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Elisa
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2020-06-04|閱讀時間 ‧ 約 5 分鐘
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書摘 | 每個人都做得到的清單工作術:3步驟建構工作流程

《每個人都做得到的清單工作術》是關於「用數位化工具,建構工作流程」的書。 針對不熟悉數位化工具的讀者,從零開始學習建立數位化工作流程。
圖片引用自官方網站 - https://10steps.tw
作者是專案管理工具Nozbe的執行長,書中推薦用Nozbe作為工作管理的工具。 不過書中介紹的工作流程,用實體筆記本、或是其他數位化工具( Todoist, Microsoft To Do, Any.do...等) 也都適用。
接下來我將會分3段介紹書中的內容:
  • 2分鐘法則
  • 任務管理流程
  • 每週回顧流程

A. 2分鐘法則

如果有一項你認為應該做,而且2分鐘內可完成的事, 馬上去做!
這個法則沒有任何前提、假設,在所有情境都適用。 無論是早起整理棉被、或是同事突然問問題、甚至只是腦中冒出一個靈感,只要執行的時間小於2分鐘,就立刻執行。
執行這個法則的優點是,可以幫自己大幅減少拖延、也減少待辦清單的長度。

B. 任務管理流程

作者在書中介紹他的工作管理流程,分成3步驟如下:

1. 靜空思緒:

在開始執行任何事之前,應該先把腦袋中惦記著的瑣事全數清空。 清空的方式就是寫下所有腦袋正在想的事情。 唯有清空這些事情,開始執行任務時才能心無旁騖的全心投入。
將瑣事全都列出來以後,接下來就是將他們放在收件夾。 收件夾可以是一本筆記本、你的信箱、或是某個數位管理工具,是一個暫時存放思緒的地方。 重點是蒐集在固定的地方,這樣才不會要尋找這些想法時,總是找不到自己寫在哪。
如果你想用數位化工具作為收件夾,我非常推薦Notion這個免費服務。 反之,如果你偏好紙筆,我則推薦子彈筆記術作為筆記的架構。

2. 從任務到項目:

下一步,從收件夾中建立任務清單。 這個步驟需要注意的是區分任務項目
如果你的任務,需要1個動作以上才能完成,它就不是單純的任務,而是項目了。 舉例來說,買豆漿是一個任務。但買冰箱則是一個項目,因為買冰箱需要丈量家裡的空間、上網比較各品牌的差異、了解家庭成員需求,最後才會執行買冰箱的動作。
將這些假任務轉換成項目後,我們才能正確理解項目所含的任務量有多少。

3. 找出優先任務、執行:

所有待辦任務、項目列出以後,接著會面臨到的就是:從哪一項開始執行? 書中提供了兩個切入角:立刻可採取行動的任務、或今天最重要的任務。
  • 立刻可採取行動的任務: 有時候,踏出第一步最難。所以在一個項目中,找到可行的任務去作,一旦動起來以後,接下來就會比較有繼續完成的意願。
  • 今天最重要的任務: 這個來自於時間管理的大石頭理論:如果有一堆大小不一的石頭,要怎麼把最多的石頭放進玻璃罐中呢?答案是先放最大的石頭。 一樣的道理放在任務管理中也適用,就是先把時間留給最重要的任務。

C. 每週回顧

除了管理以及執行任務外,作者建議每週都應該作一次回顧。 回顧可以幫助我們總結上週成果思考未來的方向、及確定自己方向正確。 步驟如下:

1. 清空收件箱、思緒:

首先回到自己的收件箱,將所有內容取出,轉換成任務、項目、筆記,或是捨棄。

2. 檢查行事曆:

回顧上週的會議、約會,確認過去一週產生的任務已經寫到清單中。 並檢視下週的行程,若有需要事前準備的任務也在此時做規劃。

3. 做本週總結:

回顧上週完成、未完成的任務有哪些。上週執行任務時,需要改善的問題是哪些? 應該繼續維持的行為又是哪些?作為下週調整的依據。

4. 檢查目標:

這步驟是回顧工作上、人生上的目標是什麼。 透過檢查目標,提醒自己重要的價值觀、需要完成的重大項目是什麼。 此外,也可以檢視這週完成的事,離目標是否更近,有沒有要加強、調整或缺乏的。

5. 回顧項目:

再來是回顧待執行的項目,有些可能需要修改、刪除,或是調整優先順序。 有些項目可能還沒有「能採取行動的下一步」,此時就可以想好下一步是什麼。

6. 回顧優先事項列表:

最後一步:看任務列表,確認哪些是優先事項,有沒有需要調整的。 還可以用開頭提到的2分鐘法則,立刻處理掉一些任務。 在下週開始前,就做好一整週的準備了。

小結

這是一本觀念簡單、實用的書,雖然內容不多,但我尤其喜歡2分鐘法則! 希望這篇書摘也有帶給你新的知識。
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我喜歡寫筆記。認為世界上沒有「最完美」的筆記方式、只有「最適合自己」的筆記方式。 所以我記錄跟筆記有關的心得,希望讓其他人也能找到最適合自己的一套筆記術。
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