一場定期會議中，主管忙於交辦各項重要關鍵任務，底下的同仁時而專心凝聽，時而低頭筆記，1個多小時過後會議結束，同仁陸續走出會議室。
「 剛剛主管好像有交代我要做什麼，你還記得嗎？」一位同事突然開口問我
望著這位開會中看似專注實質放空的同事，真的無言了。但回過頭想想，會不會這樣的情況，也可能出現在我與下屬的會議中，所以我進行了談話方式的調整。
【1. 不想人在心不在，先說明與他的關係為何】
我們可能會遇到這個情況，當會議中聽到其他單位的項目，因為與自己關聯性低，所以會自動啟動「分心+放空」模式，但啟動程度太高等談到跟自己有關時，往往來不及回神，所以就會出現我好像有聽到什麼，卻又不記得什麼。
所以我在談到某單位的時候，會先CUE一下單位負責人，確定他有在聽後，並且說明清楚與他的需求背景相關性後，再說明他要負責的工作內容。
【2. 工作說明完後，請他簡單回覆目前的現況確認】
而就算確認對方有在聽，但有可能50%還在神遊，所以我會在工作說明完後，用開放式的問題，請他簡單說明一下會遇到有那些問題，這樣可以確保他是清楚問題，而且有開始去思考，並且給時間及機會去詢問工作執行內容。
【3. 請他快速總結追蹤項目+回覆時間，確保後續作業動作明確】
最後再花3分鐘，請他回饋需要進行的作業內容，及預計回覆結果的時間，這樣雙方除了可以做到明確的任務對焦，過程中也有一些時間觀察對方回神狀況，避免我劈哩啪啦的講了一大堆，對方卻壓根還在神遊。
溝通的核心不只是單純把話說出口，而是讓對方真的願意聽、願意去理解。進而接受我們想傳達的訊息。所以我們該怎麼做才能讓對方真的「聽見」呢？
1. 說話之前先觀察對方的反應：如果對方明顯不專心，這時候再大聲的話語都無法傳達。
2. 中間適時停頓，讓對方進行回應：避免自己一直講，對方卻沒有機會表達。
3. 配合回饋調整內容：針對不清楚部分進行補充說明，讓對方更容易接收