會無好會？開會是一門大學問

今天午餐時遇見其他部門的同事，她義憤填膺的抱怨單位內的大姊；
她說這位大姊在部門會議最後提出一個可笑的指責，
這讓她非常生氣的指責是：

妳有沒有這樣的經驗，
回家時，父母總覺得我們一直在玩手機，其實我們是在處理公事；
家裡有的代溝，職場上其實也有。

每次開會的時候，有的人拿著筆記本，也有人提著筆電，
現在，拿平板跟用手機紀錄的人也不少；
真的沒有理由說用筆記本的人比較認真，用手機的人就是不專心；
也許是手機的螢幕太小，大家都看不到使用著到底在做什麼？
而且手機的功能又太強大，分心似乎就成了合理的懷疑。

我的部門平均年齡是43歲，其中只有兩位是20+的員工。
在這〝老部門〞中，我的會議經驗是，主席講話跟負責人報告占了會議的大部分，
與會者沒什麼反應，是非常常見的，
會議中很少有討論，反而比較像是對下宣導及對上交代。
我想，就是因為這樣的會議形式，再加上稍長的兄姊們對手機的熟悉與年輕人不同，
這才會讓人有〝用手機就是不專心〞的謬誤。

試想，看著筆記本發呆與划手機，你覺得誰比較專心？

不管筆記本、筆電、平板跟或手機，這些都是工具，
我看過筆記達人的筆記本，確實讓人驚嘆連連；
我也看過同事用時下許多人喜愛的notion，
手機與電腦同步，相當方便且快速，還可以用line分享她的筆記，是標準的科技人。

工具沒有好壞，只有方不方便；只要使用者用的順手，它就是方便的好工具。

至於會議中，如何讓大家專心與會，重點應該在〝議題〞，而不是〝工具〞。
若議題吸引大家討論，手機的即時上網功能，恰恰可以及時提供一些資訊，
避免因一些微末的細節而無法繼續討論；
若議題無趣，在筆記本上隨意塗鴉的情形，其實也不少見。

如果為了要讓大家專心，而規範使用工具，那就太讓人無言了。

職場上，一場有效率的會議，真的非常難得。
部門裡的主管有很多會，也很愛找職員開會，
尤其是每個月的例行會議，最為無趣；
這個會其實只是大家聚起來，把工作進度報給主管知道；
其實聽同事報工作進度時，非常容易分心，
因為不了解對方的工作，根本不可能提出確切疑問或具體建議，
不分心真的很難。

還有一種會議，會前只給了一句〝會議主題〞，
沒有議題、沒有會議目的說明，沒有實際問題陳述，也沒有羅列討論方向，
主管說，開會只是想聽聽我們的意見；
一開始遇到這種會議，我真的以為這是考試。
其實我也想要給具體的建議，但沒有準備能給出什麼好的意見？
這麼看得起我隨時都可以給好意見，
那就不用開會了啦，你隨時問我，我隨時都可以告訴你。

有效率的會議是需要明確的議題，再加上與會者會前充分的準備，
這樣會議中才能聚焦問題、有效討論，
經過聚焦討論的會議，會議決議才不容易發生會後翻盤；
會後翻盤真的是浪費大家的時間。

上班不是上學，會議不是專心聽講，
工作的目的是達成目標，不只是認真學習；
所有的職務內容都應聚焦在明確的目標上，
達到工作目標，老闆付的薪水才有意義，職員領得薪水才能心安理得；
我們每天花這麼多時間工作，有效率才不會浪費生命。