在職場叢林中,身為主管真的不容易。除了要應付上級的各種要求,還得面對部屬的千奇百怪。其中最讓人頭痛的,莫過於那些總是推卸工作的部屬了。每次交代事情,他們總有一百個理由說不行,讓人不禁想問:「到底是誰在管誰啊?」
小美是一家新創公司的專案經理,手下帶著五個人。本來以為終於熬出頭當上主管了,沒想到卻碰到了一個超級難搞的部屬 - 阿德。
阿德看起來人模人樣的,笑起來還挺親切,但每次交辦工作給他,他總是有說不完的理由。「欸~這個我不太會耶!」、「哎呀~我最近真的很忙欸!」、「這個很難吧?我怕我做不好...」,諸如此類的話,小美已經快要背起來了。
有一次,公司接了一個很重要的案子,時程非常緊迫。小美把工作分配下去,結果阿德又開始了他的推託戲碼。「經理啊,這個案子真的很難,我怕我做不來...」小美聽了都快翻白眼了,心想:「拜託,我們公司就你最資深了,你會做不來?」
但小美還是耐著性子跟阿德溝通,沒想到阿德居然說:「要不然這樣好了,我先做個企劃書,你看過沒問題再繼續做?」小美一聽就知道,這傢伙又在拖時間了。但為了案子順利進行,她只好同意。
結果呢?阿德拖了整整一個星期才交出企劃書,而且內容粗糙得不像話。小美看了差點沒氣昏過去,只好自己加班趕工,好不容易才在期限內完成案子。這一折騰,搞得小美身心俱疲,都快要懷疑人生了。
小美的故事,相信很多主管都有共鳴。在職場中,總有那麼幾個特別會推託的部屬,讓人不知該如何是好。但其實,這種情況並非無法改善。以下幾個小撇步,或許能幫助主管們化解這種困境:
1. 了解背後原因:部屬推託工作,可能是因為能力不足、缺乏自信,或是工作動機低落。找出真正的原因,才能對症下藥。
2. 明確訂立目標:給予清楚的工作目標和期限,讓部屬無法找藉口推託。可以使用SMART原則(具體、可衡量、可達成、相關、有時限)來設定目標。
3. 分階段追蹤:將大型任務拆解成小段落,定期追蹤進度。這樣不僅能及早發現問題,也能讓部屬感受到壓力,不敢怠慢。
4. 建立獎懲制度:完成任務的獎勵和未完成的懲罰要明確,讓部屬知道推託工作的後果。
5. 提供必要資源:確保部屬有足夠的資源和支援來完成任務。有時候,推託可能是因為真的遇到了困難。
6. 培養能力:如果是因為能力不足而推託,可以安排培訓或指派mentor協助。
7. 以身作則:主管自己要做好示範,不要輕易推託上級交辦的工作。
8. 建立信任關係:多與部屬溝通,了解他們的想法和困難。有時候,一個真誠的談話可以解決很多問題。
9. 適度授權:給予部屬一定的自主權,讓他們感受到被信任,進而提高工作動機。
10. 及時反饋:無論是做得好還是不好,都要及時給予反饋。正面鼓勵可以提升自信,負面反饋則能及時糾正。
回到小美的故事,如果她能夠運用這些技巧,情況可能就會大不相同。比如,她可以這樣做:
首先,私下找阿德談談,了解他為什麼總是推託工作。也許他是對自己的能力沒信心,或是對公司有什麼不滿。
接著,針對這個重要案子,小美可以將工作明確分段,每個階段都設定清楚的目標和期限。同時,她可以安排每天或每週的簡短會議,追蹤進度。
再來,小美可以告訴阿德,如果他能按時完成高品質的工作,公司會考慮給予獎金或是升遷機會。相反,如果無法達成目標,可能會影響到年終考核。
此外,小美也可以指派一位經驗豐富的同事作為阿德的mentor,協助他解決工作中遇到的問題。這不僅能提升阿德的能力,也能增加他的自信。
最後,小美要記得肯定阿德的每一個進步,哪怕是小小的成就。正面鼓勵往往能激發人的潛能。
經過這一系列的調整,相信阿德的工作態度會有明顯改善。即使他還是會有推託的時候,情況也會比以前好得多。
對於所有正在為部屬推託工作而困擾的主管們,請記住:這是一個需要時間和耐心的過程。不要期待一夜之間就能看到巨大的改變。持續運用這些技巧,保持耐心和信心,終究會看到成效的。
最重要的是,主管要相信每個人都有成長的可能。也許今天愛推託的阿德,經過適當的引導和培養,明天就可能成為公司的得力助手。畢竟,一個好的主管,不僅要會分派工作,更要有能力激發部屬的潛能。
所以,與其整天為部屬推託工作而煩惱,不如把精力放在如何引導他們成長上。相信只要方法對了,再難搞的部屬也能變成好幫手。加油!你一定可以的!
