時間管理，就跟財務管理一樣，你必須要先記賬，知道自己的錢是怎麼留進來，並且怎麼流出去，接下來才有辦法進步的去做財務規劃跟投資的計劃。所以這次，我們來一起談談關於「時間的使用」。然而，我們每天都在過日子，但不太知道日子是怎麼過的，可能對你來說，每天都覺得自己好忙、好累、好辛苦，但是究竟到底忙了什麼，累了什麼，這一切真的有得到什麼嗎？
水缸的故事
有一天，一位老師帶著一個空水缸進教室，隨後老師拿出了一個大石頭，他把這個大石頭放進水缸裡，再問了他的學生：「這個水缸現在滿了嗎？」學生看到這個水缸似乎已經沒有辦法再放任何東西，於是學生們都說這個水缸滿了。
老師接下來又拿出了一些比較小的碎石頭，把碎石頭沿著縫隙倒進去，接下來他又問這群學生說，現在水缸滿了嗎？學生看到之後回答老師說：「這已經滿了啊」。這時候老師又拿 出了一堆細沙，沿著石頭縫裡倒了進去，把這些空隙全部用這些細沙填滿了，他在問學生：「現在滿了嗎？」
學生們學乖了，沒有太快回答這個問題，於是老師又拿出了一些水，沿著大石頭、小石頭跟細沙的縫隙裡倒了進去，而且還到了不少進去，當老師終於用水把所有的空隙這只確定都填滿之後，再問同學們：「現在滿了嗎？」同學們都說：「是的，都滿了。」老師很滿意的笑了笑，點點頭。
接下來老師把這裡面的所有東西倒出來後分門別類，這一次，老師先把水倒進水缸裡，接著把細沙再倒進水缸，再把小石頭倒進水缸裡，這時候還剩下最後那一顆大石頭，那麼，大石頭放得進去嗎？
很顯然那個大石頭是放不進去的，然而當所有的學生目睹了這一刻之後，第一時間還沒有辦法完全了解老師到底要傳遞什麼，這時候老師就看著這群同學，對著這群同學說：「其實這個水缸就像徵的你的時間，一天就是24個小時，但是在這個有限的時間裡面，你安排自己生命的順序會決定你的生命品質」。有時候我們就會發現，每天好像很忙，但心裡總是覺得很空虛，因為最重要的「大石頭」並沒有先被處理。所以你聽到這，不妨靜下心來想一想，對你而言，每一天的工作和每一天的生活裡面，那所謂的大石頭究竟是什麼？
找到大石頭
1.只做一件事
如果搞不清楚大石頭是什麼，這裡有個簡單的方法，就是「設定一件一定要完成的事情」。經過一段時間之後，就會越來越清楚知道什麼事情是真的重要，什麼事情只是「感覺很重要」，設定一件就夠了，不一定是要那種很厲害的事情。
2.馬上完成
你可以在每天開始工作的一開始就優先去處理那些大石頭，想像一下，在每天工作的頭一個小時，就先把那些最重要的事情完成了，是不是感覺很有效率？所以，盡可能在每天開始工作的一開始就去做那些大石頭類型的事情。
3.開始就好
再來，有些重要的事物，它可能不是在那一天就可以完成，它可能是你這一個月的計劃、這一年的計劃，要拆分很多細節。你心裡很知道他是大石頭，但是就是一直沒有真正的去處理他，所謂的早點起步並不是要你一開始做就能夠把它做完，而是讓你開始。當你每天都有花時間去思考、去準備，這個時候不管你的進度如何，你的潛意識就已經會開始幫你做準備了。
4.提前想好
例如，在前一天的晚上，就開始去想隔天最重要的事情是什麼。只要我在前天晚上有了這樣的設定跟準備，那麼隔天早上起床梳洗完之後，我是連想都不用想，我就很清楚知道今天的大石頭會是什麼。
分類你的事情
有一個時間管理分類法，叫做艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix），這聽起來非常學術難懂，但其實只要去稍微google一下，看個幾眼，你就一定知道我在說什麼。因為這裡不能放圖片，所以我稍微說一下，這個矩陣簡單來說，就是根據「重不重要、緊不緊急」來分出4種不一樣的類型。
1.不急但重要
拿我來說，像是閱讀、運動、親情感情的維繫、事業的規劃，我都會列為重要的事，想想看，如果我今天偷懶一些都不去做這些事情，並不會有立即的影響，也就是說他可能在短期之內不會發生一些衝擊跟副作用，可是他在中長期之後可能我就必須要付出代價為之前的我買單，而這些不一定在短期之內可以看到影響，但在中長期之後它就會有很明顯的改變，就是屬於不急但重要的事，關鍵在於「時間」。所以無論如何，只要這件事情在我們生命當中非常的在乎且重要，那就可以被劃分為這類。
