專案管理的迷思 - 為什麼事情交代了，專案卻走偏了方向?
更新於 2022/06/02閱讀時間約 1 分鐘
每個人都有自己的既定認知，而就是這樣的想法導致常常事情已經交代，專案卻朝錯誤方向發展
簡單的交辦
公司要準備幫Rita慶生，主管私底下請Ade去買個蛋糕，打算給Rita驚喜。Ade 什麼也沒有問就出去買了。過了一小時Ade買了一片蛋糕回來，主管當場差點沒昏倒並有點生氣地說：「拜託Ade，你怎會只買一片? 慶生當然其他人也要有得吃阿!」
但主管不知道的是，Ade沒甚麼朋友，從來沒在團體中幫大家買蛋糕，理所當然地認為買一快給Rita吃就足夠了。
交代與被交代
如同上面的小故事，專案上常常需要交代設計師出設計圖或請工程師開發程式功能，如果自己帶有太多這樣的既定認知，很容易讓最後產出的成果來來回回很多次，最後氣死自己和其他團隊成員。
同樣地，我們常常也會被主管交代事情，有時候第一時間可能不會想太多就直接做了，最後卻不符合主管的期待，導致不必要的虛耗。
如何避免既定認知所造成的方向偏差
因此不管事交代或是被交代都會因為既定認知而導致方向有時候會偏差，這時候可以藉由以下兩點避免這樣的問題發生
1. 對於細節有更高的掌握度
當主管交代Ade買蛋糕時，Ade第一個反應不是直接去購買，而是多詢問細節的部份。比如：請問要買幾吋? 請問要甚麼口味? 請問價位大概需要多少?。而主管也應該拋開自己對於該買何種蛋糕的既定認知，並確保自己與Ade的認知一樣。當細節清楚到可以客觀的把要買的蛋糕具體描繪，而不是主觀的我以為就是這樣，此時就能避免掉既定認知的錯誤發生。
2. 撇開”我以為”，適時的把自己當一張白紙
隨著能力的成長，專業會因為經驗而不停的累積，而這樣的能力有時候反而會形成一種阻力。很多專業能力強的人，會時常用過往的經驗直接去解決問題，而不去對問題有更進一步的追究。如果把自己當作一張白紙，並仔細理解問題的來龍去脈，就能更確保方向的明確。
結論
既定認知主要是由一個人的成長背景、過去經驗所塑造而成的。團隊上很容易因為既定認知而造成溝通不良和專案方向走歪。團隊成員不管是後備、前輩、主管或任何同事，都無法心電感應，因此拋開自己的”我以為”以及對細節的要求，將能避免既定認知所造成的負面影響。
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