【文創漫談】主動積極改善問題 | 職場觀點

做事的原則

在職場中，一切按規定作業，遇到問題要及時反應，有意見要提出，這是做事的原則。與其一味地抱怨，不如積極地尋求解決方案。以下就是曾經碰過的案例。

矛盾案例

Sara和Chris之間的矛盾主要體現在工作流程方面。Sara認為Chris的工作效率低，經常延誤關帳時間，導致她自己也要加班。Chris則認為SAP系統難懂，需要花時間核對資料。Chris前幾任也反應相同的問題，並且都因為這個問題，而做不下去離職。

建立工作流程

如果Sara能夠站在Chris的角度，幫助她建立工作流程，並與Chris的角度討論，共同建立這一部分的工作模式，何時關帳？關帳需要提供什麼報表？若提供不了要怎麼辦？誰能夠提供解決？一起建立一套SOP，那麼問題就可能迎刃而解。具體來說，Sara可以採取以下措施。

了解工作內容

了解Chris的工作內容和流程，與Chris進行深入溝通，了解她的工作內容和流程。詢問她在工作中遇到的困難和問題。梳理工作流程，找出問題所在。問題是出在人的身上還是在制度面或者是作業流程有卡頓的地方。

找出問題和不足

根據對Chris工作的了解，梳理她的工作流程。找出流程中存在的問題和不足。優化工作流程，提高效率。例如要求電腦部門專門為這一部分設立一次報表，這樣就大量減少調整報表、整理報表、製作報表的時間。這樣可以提升雙方效率。

優化建議

針對流程中的問題，提出優化建議。與Chris和業管討論優化方案，並形成共識。建立流程標準，規範操作。優化的時間可以作為雙方工作的成效，也可以減輕雙方工作的負擔。以及消除為此事的摩擦。

形成書面文件

將優化後的流程進行標準化，形成書面文件。對Chris進行流程培訓，確保她能夠熟練掌握和應用。這樣最大的好處是Sara不用一再訓練不斷更換前置作業人員(Chris離職)，避免了重新教導，一再重複產生同樣錯誤的事情發生。

讓上級了解

通過以上措施，Sara可以幫助Chris提高工作效率，減少工作中的錯誤和延誤。當然做這些事情之前，要讓上級了解問題發生的原因，及對問題的建議，並且和回報改善後的成果。藉此，Sara也將展示出自己的解決問題的能力，對自己的職涯發展會有益。

可以只做好自己的工作

在職場中，Sara當然可以只做好自己財務會計的工作，都不去管前端業務發生什麼問題。但回過頭想，因為前端業務發生的問題而永遠影響自己，事實上並沒有太多的好處。或許前端業務對什麼叫"關帳"一點概念都沒有，所以他也無從了解，他帶給你的困擾跟麻煩。所以還是學會換位思考，站在對方的角度看待問題。如果Sara能夠理解Chris工作中的難處，那麼她就不會那麼容易生氣。

積極主動換位思考

總而言之，在職場中，我們要積極主動，遇到問題要及時反應，有意見要提出。與其一味地抱怨，不如積極地尋求解決方案。同時，我們也要學會換位思考，站在對方的角度看待問題，這樣才能更好地與他人合作，取得成功。