從零開始學習勞動法-出勤紀錄的置備義務(為甚麼要打卡?)

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「我們小公司採用人性化管理,請假不扣薪、採用彈性工作時間、上下班也不用打卡,員工都很開心、沒有意見,為甚麼勞動局要罰我?搞得我們現在強制員工上下班時間、要求打卡,真很擾民!!」-這說法並不少見,不過會有此說法、想法的雇主,顯然對於「出勤紀錄」從根本上就有了錯誤的認識。

 一、有關出勤紀錄的法規範依據與函釋說明

 首先雇主與人資夥伴們要理解,如我們於「勞動法的性質與目的」中的說明,勞動法基本上是要求雇主履行義務的法律,因此勞基法從頭到尾都沒有要求勞工打卡!!

  •  勞動基準法第30條第5項:

 「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。」

  • 行政院勞工委員會101年05月30日勞動2字第1010066129號:

「查勞動基準法第30條第5項規定,雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡,逐日記載勞工出勤情形。前開規定皆在課雇主保存勞工出勤紀錄之義務,並應覈實記載,俾明確勞資權益。 」

關鍵:被要求置備出勤紀錄的是雇主-「雇主應...」

既然出勤紀錄的置備義務是雇主負擔,「員工不想打卡」自然不能作為沒有出勤紀錄的理由;其實,若員工不想打卡、公司也願意配合員工,那就應由雇主自行記錄登載勞工的實際出勤狀況,如以下函釋:

  • 行政院勞工委員會84年11月11日(84)台勞動二字第140674號:

「事業單位於工作規則中規定上下班不打卡,加班如以呈報方式處理,雖無不可,但依勞動基準法第三十條第三項(現行規定移列為第五項)規定仍應由雇主逐日記載勞工出勤情形。」 

換句話說,員工打卡與否、如何打卡是公司內部規範,與雇主應置備出勤紀錄的義務無關。公司若願意配合勞工、使勞工不需要負擔「協力義務」(協助製作出勤紀錄),那麼就需要自己花心思進行記錄,只是雇主自行記錄的出勤紀錄若事後發生爭議,往往會被質疑正確性,因此建議還是要定期與勞工確認-使勞工簽名以示同意

二、為甚麼需要置備出勤紀錄,而且要留存五年這麼久?

許多雇主會陳稱「我們遲到、請假不扣薪,因此不打卡有利於勞工」,如以下判決雇主(即原告)陳述:

  • 臺北高等行政法院109年度訴字第490號判決:

 「原告因經營廣告業,為體恤員工工作辛勞,故比照國內外知名企業,實施『上下班不打卡』規定(甲證3),且遲到、早退甚至請假不分事由,均不扣薪,除讓員工安心外,更能在工作上全力以赴,並非刻意違反勞基法規定。」

在反駁雇主的論點之前,我們先來看看勞動基準法第30條第5項的立法理由

 「為配合民法中『不及一年之定期給付債權』之請求權時效為五年,爰修正原條文第五項,明定勞工出勤紀錄須保存五年,以保障勞工權益。」

薪資屬於不及一年的定期給付債權(沒錯,你各位都是老闆的債主喔~),故請求時效為5年,而需要留存出勤紀錄5年的目的,即在確保勞工若遇有加班費短少狀況時可憑出勤紀錄以作為證明雇主確有短發工資之依據。 

事實上,也曾經遇過勞資雙方產生加班費爭議時,雇主兩手一攤直接說出勤記錄遺失,寧願被地方主管機關裁罰也不願意提供出勤紀錄;反正若勞工無從舉證存有加班事實,若勞工無法取得出勤紀錄,則無論是要透過行政還是司法程序請求加班,都會增加相當程度的困難

法諺有云:「舉證之所在,敗訴之所在」

因此,出勤記錄存在的目的其實是「確保勞工請求加班費的權利」,從這點出發、思考,自然可以得到一個答案: 「沒有出勤紀錄,可能遭受損害的是勞工」!

回到前面的案例,「公司無論遲到、早退或請假都不會扣薪」,這樣的說法與是否置備出勤記錄是否存在關係?

  1. 勞工遲到、早退或請假是否扣薪,是雇主願不願意優於法律給與勞工薪資,屬於雇主可以自行決定的事情
  2. 法律並沒有命令雇主,當勞工遲到、請假時一定要扣薪
  3. 出勤紀錄的存在的目則是確保雇主「有發給勞工加班費」

綜上,兩者實際上毫無相關,因此法官對雇主的抗辯做出以下回應:

  • 臺北高等行政法院 109 年度訴字第 490 號判決

「參照勞動基準法第23條第1項、第30條第5項上開立法理由可知,雇主依法負有提供其僱用勞工工資各項目計算方式明細義務、亦負有備置其僱用勞工之工出勤紀錄,並保存五年之義務。且上開義務屬『強行規範』不得以約定方式免除,且違反上開義務,主管機關自應依法裁處。」 

簡單說,出勤紀錄的存在目的就是為了確保工資(加班費)有無短發,且屬於法律強制規定,只要未依法製作、留存,就屬於違法而應受到懲罰

三、實務中常見雇主無法置備出勤紀錄之說詞

除了前面「人性化管理」以外,實務中還有一些常見的託辭,然而還是一句話,勞動基準法課雇主履行特定義務的公法,既然勞基法對於出勤記錄沒有例外地排除但書,那麼雇主的理由如何,自然都不能作為抗辯(不受處罰)的依據。

(一) 員工不願意配合打卡,所以沒辦法打卡?

