所以他在去四大會計師事務所報到前，願意繼續留下來幫忙我做流程改善的工作。但他滿滿的抱負一直被我駁回，也是挺失落的，因此我那時才會答應他改。

但就如我所預料的，後面接手的人如果程度不到，無法維護，這個流程對接手的人來說就一點也不好用。我雖然有學過Basic語言，程式語言也大同小異，但太久沒接觸了，需要花時間去找回記憶。所以我跟之後接手的人說，能用你們就用（有留操作流程），不能用的話，你們就只好用「複製貼上」的。（更早以前是一筆一筆keyin）

「複製貼上」也還是比KEYIN省事多了。因為平日本來就會維護EXCEL檔案，到了撥補日就只是把EXCEL表一列一列貼上去而已。小天使之後的幾任都是這樣做的。Cynthia剛接手時也是這樣做的。

結果Cynthia這次不知在想什麼，他可能覺得省事吧。把同科目的那幾列併在一起，金額加總，然後KEY入，看摘要就知道，KEY入鼎新時還要再適度修改摘要，這其實比「直接貼上」還麻煩。

四、要考慮將來調資料的可能性

而且，如果我要請Cynthia做「五年零食支出比較」時呢？她要如何做？她沒有辦法直接進鼎新系統調出資料，而是需要找出所有「零食支出」相關資料或傳票，一個一個翻找查出零食的金額。

牛奶支出也一樣，我們提供牛奶，本來是為了配咖啡用的，但之前辦公室有出現過N頭牛，很愛喝牛奶，飲用量非！常！驚！人！根本就是把公司的牛奶當成他的三餐飲料，我如果要發說明請大家克制一點，一定要附表證實我所言不虛，我若要請Cynthia去做統計分析，她也同樣要把傳票全部找出來。

啊這不是比較麻煩嗎？

更何況，「本來就是拆開」的，幹嘛多此一舉把它併起來？然後讓自己的將來「有可能很麻煩」。

所以有時，我聽到一些職場抱怨，會有所保留，因為不了解完整的情形。若像我所說的這種情形，員工的忙碌和辛苦絕對是自找的，本來流程就不是這樣寫呀～～～

五、要考慮別人，你不會永遠做這個職位

看了老半天，最後決定退件請她重做，有些事要自己痛過才會清楚。因為【流程不是為她建立的】，我要為往後的人著想，萬一她離職，那之後就是別人倒楣，遇到要做分析統計時，就要一個一個去翻找傳票。

其實流程不是不能改，只是考量要長遠、考慮周到。

財會工作就是搜集、整理、統計、分析資料，不是只「記帳」而已，任何流程的建立都是為了能便於分析，快速找到問題。

如果沒有意識到這一點，就是連自己也輕看自己的工作了。

🍀2023/2/23原發佈在其它平台，於2023/10/31遭到不合理對待後，決定將文章遷移至此。

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