你是否曾有過這樣的時刻？
- 靈光一現的絕妙想法，事後卻怎麼也想不起來？
- 花了大量時間教導同事或下屬，對方卻還是無法掌握你的「眉角」？
- 面對複雜決策時，感覺心裡有把尺，卻說不清衡量標準是什麼？
這些，都是你寶貴的「隱性知識」正在流失的訊號。它們是你經驗的結晶，卻因為無法被系統化記錄，而隨著時間被遺忘。
這篇文章的目的，是幫助你掌握一項關鍵技能：將無形的隱性知識，轉化為可傳承的核心資產。從知識管理的角度而言，「收集」是這一切的起點，而其中最寶貴、也最易流失的，正是你個人的隱性知識。我將分享一套親身實踐的方法，終結經驗的浪費，幫助你系統化地收集這些經驗碎片，並建立能持續運用的知識資產。
本篇適合誰？
- 知識工作者 - 需要系統化整理經驗與專業知識
- 團隊管理者 - 想要建立可傳承的團隊SOP
- 內容創作者 - 挖掘隱性知識轉化為創作素材
- 學習愛好者 - 希望高效記錄與內化學習內容
- 自我成長者 - 透過情緒記錄提升自我覺察能力
- AI應用實踐者 - 想用AI輔助知識整理與管理
認識你的記錄類型
在開始記錄之前，先了解自己屬於哪種類型。
第一種人已經很明確知道什麼東西有價值，對自己有價值、對別人有價值。這種人的做法很簡單：當你意識到正在講有價值的東西時就錄音，轉出逐字稿，整理後餵給AI。
第二種人則不太確定自己說的什麼有價值。有些人不確定，有些人甚至不知道自己不知道。他們沒有「隱性知識」這個概念，不知道自己現在說的其實有價值，不管是對自己還是對別人。他們可能覺得只是在交代事情，沒意識到自己正在表達的就是價值判斷、價值觀、原則、經驗、判斷標準。
從行為開始記錄
如果你不確定什麼有價值，我的建議是：從行為來看。
當你在交代別人做事、訓練別人、教助理的時候就錄音。因為可以教人的東西，也可以教AI。很多時候，那些原則判斷，不是動手操作的技能，都可以教給AI。這是最簡單、最直接的開始方式。
錄音完之後呢?讓AI幫你整理成操作手冊
很多人錄完音、轉成逐字稿之後就卡住了，不知道怎麼整理。其實這時候就可以讓AI幫你把逐字稿轉換成任務手冊。
我會這樣跟AI說：
這是我在交代工作時的完整對話逐字稿。
請幫我依照以下原則整理：
1. 判斷標準：什麼情況下該怎麼做？
2. 執行步驟：每個步驟要注意什麼？
3. 決策邏輯：我是基於什麼考量做判斷的？
4. 應對方式：遇到不同狀況時該怎麼處理？
請整理成讓新人或AI都能照著做的任務手冊，包含判斷標準、執行步驟等完整SOP
持續的修正：
重點是：不求做到100分，先追求快速建立一個能達到60分的基礎版本。 AI生成出來之後，你再動手修改，這本身已經省下了從零開始的大量時間。
而修改的過程，正是優化的核心：請務必將你覺得不滿意、不精準的地方記錄下來——這些就是最寶貴的「修正用提示詞」。
例如：
- “這個步驟的順序不符合實際操作邏輯，應該先A後B。”
- “這裡的語氣太生硬，請改得更幽默一點。（最好實際示範幽默的口吻）。”
- “漏掉了我常提到的一個例外情況，當XX發生時，應該YY。”
持續地用這些具體的反饋去「培訓」AI，下一次它就能產出更接近你思維的版本。這樣一來，你的經驗和判斷標準，就變成一個能夠持續進化的知識系統。建立習慣性記錄系統。
建立習慣性記錄系統
更深層次的做法是養成習慣性記錄。我現在很多時候都會記錄，開會記錄、上課也記錄。但老實說，詳細整理很耗時間，所以我會評估這個內容值不值得花時間整理。
我的做法是：只要沒有禁止錄音，我就先錄音(見附註)。錄音檔不大，我會先簡單標註日期和大概內容，需要時再找。錄音後，我會評估有沒有價值。聽完覺得很棒、值得整理的就整理;有些籌備會議沒下文的就不用整理。但有些討論過了一兩個月發現真的可以執行，那時候再回來整理。
如果過一兩個月都沒下文，就可以刪掉，因為真的要做一定會重新討論。這樣的系統讓我既不會錯過重要內容，也不會被整理工作壓垮。
情緒日記的重要性