這說法非常常見,但我往往會提出一些直擊雇主靈魂的提問:

「員工說上班就上班、想休息就休息,你能不能接受?」

「如果員工只想以自己的方式工作,你能不能接受?」

勞動契約的特性在於「從屬性」,即勞工有義務配合雇主合理的指揮監督管理,不能自行決定勞務提供的方式,不能違反公司職場的秩序;若勞工拒絕配合公司合理的制度、破壞秩序,則雇主有權利可以懲戒勞工,應該沒有雇主可以忍受勞工可以隨意的不遵守公司制度吧,既然如此未甚麼在「打卡」這件事情上,雇主就願意退讓?

因此,勞工不願意配合打卡,其解決方式很簡單:

  1. 公司自行記錄勞工出勤時間-先履行雇主義務
  2. 面談勞工-要求勞工配合公司制度
  3. 懲處勞工-對於違規予以適當懲戒
  4. 屢勸不聽,減扣考績、影響獎金-如果公司有相關獎金
  5. 持續違規,依資遣流程辦理資遣-得以勞基法第11條第5款為終止契約事由

置備出勤確實是雇主的義務,但除非公司有直接利用門禁配合相關系統,否則依常情而言,雇主顯然很難自行、完整地記錄所有勞工的出勤狀況,因此雇主要求勞工協助完成相關義務,屬於合理的行使指揮監督權利,若勞工拒絕配合雇主的指揮監督、履行該協力義務,雇主當然可以因此進行懲戒。

承接前段的說法,我通常對於此類雇主會有以下回應:「雇主棄置管理權力≠有利於勞工,只是單純雇主怠於管理。」

不過還是要注意一個重點,員工沒有配合製作出勤記錄,雇主固然可以予以適當懲戒,但不代表可以直接認定勞工曠職未到而不發給薪資,畢竟主要義務還是雇主,且勞工有沒出勤、出勤狀況如何,雇主有許多辦法可以確認、不可能不知道。 

(二)員工為外勤工作,沒有辦法打卡?

這話放在十幾年前或許還情有可言,但如今滿天都是飛機啊,滿街都是電腦啊!沒人說「打卡」就一定要傳統的紙本、打卡鐘,姑且不論手機打卡APP系統(畢竟要花錢),免費的通訊軟體大家都有吧。

  • 行政院勞工委員會101年05月30日勞動2字第1010066129號:

「另,該法施行細則第7條規定,勞工工作開始及終止之時間、休息時間及輪班制之換班等有關事項應於勞動契約中約定。至有關工時記載之載具及形式為何可由勞資雙方自行約定。」

出勤紀錄的形式並無固定形式,但凡可確定勞工工作時間的方式,都足以作為出勤紀錄,簡單創建一個「上班簽到、退群組」,勞工只要開始工作的後在群組喊聲到、停止工作的時候喊掰掰,公司再定期彙整成書面留存,事實上也足以作為出勤記錄了。

 還是那句,出勤紀錄的重點在於「確保勞工加班費請求權」,因此重點僅在確定勞工的出勤狀況即可,至於載體是甚麼則非所問,如以下指導原則:

  • 勞工在事業場所外工作時間指導原則:

「在外工作勞工之工作時間紀錄方式,非僅以事業單位之簽到簿或出勤卡為限,可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載,例如:行車紀錄器、GPS 紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、 客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具,於接受勞動檢查時,並應提出書面紀錄。」

重點:受勞檢時需提出書面記錄,因此公司應定期彙整紀錄

四、小結

覺得文章、推論太長,字太多、懶得看、只想知道結論:

  1. 置備出勤紀錄是雇主義務,可以要求勞工協助配合,雇主也能自行記錄
  2. 出勤記錄若是由雇主自行製作,應定期使勞工簽名確認       
  3. 若要求員工配合製作出勤紀錄,員工應配合;拒不配合者,雇主可以懲戒
  4. 即使勞工未協助製作出勤紀錄,也不能直接以曠職、未到論處
  5. 出勤記錄存在的目的,是為了確保勞工的工資債權,因此需留存五年
  6. 出勤記錄並沒有格式、形式與載體的限制,能確認勞工出勤狀況即可
  7. 出勤記錄需要以「分鐘」為單位
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勞動法其實是相對平易近人的法律,沒有太多艱澀的文字。我個人深信只要花點時間累積與學習,其實一般民眾(不管你是勞工、雇主或人資)都能妥善地處理多數狀況。勞資爭議的發生確實難以避免,但只要事前將相關概念了解清楚、處理時妥適援引法律規範進行風險管理,事後大多能將爭議較完整地處理。
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