📌「管理不是提醒更多，而是讓對的事情變簡單。」——阿祥 Sean
讓流程變簡單，行為自然發生。
這句話，是我在一次把自己設定成習慣養成教練，深深體會到的。
事情是這樣發生的——朋友在科技業擔任基層主管，部門每月需要向高層報告月報📊，照理說這應該是個熟悉不過的流程。
但隨著專案越來越忙🏃♂️，團隊準備月報的時間只剩下會前會的半天。
這期間，大家不只要對焦內容，還得更新自己上期的待辦進度，把事情理清楚。
朋友很努力維持這個節奏，每週在群組裡提醒大家記得更新會議紀錄🔄， 到了會前會當天🔄、週五下班前🔄，他甚至再三叮囑🔄。 但每次到了周日晚上，打開文件，總是看到超過一半的進度欄位是空白的。
「提醒了這麼多次，為什麼還是不做？」
這是朋友心裡的疑問，也可能是很多主管在類似情境下的無奈。
最後，只好靠週一一早的最後通牒⏰，讓大家在正式報告前手忙腳亂補齊，勉強避免了開天窗。
但這樣的做法，讓團隊消耗了不必要的心力，朋友自己也感到挫敗。
問題不在於提醒，而在於行為設計🧠
朋友跑來找我聊這件事，問我：「你不是最近在研究習慣養成嗎？幫我想個辦法。」
身為一個半路出家的習慣教練，我發現身邊有這類困擾的朋友不少。但當我聽到他一週提醒三次，還是在週日晚上發現紀錄沒更新時，我便問了他一句：🤔
「你覺得，是他們不想做，還是做起來太麻煩？」
這讓他愣了一下💭。「應該不是不想做，大家都不想讓月報出問題吧。」
這時，我就把那個經典的行為模型搬出來了：
B（行為） = M（動機） × A（能力） × P（提示）
—— 來自行為科學家 B.J. Fogg
我跟他分析：
你的提醒已經夠多，提示不缺。 動機應該也在，因為大家不想被點名。 那麼，問題應該出在「能力」。但這裡的能力，不是會不會填，而是🧩——填寫進度這件事，對他們來說「太麻煩」了。
降低行為門檻🚪：先從「能力」著手
這裡，我開始扮演習慣教練的角色，一起拆解他的流程：
「如果填寫進度太麻煩，那要不要試試，讓這件事更簡單一點？」
於是我們一起討論，決定改變兩個地方🛠️：
- 在提醒訊息裡直接附上會議紀錄的超連結🔗
減少搜尋文件、打開頁面、定位位置的摩擦感。 - 把進度更新納入會前會流程
讓「更新進度」變成會議的一部分，進行討論前，先完成填寫。
透過這樣的調整，填寫行為從「需要動機推動」變成「流程的一環」。
🤖自動化流程：把提示變成系統自動完成
但我也知道，流程如果只靠主管自己記得去提醒，很容易又回到老問題。
所以，我提議：「這個你可以讓工具幫忙，做個自動提醒。」
我們一起設計了一套Power Automate 流程，搭配 ChatGPT 幫忙釐清邏輯：
- 會前會前一天，系統自動發送提醒訊息，附上會議紀錄連結
- 會前會時，再提醒主管與會時檢查大家是否更新完成
ChatGPT 協助設計出整個流程，包括連接 Outlook 行事曆📅、判斷正確的時間點、並將訊息發送到指定群組。
朋友經過幾次測試，終於讓這套流程穩定運作🔄，從此不再需要自己記得每次都去敲提醒。
🤝行為之外，還有信任：一分鐘檢討的力量
但事情到這裡，還沒結束。
朋友問我：「這樣設計好流程，夠了嗎？」
「流程能解決行為，但信任還是要用對話💭去建立。」
我建議他，可以用《主管這樣帶人就對了》裡的「絕對責任」概念，帶團隊檢討這件事，並且扮演《一分鐘經理》的角色運用一分鐘檢討。📝
延伸閱讀: 誰說領導不能學？從戰場到職場，這本書教我放下自尊、搞定任務
他在會議上，先承認自己在管理設計上有需要改進的地方， 再邀請團隊一起討論，看看怎麼讓流程變得更順暢。
這樣的開場，讓團隊放下了防備，專注在流程本身的改善上。
最終，團隊不只認同這套自動化提醒，還讓其中一位成員負責未來的維運， 從被動執行，變成主動參與流程設計的一環。
習慣的背後🌱，是設計，而非意志力
這次陪朋友一起設計流程的經驗，讓我再次體會到：
- 行為模型提醒我們：行為不發生，未必是動機不足，而是行動門檻太高。
- 自動化工具讓流程成為系統的一部分，降低主管負擔。
- 管理心法讓團隊從「被要求」到「一起參與設計」，建立起信任感。
這些環節缺一不可。🎯
如果你也在推動類似的團隊流程，或在習慣養成的路上遇到卡關，不妨試試從降低行動門檻，設計一條好走的路開始。
歡迎在留言區分享你的經驗，或聊聊你是怎麼讓好習慣自然發生的。
改變不是孤軍奮戰，而是一起走出來的路