2.又急又重要
你必須馬上處理，否則在短期內會有不好性的結果，想一想，在生活當中每天都會發生，或者每到一個固定情況都會發生的那些事情，有哪些是又急又重要的呢？如果我是客服，那這個時候任何客戶打電話進來，都要好好去處理，因為這是我工作指標的關鍵，所以屬於緊急重要的事情。
3.急但不重要
有些事情它每天都會發生，但是就沒那麼重要，例如通勤、看電視、滑手機，那這種事情就叫不重要。再來還有一種緊急不重要的，叫做他人的要求，可能你爸媽要你配合一件事，可能你的同事要你幫忙一件事，這些事情他可能十萬火級，所以你可以很確定的，他的時間壓力會壓在你身上，可是說實在一點，對你來說這件事真的有他的重要性嗎？
4.不急不重要
像是一些可能沒有意義的玩耍，沒有意義的放空，可能忙了一天的工作之後坐在沙發上看電視培養睡覺的情緒，或者是有一些純粹的沒有積極意義的娛樂，那對我來說也是屬於這類。任何沒有生產力、沒有所謂的時間壓力，那這基本上就是不急不重要的事項。
什麼是真正的重要？
但如果我們覺得所有的事情都是「又急又重要」，那就得重新思考到底什麼是重要了，這就好比是學生時期在唸書的時候，課本裡每一行每一個字都是重點，那是什麼意思？就是每一句話都是重點，那就等於沒有重點。那要怎麼知道甚麼是真正的重要？你可以問自己一個問題，就是如果你的生命只剩下一個禮拜，那哪些事情是你覺得會優先做的？
重要跟急迫會隨著時間而改變
有些人，會覺得自己年輕跟健康，所以一直把運動這件事情當成是「重要但不急」。他知道運動很重要，可是不急，直到去做健康檢查，發現健檢報告裡面紅字一大堆，而所有的紅字都指向缺乏運動。所以當他看完健康檢查報告之後，馬上就會把運動這件事情從重要不緊急升級，所以對現在的他而言運動就成為了「緊急又重要」的事。
當這些重要的事，一直不去做時，那就會變成又急又重要，就像我剛剛舉的例子，如果報告出來後，這時候再去好好的運動，那麼幫助並不大。「書到用時方很少」，我們都知道學習跟閱讀很重要，可是不急，但當哪天真的必須要講出點有料的話，寫出點有料的東西，那其實就完了。所以呢，我們會低效率的主要原因，就是經常將「不急但重要」的事情拖延，直到變成「緊急又重要」。
再來，那些不急又不重要是不一定是不好的，很多時候我們會覺得那些是浪費時間，沒錯，如果是在重要的事情還沒處理好的時候，就在做不急不重要的事情，那確實是浪費時間。可是對於一個有效率的人，這種「放鬆」，往往是是為了走更長遠的路，但前提是你有在走路。
最後，那些不急但重要的事。往往是我們創意的來源。任何創意的呈現，它的背後都會有足夠的「堆肥」。如果你想你的土壤是肥沃的，那麼你就一定要堆肥，而這絕對不是今天堆上了，明天土壤就變肥沃，而是越早開始堆他，他發酵的時間就會越夠，靈感與創意就越多。
開始紀錄時間帳
剛開始我們可以每半小時作為單位，因為在實際上，真的記錄到每一分鐘，其實是不切實際的，因為這樣可能會花太多時間在記錄這件事上，那就本末倒置了。比如說我今天早上8點起床，然後開始刷牙洗臉，到8點半，我就會計：「0800~0830 盥洗」；然後盥洗完之後我會去吃早餐，大概吃半個小時，就繼續計：「0830~0900 早餐」。
而當這一天結束之後，今天的流水賬也都記錄完了，切記一件事情，要在每一個事情告一個段落之後馬上記錄，千萬不要累積一天之後，才去回想每個時間段在幹嘛，第一個你會忘記，第二個你會扭曲，第三個它沒有辦法反應真實的情況，一旦沒有辦法反應你真實的情況，所有的紀錄，那都是沒用的。
接著，你就可以為你今天的時間帳去做分類，以我自己為例，我並不會去看剛才的那4個種類哪些時段分別是哪一種，因為這實在是太累了，我只會將「重要的事」標示出來。例如剛才的「0800~0830盥洗、0830~0900吃早餐」，想這種就是沒那麼重要，而如果之後有重要的事情，例如「1000~1030寫作、1330~1400整理報告資料」這種類型的，我就會在旁邊稍微標記一下，你不需要每一件事情都去分類他到底是四種中的哪一種，你知需要去判斷它到底重不重要。
