離開公司體制後就幾乎沒有機會上台做簡報, 這週應一間國際學校的邀請, 到校跟學生們介紹「職涯諮詢」這份工作, 是三十分鐘的英文簡報和問答。結束後, 有種剛做完一件喜歡的事那種愉悅感。過去曾經在《內向者怎麼在職場上求表現?》這篇文章提到自己是一個標準的I人, 對著大眾說話這件事一直都讓我感到有壓力, 但在近二十年的行銷工作中, 上台簡報幾乎是日常, 每天的工作行程裡一定包含著大大小小的簡報機會, 從各種小團體的會議、跨部門的月度會議, 到各種跨國的主題會議及工作坊、跟亞太區主管的年度計畫報告, 以及總公司高層到訪的市場報告。在一年又一年的訓練中, 這件在職涯初期最害怕的事變成了最喜歡的工作內容之一, 也是在公司工作期間最被主管們認可的能力之一。需要上台簡報的時候我仍然覺得有壓力, 但因為找到了適合I人的準備方式, 我可以頂住壓力自信的上台。
1.超前且過度的準備
在所有的工作項目中, 上台講話相關的事是最讓我感到有壓力的。因此, 我幾乎都是在知道需要上台簡報的第一時間點就開始準備, 不管簡報日期近還是遠。通常我會運用前置準備時間的1/3做好簡報內容初稿, 接著用後面2/3的時間做口頭練習。這代表如果有兩週共十個工作天的準備時間, 我會在前三天就做完簡報內容, 然後在後面的七天裡每天都安排時段把簡報從頭到尾說一次。對我來說, 口頭練習不僅是幫助自己熟悉簡報內容的方式, 更重要的是透過口說重新檢視每張簡報間的鋪陳和邏輯, 往往在做簡報時沒感覺, 但因為實際講起來不順暢, 才發現簡報的內容需要再補充, 或是順序需要做調整。經過多次的演練和邏輯審視, 在上台簡報的那一天, 我才能處在信心滿滿的狀態, 因爲整體邏輯已經審視多次、堅不可摧; 因為整份簡報我都倒背如流了, 不管在台上多緊張, 都能好好說完。由於已經有了「不管怎麼樣都不會太差」的安全感, 上台後反而更能輕鬆發揮, 而不只是呆呆地把內容背出來。我知道跟別人相比, 這樣的前置準備非常過度, 很多同事幾乎是在要站起來開始報告的前一刻才完成簡報內容。但對不擅長臨場發揮的I人來說, 充分準備的安全感反而能讓自己在台上更從容。
2.充足的心裡預演
在做簡報口說練習的那幾天裡, 除了安排的練習時段之外, 我還會常常在腦海裡預演當天的流程--上台、開場、進入內容、中間可能有的提問、結尾、最後可能有的提問、下台, 在不看著簡報檔案的時候從頭到尾把過程想過幾次。這個做法不僅幫助我增加對簡報內容的掌握度, 在不看簡報的時候也能講完所有的內容, 更能在預演時以旁觀者的眼光來看, 確認想傳達的訊息對與會者來說夠清楚, 再進一步預想哪些內容可能會讓他們提出疑問, 自己先做好應答的準備。在正式上台前, 整個過程已經在我腦海裡順利的進行過好幾次了, 心理的壓力就會降低。
3.收集情報
通常在開始準備簡報前就會知道有哪些與會者以及簡報的目的是什麼, 因此簡報的內容一定已經考慮到與會人士的需求。如果上台前有幾場類似的會議, 我會進一步詢問之前幾個場次的與會者以獲得更多情報—當時討論了什麼、每位與會者關注的是哪些部分、提出哪些問題等。如果有不在預期內的狀況, 還有機會做最後補強。
4.提前熟悉場地
如果情況允許, 我會在簡報當天提早到會議場地熟悉設備以及桌椅的相對位子, 確認簡報檔案和投影設備是相容的、現場有手持簡報切換器還是需要手動按電腦、用麥克風還是自己口說放大音量, 最重要的是實際站在等一下的簡報位子提前感受當台下坐滿人之後是什麼感覺。
5.改寫自我暗示
即使前置做了這麼多準備, 在上台的前一刻標準的I人還是會覺得坐立難安、緊張感爆表。忘了在哪裡看到的, 但自己實際試用後覺得很有幫助的一個做法是改寫自我暗示。當緊張感上來的時候, 在心裡告訴自己: 「現在這個感覺不是緊張, 是很期待、很興奮, 因為自己都做好了所有的準備。」跟緊張這個感受拉開距離, 心情也會安定很多。
對外向者來說, 也許前一天開始想明天上台簡報要說什麼就很足夠。但對我這種標準的內向者來說, 充分準備後的安全感非常重要。我知道自己對於上台、在大眾面前講話會有心理壓力, 我也知道自己通常需要多一點的時間理清邏輯脈絡, 因此我會選擇在事前做非常多的準備, 確保自己能穩定的產出好表現。當然, 有其他人能用更輕鬆方式來面對上台簡報這件事, 但這不適合我。不管在職場上還是生活上, 我都覺得了解自己是一件很重要的事。知道自己有什麼樣的特性, 才能找到幫助自己克服挑戰的方式。
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Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場。目前從事職涯規劃、履歷、面試等求職技巧諮詢以及職場文章創作工作。職場文章散見於104人力銀行、1111人力銀行、商業周刊以及Cheers雜誌等媒體平台。Email聯繫:cindy.career520@gmail.com