前面講的都是可以用理智判斷的東西，但還有一種情況是：我真的不知道什麼重要。那就不要去想，去感覺，什麼最能觸動你的情緒，就把它記下來。
我後來發現這很重要。讓你開心或不開心的東西，都要記錄、觀察。講句實在話，如果這件事你真的不喜歡，你很難做長久，很難做到頂尖，很難全心投入。真的要能夠喜歡，你才有辦法長久持續堅持下去，並且做到一定的深度。
這裡要特別提醒一點：不要以為每天發臉書就是在記錄。
我遇過有人說他每天都有在寫發文，以為這樣就是記錄了。但我看了他的發文後說：你只記表面的東西，只記可以公開給別人看的。很多核心判斷沒寫進去，很多真實感受沒寫進去。
你真實內心的想法、批判、吃的悶虧、抱怨都不會寫進去，但這些反而可能是很關鍵的內容。所以公開發文絕對不等於真正的記錄。
每日記錄的具體實踐
我現在學到一個非常具體的做法，實踐過後發現真的很有用。
每天記錄三件讓你覺得開心的事，可能是感恩、感謝別人，或是你完成了一個小成就。然後再想一件你覺得還可以更好的事。就這麼簡單。
我曾今因為持續記錄兩三個月，發現了一件重要的事：
某段時間，我壓力一直很大，覺得諸事不順。直到某天我重讀這段時間的日記，才驚覺：我以為讓我崩潰的是各種不同的事，但往前推一天，幾乎都能看到同一件事的影子。
那件事發生當下，我往往沒有太大感覺。但它會在我心裡埋下一顆不定時炸彈，隔天只要再遇到一點小狀況，我就會瞬間崩潰。那些後來的小事，不過是壓垮駱駝的最後一根稻草。
長期記錄讓我看清：這件事的真實成本遠超過我的認知。當我把情緒成本、內耗時間、注意力損耗全部算進去，才發現它帶來的焦慮有多深，而我需要多長時間才能平復、重新專注。
這就是情緒日記最珍貴的價值：它讓你看見那些隱藏的模式，那些當下覺得「沒什麼」、事後卻發現「影響深遠」的事。
開始你的記錄習慣
整理一下這份使用手冊的核心步驟：
第一步：認識自己屬於哪種記錄類型，找到適合的起點。
第二步：從最簡單的行為開始，教人的時候就錄音。
第三步：用AI幫你把逐字稿整理成操作手冊，讓經驗變成可重複使用的內容。
第四步：建立「先錄音、後評估、再整理」的系統，不要讓整理工作壓垮你。
第五步：也可試著觀察自己的情緒，感受自己真正在乎的內容。
第六步：持續記錄、持續修正、持續更新。
這套方法不需要完美執行，重要的是開始，然後在實踐中慢慢調整成最適合你的知識系統。
附註：關於錄音的法律問題
合法錄音的條件
根據通訊保障及監察法第29條第3款規定：監察者為通訊之一方或已得通訊之一方事先同意，而非出於不法目的者，不罰。
簡單來說，如果你符合以下條件，錄音通常是合法的：
- 你是對話的一方(不是偷錄別人與第三方的對話)
- 目的正當，不是出於不法目的
- 為了保護自身權益或記錄工作內容
在實務上，如果你是對話的一方，為了保護自身權益或蒐集對話內容作為工作記錄，並非出於不法目的而錄音，通常不會觸法。因為你錄的是自己參與的對話，對他方而言，秘密通訊自由並無受侵害。
場合也很重要。在公開場合進行的對話，錄音被認定為侵害隱私的可能性較低;相對地，在私密空間進行的通話錄音，則需要更謹慎。
我的實踐原則
基於以上法律規定，我自己的做法是：
在正式會議時，我會事先告知對方我會錄音，說明目的是做會議記錄整理，整理後會給對方看過確認。這樣就完全沒有問題。
在聽演講或參加公開活動時，只要主辦方沒有說禁止錄音，我就會錄音。我不會隨便散播這些錄音，主要是用於自己整理想法和學習。
重點是：我只錄自己參與的對話，目的是為了自己的學習和工作整理，不是要拿來對付誰或做什麼不法用途。在這個前提下，基本上都是合法的。
不過法律問題很複雜，如果你有特殊情況或疑慮，還是建議諮詢專業律師。
參考資料：通訊保障及監察法第29條第3款、最高法院103年度台上字第1352號刑事判決、臺灣高等檢察署相關說明
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