如果有一項你認為應該做，而且2分鐘內可完成的事，
馬上去做！
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書摘 | 每個人都做得到的清單工作術：3步驟建構工作流程
閱讀時間約 4 分鐘
《每個人都做得到的清單工作術》是關於「用數位化工具，建構工作流程」的書。
針對不熟悉數位化工具的讀者，從零開始學習建立數位化工作流程。
針對不熟悉數位化工具的讀者，從零開始學習建立數位化工作流程。
作者是專案管理工具Nozbe的執行長，書中推薦用Nozbe作為工作管理的工具。
不過書中介紹的工作流程，用實體筆記本、或是其他數位化工具( Todoist, Microsoft To Do, Any.do...等) 也都適用。
不過書中介紹的工作流程，用實體筆記本、或是其他數位化工具( Todoist, Microsoft To Do, Any.do...等) 也都適用。
接下來我將會分3段介紹書中的內容：
- 2分鐘法則
- 任務管理流程
- 每週回顧流程
A. 2分鐘法則
這個法則沒有任何前提、假設，在所有情境都適用。
無論是早起整理棉被、或是同事突然問問題、甚至只是腦中冒出一個靈感，只要執行的時間小於2分鐘，就立刻執行。
無論是早起整理棉被、或是同事突然問問題、甚至只是腦中冒出一個靈感，只要執行的時間小於2分鐘，就立刻執行。
執行這個法則的優點是，可以幫自己大幅減少拖延、也減少待辦清單的長度。
B. 任務管理流程
作者在書中介紹他的工作管理流程，分成3步驟如下：
1. 靜空思緒：
在開始執行任何事之前，應該先把腦袋中惦記著的瑣事全數清空。
清空的方式就是寫下所有腦袋正在想的事情。
唯有清空這些事情，開始執行任務時才能心無旁騖的全心投入。
清空的方式就是寫下所有腦袋正在想的事情。
唯有清空這些事情，開始執行任務時才能心無旁騖的全心投入。
將瑣事全都列出來以後，接下來就是將他們放在收件夾。 收件夾可以是一本筆記本、你的信箱、或是某個數位管理工具，是一個暫時存放思緒的地方。 重點是蒐集在固定的地方，這樣才不會要尋找這些想法時，總是找不到自己寫在哪。
2. 從任務到項目：
下一步，從收件夾中建立任務清單。
這個步驟需要注意的是區分任務跟項目。
這個步驟需要注意的是區分任務跟項目。
如果你的任務，需要1個動作以上才能完成，它就不是單純的任務，而是項目了。
舉例來說，買豆漿是一個任務。但買冰箱則是一個項目，因為買冰箱需要丈量家裡的空間、上網比較各品牌的差異、了解家庭成員需求，最後才會執行買冰箱的動作。
舉例來說，買豆漿是一個任務。但買冰箱則是一個項目，因為買冰箱需要丈量家裡的空間、上網比較各品牌的差異、了解家庭成員需求，最後才會執行買冰箱的動作。
將這些假任務轉換成項目後，我們才能正確理解項目所含的任務量有多少。
3. 找出優先任務、執行：
所有待辦任務、項目列出以後，接著會面臨到的就是：從哪一項開始執行？
書中提供了兩個切入角：立刻可採取行動的任務、或今天最重要的任務。
書中提供了兩個切入角：立刻可採取行動的任務、或今天最重要的任務。
- 立刻可採取行動的任務：
有時候，踏出第一步最難。所以在一個項目中，找到可行的任務去作，一旦動起來以後，接下來就會比較有繼續完成的意願。 - 今天最重要的任務：
這個來自於時間管理的大石頭理論：如果有一堆大小不一的石頭，要怎麼把最多的石頭放進玻璃罐中呢？答案是先放最大的石頭。
一樣的道理放在任務管理中也適用，就是先把時間留給最重要的任務。
C. 每週回顧
除了管理以及執行任務外，作者建議每週都應該作一次回顧。
回顧可以幫助我們總結上週成果、思考未來的方向、及確定自己方向正確。
步驟如下：
回顧可以幫助我們總結上週成果、思考未來的方向、及確定自己方向正確。
步驟如下：
1. 清空收件箱、思緒：
首先回到自己的收件箱，將所有內容取出，轉換成任務、項目、筆記，或是捨棄。
2. 檢查行事曆：
回顧上週的會議、約會，確認過去一週產生的任務已經寫到清單中。
並檢視下週的行程，若有需要事前準備的任務也在此時做規劃。
並檢視下週的行程，若有需要事前準備的任務也在此時做規劃。
3. 做本週總結：
回顧上週完成、未完成的任務有哪些。上週執行任務時，需要改善的問題是哪些？
應該繼續維持的行為又是哪些？作為下週調整的依據。
應該繼續維持的行為又是哪些？作為下週調整的依據。
4. 檢查目標：
這步驟是回顧工作上、人生上的目標是什麼。
透過檢查目標，提醒自己重要的價值觀、需要完成的重大項目是什麼。
此外，也可以檢視這週完成的事，離目標是否更近，有沒有要加強、調整或缺乏的。
透過檢查目標，提醒自己重要的價值觀、需要完成的重大項目是什麼。
此外，也可以檢視這週完成的事，離目標是否更近，有沒有要加強、調整或缺乏的。
5. 回顧項目：
再來是回顧待執行的項目，有些可能需要修改、刪除，或是調整優先順序。
有些項目可能還沒有「能採取行動的下一步」，此時就可以想好下一步是什麼。
有些項目可能還沒有「能採取行動的下一步」，此時就可以想好下一步是什麼。
6. 回顧優先事項列表：
最後一步：看任務列表，確認哪些是優先事項，有沒有需要調整的。
還可以用開頭提到的2分鐘法則，立刻處理掉一些任務。
在下週開始前，就做好一整週的準備了。
還可以用開頭提到的2分鐘法則，立刻處理掉一些任務。
在下週開始前，就做好一整週的準備了。
小結
這是一本觀念簡單、實用的書，雖然內容不多，但我尤其喜歡2分鐘法則！
希望這篇書摘也有帶給你新的知識。
希望這篇書摘也有帶給你新的知識。
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出自：《時間的礼物》
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