關於業務助理「Sales Operation」#4-專案導入

更新 發佈閱讀 3 分鐘

再來就是流程改善導入新的系統導入Business intelligence 等大大小小專案。因為整個銷售流程真的是包山包海,這些銷售資料又會是影響財報的重要資訊,因此Sales Operation 很常會被要求加入各式各樣的專案,無論是業務內部還是跨部門都會遇到。依每個公司和專案大小而異,有些是主管主導、有些是主管或指定資深人員加入。

如果是基層人員,當然在每天daily operation 已經夠忙了,卻因為加入專案、時不時就被迫插入這些專案的提案、測試、和IT人員開會(我真心覺得和印度IT開會很累),然後再重複繼續測試,加入幾次就會怕了(哈)🥹

但同時在導入的過程中、會(被逼迫)停下來思考,這些每天重複的理所當然的動作中,有沒有哪些細節其實沒有真正了解,為何當時會訂下這樣的流程(歷史背景),哪些不順的地方可以在新平台優化,有哪些重複過時的作法可以刪除簡化;我也遇過總公司要求全球全面導入,這樣的廣度更大、也會有機會聽聽其世界各地公司不同的運作模式。

加入專案的時候,也常常是一邊抱怨一邊撐著做平常的事情,但做完後、還是覺得有這個機會很好。開了新專案導入新系統,表示是公司編了預算願意出錢,中小型公司不一定有這些資源。而且如果公司願意在第一時間讓使用者參與專案,也代表在測試期間,我們各地基層的聲音有機會被聽見、甚至客製化系統:

台灣科技業太強了,可以想像這個生態系上游下游有多少台灣公司....拿發票來舉例,國外廠商或客戶都是拿Billing 和 Shipping Invoice ,而台灣公司要統一開發票才可以請款,但這三種Invoice上載明細項和要求其實並不一致...如果分批出貨要怎麼請款呢?依照原始訂單格式還是依照自己公司出貨的批次呢?如果是習慣月結的客戶要怎麼處理呢? 尾款的驗收條件是否會影響發票開立?

如果有機會在導入時提前建置合適當地使用的介面,真的會比事後編預算等時間再追加導入來的好。加上有了這些專案導入經驗,未來都是個人履歷上的資產、可以實際分享的專案經驗,我深深覺得這些經歷對我後來的轉換職涯面試,真的提供很大的助益和影響。



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