【我喊到聲嘶力竭,而你卻聽而不見】

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一場定期會議中,主管忙於交辦各項重要關鍵任務,底下的同仁時而專心凝聽,時而低頭筆記,1個多小時過後會議結束,同仁陸續走出會議室。


「 剛剛主管好像有交代我要做什麼,你還記得嗎?」一位同事突然開口問我


望著這位開會中看似專注實質放空的同事,真的無言了。但回過頭想想,會不會這樣的情況,也可能出現在我與下屬的會議中,所以我進行了談話方式的調整。


【1. 不想人在心不在,先說明與他的關係為何】

我們可能會遇到這個情況,當會議中聽到其他單位的項目,因為與自己關聯性低,所以會自動啟動「分心+放空」模式,但啟動程度太高等談到跟自己有關時,往往來不及回神,所以就會出現我好像有聽到什麼,卻又不記得什麼。


所以我在談到某單位的時候,會先CUE一下單位負責人,確定他有在聽後,並且說明清楚與他的需求背景相關性後,再說明他要負責的工作內容。


【2. 工作說明完後,請他簡單回覆目前的現況確認】

而就算確認對方有在聽,但有可能50%還在神遊,所以我會在工作說明完後,用開放式的問題,請他簡單說明一下會遇到有那些問題,這樣可以確保他是清楚問題,而且有開始去思考,並且給時間及機會去詢問工作執行內容。


【3. 請他快速總結追蹤項目+回覆時間,確保後續作業動作明確】

最後再花3分鐘,請他回饋需要進行的作業內容,及預計回覆結果的時間,這樣雙方除了可以做到明確的任務對焦,過程中也有一些時間觀察對方回神狀況,避免我劈哩啪啦的講了一大堆,對方卻壓根還在神遊。


溝通的核心不只是單純把話說出口,而是讓對方真的願意聽、願意去理解。進而接受我們想傳達的訊息。所以我們該怎麼做才能讓對方真的「聽見」呢?


1. 說話之前先觀察對方的反應:如果對方明顯不專心,這時候再大聲的話語都無法傳達。


2. 中間適時停頓,讓對方進行回應:避免自己一直講,對方卻沒有機會表達。


3. 配合回饋調整內容:針對不清楚部分進行補充說明,讓對方更容易接收

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