國外業務的生存法則：多通訊工具管理與 Todoist 使用心得
身為業務，如何高效管理多國客戶的溝通需求？
作為一名國外業務，經常需要與不同地區的客戶以及公司內部進行溝通。由於大部分時間不在辦公室，主要依靠即時通訊軟體來處理工作。每個國家的客戶和每間公司的習慣不同，因此同時使用五六種溝通工具是常有的事。
以我為例，目前使用的即時通訊工具包括：
- Line：常用於與台灣、泰國客戶溝通
- WeChat：適用於中國、馬來西亞客戶
- WhatsApp：主要用於新加坡、印度以及歐美客戶
- Zalo：越南客戶的首選工具
- DingTalk：公司內部通訊工具，類似 Microsoft Teams 或 Slack
- Email：最基本的溝通渠道
當每個客戶和同事使用的通訊軟體都不一樣時，訊息會從四面八方湧入。如果沒有妥善管理，很容易忘記某件事是通過哪個軟體接收的，或者需要通過哪個軟體回覆，可能會錯過回覆時間，甚至導致客戶或是同事的抱怨。
解決心智負擔的秘訣：記下每一件事，讓大腦更輕鬆
"Your mind is for having ideas, not holding them."--- David Allen
大腦是非常有價值的生產力工具，應該用來創造價值，而非記憶瑣事。我們常高估自己的記性，覺得可以記住某件事，但結果往往是忘記做，或者漏掉細節。
舉例來說，老婆可能請你回家順路買一罐高大鮮奶，如果沒記下來，不是忘記買，就是買成了林鳳營，回家後免不了被罵。
此外，當你一直記得某件事情未完成時，大腦的「記憶體」就被佔用了，無法專心處理其他事情。例如以我來說，當我心裡惦記著明天要做某件事情的時候，常常會覺得心裡有罣礙沒辦法專心做其他事情，或是覺得哪裡怪怪的。
最好的解決方法就是立即記下來。
以前沒有數位工具時，大多數人用紙筆記錄。但現在手機普及，使用手機 App 記錄更有效率，還能方便地搜尋之前的紀錄，也可以避免紙本遺失的困擾。每當我想到要做什麼事時，會馬上拿起手機紀錄下來，腦袋就瞬間清空，不再擔心忘記去做或搞錯細節，也減少了被老婆罵或被老闆批評的機率。
為什麼我選擇 Todoist 作為日常管理工具
手機上有各式各樣的 Todo App，iPhone 使用者可能會直接用備忘錄打勾勾或內建的 Reminder。我自己試過許多不同的 App，例如 iPhone Reminders、Microsoft To-Do、Google Tasks、Google Keep、Sorted，最後選擇了 Todoist，主要的原因有：
- 跨平台使用
我的手機是 iPhone，個人電腦是 MacBook，而公司提供的電腦是 Windows，因此跨平台的支援對我來說非常重要。Todoist 支援 Windows、macOS、iOS 和 Web，不管我在哪個工具都可以使用。如果是只能在 Apple 生態系使用的 App，就沒辦法完全符合我的需求。
在不同平台都可以使用 Todoist
- 流暢性與快速同步
因為我工作的特性，常常需要在手機上記錄任務，並迅速在電腦上處理。因此，手機的操作順暢度以及同步速度對我來說是很重要的。之前試過許多 App，有的需要一點時間才能同步，甚至有的會遺漏內容，這些困擾至少目前我在 Todoist 上沒有遇到。
- 自然語言支援
Todoist 的自然語言功能讓新增任務變得簡單。例如，我可以輸入「星期三打電話給媽媽」，App 就會自動把這個任務新增到星期三的時間當中。不過需要注意的是，這項功能與 App 的語言設定有關。如果 App 語言設定為英文，輸入中文的時間就無法識別。
系統會自行辨識時間，並在相應的時間新增任務
如果是英文介面，只有英文的時間可以辨識
我的 Todoist 使用情境：標籤與專案讓工作更有條理
除了基本功能外，Todoist 的 Label 和 Project 是我最常用的功能：
- Label（標籤）：我把常用的通訊軟體設置為標籤，例如需要用 Line 回覆客戶報價時，會在任務上加上 Line 的標籤，這樣就可以知道到時候應該打開哪個通訊軟體來做回覆，減少打開不同軟體還找不到對話的狀況
我的 Label 的設定是常用的通訊軟體
- Project（專案）：我把 Project 當作資料夾的概念在使用將任務分為不同的類別，例如說這個任務是屬於我的工作，我就會加入 Work 這個 Project 裡面。除了工作以外，我也用 Todoist 管理我自己的生活，例如說需要提醒繳費的，我會設定循環任務，把他放在我在 Payment Project 裡面。在一個 Project 裡面，可以再設定不同 Section 去做更細部的分類的，讓你的專案任務看起來更有條理一點。免費版的用戶可以建立五個 Project，對我來說蠻夠用的。如果有需要更多的選擇，可以考慮付費的方案。
Project 類似我的資料夾，分類不同的任務，免費版只有五個 Projects 的額度
Project 裡面可以設定不同的 Section，做更細部的分類
新增任務時，我會透過 @ 快速選擇 Label，或用 # 選擇 Project，讓任務在新增時就自動歸類。這樣可以避免事後整理，減少管理的負擔。
可以透過 # 來快速新增到 Project，透過 @ 來加上對應的 Label
除了這些功能之外，也可以針對任務的內容在 Description 做更詳細的說明，在 Comment 的地方可以上傳照片或是檔案，以及根據任務的重要程度去選擇 P1~P4，讓最重要的任務可以凸顯出來。
當然，有記下來才是最重要的。如果在新增的時候有一堆的設定，一來是錯過了時間，二來也會減少自己的持之以恆的毅力，因此要根據自己的使用習慣去做微調，符合自己的使用習慣才能持續下去。
適合自己的才是最好的工具：專案管理軟體 VS Todo App
在研究 Todo App 的時候，我也使用過專案管理軟體例如 Asana、ClickUp，用起來感覺自己很像是在科技業工作的人士。但是這些專案軟體的初衷是讓團隊能夠協作，在團隊成員一起使用的狀況下可以發揮他最大的價值。但在傳產中，大部分人對數位工具接受度不高，很難發揮這些工具的潛力。再加上我業務工作性質，很多事情比較像是訂單 base，因此在試過之後，還是回歸 Todoist 加上筆記軟體的組合，最適合我的使用情況。
市面上的軟體百百種，沒有所謂最好的軟體，只有最適合自己使用情況的軟體。一個軟體設計得再好，自己用不習慣就沒用。如同前面所提到的，能夠記下來才是最重要的。目前使用 Todoist 的這段期間，很符合我的工作狀況，也確實提升我的生產力，最大化我的時間使用效率。如果你也被工作和生活的各種事輪流轟炸，或許可以嘗試看看 Todo App 讓你的生活更井然有序。
