Book Review | 《只管去做》之第五章

閱讀時間約 4 分鐘

【一起读书吧】Day 5 主题:如何应对临时任务 = 反映内心价值观?

参考自微信读书的《只管去做》
现在摆在你面前有6件事,有些是计划内的,有些是临时突发的,你该如何安排它们的先后顺序呢?这里没有标准答案,只要能说出排序的理由就可以了。
1.楼下有游客找你讲述旅游的经历;
2.客户在语音信箱留言抱怨,对服务不满;
3.有30封未读邮件;
4.经理要求第一时间汇报昨天和客户沟通的情况;
5.同事病了,她的电话一直在响;
6.明晚在某酒店有个会议,会场经理留言说要快点回电话。
这里分享一个排序,并且说明了理由。
排序是:4,6,1,3,2,5。
4 - 经理是我的顶头上司啊,我的晋升和奖金都靠他了,而且他又明确地说今天早晨到公司的第一时间跟他汇报,所以把他排第一位。
6 - 他说要快点回电话,一定有重要的事情,万一耽误了明天晚上的会议就不好了!
1 - 接着是到楼下接待游客,在我处理前两件事情的时候可以先让前台给这位游客倒水,让他稍微等待一会儿。
2 - 接下来有空的时候我就处理一下电子邮件,语音信箱里的抱怨留言,对服务不满,既然是通过语音信箱应该也不是很着急,估计他在语音信箱发泄一下这事也就过去了,所以排在后面。
5 - 后是同事桌上的电话,既然是同事的电话,可以先不要管。
其实,我们的排序是因为内心的价值观。如果找3个人分别排序,可能大家排序的结果都不一样,因为每个人的价值观是不同的。有些人是老板优先,就会把老板的事情排在第一位;有些人是同事优先,就把同事的事情排在第一位;有些人是紧急优先,就会把紧急的事情排在第一位;有些人是自己优先,就会把自己的事情排在第一位。
排序没有对错之分,但是我们要承担因为这样的排序所造成的后果。比如说我们把跟经理沟通排在第一位,因此楼下的客户等着急了要投诉我们,那我们就要承担这样的后果。你能接受这样的后果吗?不能。
那我们重新理清一下思路。首先,用2分钟原则。
2分钟能够解决的事情就立即去做。比如说同事桌上的电话,可能接起电话,告诉对方同事不在,记录一下他的留言,就可以挂电话了。别小看2分钟原则,生活中很多事情都是因为2分钟可以做,没有去做,后来需要花更多时间去弥补。比如说想起来一会儿要把钥匙装包里,但是没装,一出门发现钥匙没带,还得给家里人打电话回来送钥匙。所以如果你每天琐碎的事情比较多的话,用2分钟原则能快速清理掉很多小事情。
那经理那边怎么办?他都说很急了,让他等吗?
经理其实并不知道你手头都有哪些事,他只是表达出他想知道昨天沟通结果的急切心情。如果让他知道你因为要给他汇报,而把客户撇在一边,或许才真的要批评你分不清事情的轻重缓急呢。即使所有人都说他们的事情特别重要、紧急,我们总要分个做事的先后顺序。遇到别人的刺激,我们就立刻去做,会成为滥好人,总被别人驱动着走。
所以,建议的做法是:立即回应,但不是立即去做。
不管别人怎么说,都把临时接到的事情和手头待办清单里的事情做比较。如果手头还有比它更重要、紧急的事情,我就立即回应那个人,说明手头上的事,如果不先做,会带来什么后果。如果临时的事真的比我手头所有的事情都重要、紧急,这时候才是去解决这件事。总之,平时做事的时候一定要有一种自己主动选择这样做的感觉,而不是因为别人怎么说,自己就怎么做。
还有一点是:刚才排序的理由,都是以“假设“为基础。
你假设会场经理的事情比邮件的事情重要,给经理汇报的事情比楼下游客的事情重要。但这个假设不一定是事实。比如说会场经理那边的事情可能是明天的会议PPT还没收到,这算重要的事情吗?不算了,对吧?因为明天才开会,总是来得及的。
那如果会场经理那边的事情可能是整栋楼漏水,场地明天没办法使用了,这算重要的事情吗?这当然算了!明天就要开会,换场地的话,不仅不好通知参会人员,场地也不是说找就能找到的!
所以,回应突发状况时,要先预览一遍所有今天要做的事情,然后再确认优先级别。
现实中这么多临时突发事情同时出现的时候,自己总是很忙乱,凭感觉做事,哪个催得急就先做哪个,而刚才做练习的时候却非常理性、非常有条理?这是因为我们把所有临时突发事情都写在了同一张纸上,呈现在面前。
这些事情,哪怕有两三件在我们的脑袋里,不写下来的话,我们就容易失去理性,凭感觉做事。所以,只要我们能把所有要做的事情,不管是计划好的、还是临时突发的,都写下来,我们就会更有条理、更有效率!
只管去做 Day 5
谢谢你的阅读~我们下次见丫!By @min.tiongg
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电影观后感 | 阅读读后感。 想体验不同的人生,可人生只能活一次。 想拥有不同的经历,可躯体也只有一个。 既然不能成全所有自己向往的选择, 就从垂手可得的书中、方便到不行的电影里,体悟生活。
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