例如，我在2025年12月，每天16小時，一個月有496小時可以給我安排，然後我做重要的事，也就是專注的時間，有106個小時，那就可以算出我大概有21.3%的時間都在處理重要的事，其他的78.7%的時間就是在處理不重要的事，當然你可以用一個禮拜作為紀錄。接著你就會慢慢發現，在這一個禮拜當中醒著的時間，是如何使用時間的，時間佔比是多少，有了這些資料之後，就可以根據數據去分析調整，而不是靠直覺。
如果時間大多用在「應付緊急狀況」
如果發現花很多時間在第一項線，就是又重要又急的事，超過30%，那就要去檢核一下，既然花了這麼多時間在做又急又重要的事情，那麼有沒有相對應的具體成果？如果沒有，那就叫做瞎忙，當發現有瞎忙的狀況時，這時候先不要著急，先靜下心來思考一下有哪些事的策略跟方法是需要調整的，或是要不要換擋。
如果時間大多用在「做計劃」
接著第二個，就是如果發現花很多時間在做那些「不急但是很重要的事情」，超過30%，那就要檢核一下自己是否有「下一步」的規劃。比如說你這個禮拜花很多時間在閱讀在做計劃，可是一直沒有下一步的計畫，如果是這樣，那麼這個規劃很有可能就是紙上談兵，所以，除了下一步之外，最好的是叫做具體有實現的進度規劃。拿我自己做例子，我每天將我獲取到的資訊或體悟，做整理、分享出來，而這些部分都是具體有實現的進度規劃。所以像是那些重要但不緊急的事情，最好要有一個目標計劃、一個微小的行動，因為如果沒有這些的話，很容易就會掉入「自我感覺良好」。
如果時間大多用在「他人的要求」
接下來第三個，就是如果發現自己花很多時間在做那些很急但不重要的事，那麼請你要先學會拒絕來自於別人的要求。你要學會怎麼樣畫清楚自己的界限，不屬於你的，你就不要去扛。除了要學會拒絕來自別人的要求之外，還有另外一個就是你可以採用時間的整併。
例如在通勤的過程當中，不是自己操作交通工具，像是搭高鐵、搭火車、搭捷運，就可以在搭車的過程當中帶上耳機，聽有聲書。所以當你運用了這些時間，是不是你原本是被歸在不重要的時間，就可以把它變成是做重要的事的時間？因為雖然你在交通沒有錯，可是你也正在學習。
如果時間大多用在「放鬆」
那最後一個，就是發現自己花很多時間在做那些不急又不重要的事情，花了很多時間的話，那到這裡我只能說，我希望你能夠喜歡這樣的生活，因為生命是你的，我本來就沒有任何的權利來告訴你應該這麼活。可是如果你發現你不喜歡這樣的自己，而你心中也知道有些事情你該去做，但就是沒有開始，那麼這個時候不妨回提早起步。記得一件事情，只要有開始，其他的一切才有辦法啟動。
雖然我沒有做什麼很厲害的事，但至少我知道了到底是什麽原因，讓我這週的事情突然變多了，我相信你只要有透過這樣的分析，你會很快的發現自己的人生怎麼了，並且做出最適當的調整。
最後．．．
當你在記錄分析時間賬的過程中，我想提醒你，時間的分配並沒有存在所謂的完美比例，你需要自己去實驗跟自己去檢核。對我來說，可能每個禮拜花20%的時間在處理重要的事情上是剛好的，可是對另外一個人可能未必如此。最重要的點是要不斷的去覺察，如果你的快樂與你的成果能夠達到一定的平衡，那這就是最好的比例。
還有就是請你用小習慣建立時間賬，可靠的永遠是你的習慣，而不是你的激情。讓這些小習慣幫助你建立起你想要的，所以跟你分享一段話，叫做「一開始是我們養成習慣，而後來是習慣養成我們」
最後，讓時間賬告訴自己怎麼過日子的，而不是靠感覺，比如說當你花很多時間在做不急又不重要的事，但是在主觀感受跟身體的感覺上，卻沒有感覺到自己有真正休息到，那就表示雖然花了很多時間在「放鬆」，但是並沒有真正的在休息，記錄是死的，反思才是活的。
不管做了多少的記錄、多認真的做記錄，沒有把這些記錄的資料拿出來看、思考，那就會造成只是為了做了做，為了忙了忙，看到這裡，請要記得一件事，回到真實生命裡，去給自己一個開始，讓起步就只是起步而已。
