<<把時間買回來>>: 利用三步驟循環,找回更多自己的時間!

更新 發佈閱讀 10 分鐘

擁有頂尖大學學歷、只花了短短八年時間就爬上知名公司的副總職位,人人稱羨的他,卻在有一天夜裡盜汗、視線模糊、無法從床上爬起而病倒了。


過去他沒日沒夜地工作,每週工作超過80小時,頻繁出差到成為航空公司的飛行常客,即使假日也還在忙著公事。


他就像多數的我們從小被教導:想成功、想賺錢一定要超級拼命工作,付出越多,收穫越多。


卻沒想到,當他越是努力,卻越來越覺得力不從心,事情怎麼做都做不完,時間怎麼都不夠用。


這就像現代人的「文明病」,我們不缺資訊、不缺工具、不缺錢,最缺的是「時間」。



<<把時間買回來>> 這本書想破除以時間換金錢的迷思,要我們放下事事親力親為的執著,重新看待生命最有價值的資產「時間」,並透過 DRIP 象限工具分析,知道哪些工作應該要委派、由他人取代等,最後把時間留給自己來做最有產值、對人生最有價值的事上。


這本書是由美國連續創業家 Dan Martell 在經歷了事業失敗與成長瓶頸後撰寫,將自己在時間與事業成長間的拉扯經驗,以及最終突破的方法和工具分享給他人,希望能幫助更多不管是創業家或遇到瓶頸的人,重新奪回人生的主導權。


符合這三個條件才值得你花時間

你可能聽過「錢沒了可以再賺,時間過了就不會再回來。」這也是作者首先要大家扭轉的觀念,不要再「用時間換取金錢」,因為時間很貴。


作者認為我們目前做的95%的工作都應該轉交他人處理,自己才可以專注在真正更有產值、更有價值的事上。


簡單來說,只有符合這三個條件的事才值得你花時間:

  1. 你擅長的
  2. 你真正喜歡做的
  3. 能為事業創造高價值的(或說能帶來最高盈利的)


因為當你只做沒人比你更擅長的事,而且是你真心喜歡並且可以帶來最高價值(盈利)的事,你就有機會在這裡賺到錢,然後又不會浪費不該花的時間。


舉例來說,之前我有個攝影師朋友,他在業界很知名也很有地位,但有天他突然說:「公司越來越大,我卻越來越不開心,我都沒在做喜歡的事。」


原來,他因為公司規模變大,人員編制越來越多,就難免會有人員離職、需要重新招募等事宜,沒想到他連在 104 上開職缺都自己來。


我問他:「為什麼不請個人資或專職人員來處理?」


他說:「因為不是每天都有人到職、離職啊,就為了這個花錢請一個人,不是很浪費嗎?」


但他沒想過,如果他把用來開 104 職缺的時間,用來做自己最擅長、最喜愛又最有產值的事:「拍攝」,他賺回來的錢絕對可以請得起好幾個人資了。


我想他沒意識到自己的時間有多貴。


把時間買回來的循環原則

因為需要把事情交給他人處理,於是作者就給了我們一個買回時間的循環原則:審核—>移交—>填補。


作者希望我們依照下面的定義去檢視,看看工作中、生活裡有沒有哪些事符合這些定義,我們就可以依照這個買回循環原則,把工作轉移出去,換回更多時間。


  • 審核:有沒有我痛恨、卻能以低成本輕易轉交他人的工作?
  • 移交:團隊裡(生活裡)有誰,或者我可以雇用誰(兼職也好)接下任務?
  • 填補:我應該專注哪些我熱愛,且能立刻為公司(自己)創造盈利的任務?


如果套用到前面攝影師的例子,則會是:

  • 審核:對於在104上開職缺、招募人員的工作感到不喜歡
  • 移交:將工作轉交給處理行政事務的同事處理或外包給人資、招募公司
  • 填補:自己專注在拍攝高端客戶,提供高品質的攝影成品


此時你可能會問:「我沒有賺這麼多錢,要怎麼請他人來做我該做的事?」


作者也提供了「買回率計算法」,讓你計算當你的個人時間價值超過多少,就可以請得起其他人來接手你的工作。


計算法的公式為:

每個人的時間價值=事業或工作帶給你的酬勞 / 2000小時


也就是說,如果你的每小時時間價值大於請一個人來接手工作的時薪,那你應該要毫不猶豫地把工作外發出去。


所以假設攝影師每小時的時薪是5000元,而請一位人資的每小時時薪是500元(以每月工作22天,一天8小時,基本月薪為88,000元),攝影師應該毫不考慮把招聘事宜轉交出去。


就算你只是個上班族也可以利用這個公式來判斷要不要請保母、買洗碗機、請助理等,只要你專注在自己擅長又有產值的事上,你的時間價值大於工作轉移出去所需的花費,你就不應該再凡事親力親為。



利用 DRIP 象限劃分工作/任務

作者更進一步提供了 DRIP 象限,幫助我們來分類工作和任務的類型,也可以更直觀知道哪個象限下的工作是耗費我們時間的陷阱。


DRIP 分別代表:

  • 委派 (Delegate): 不賺錢還會耗損你能量的工作,ex. 寄包裹
  • 取代 (Replace): 能賺錢但耗損你能量的工作,ex. 新進員工培訓、銷售、行銷、回覆客服、團隊管理等重要任務
  • 投資 (Invest): 不賺錢卻能給你能量的工作,ex. 上課學習、運動、陪伴家人朋友等,對自己、人際關係或個人事業的投資。
  • 生產 (Produce): 能賺錢也給你能量的工作,ex. 攝影、設計等你最擅長、也喜歡又有產值的任務


從上面的分類,可以清楚知道「委派」、「取代」象限下的工作/任務都不該由自己來做,因為它們會耗損最珍貴的能量以及時間,我們應該盡快把它們都轉移出去,把省下來的時間都拿去做「投資」、「生產」象限下的事,長期下來就能持續做喜歡、有能量的事,還可以因此賺到更多的錢。


「委派」的工作因為無法賺錢,所以要我們輕易地轉交給其他同事、助理來完成不是難事。


可是多數的人會糾結的是要把「取代」象限下的事轉交出去,原因是通常老闆或自己都是團隊裡做最好的人,因此不放心交給其他人來做。在家裡的狀況,可能是太太打掃家裡比較乾淨,轉交給先生就會擔心掃不乾淨。


關於這點,作者給出了答案,他認為透過兩個步驟就能放下擔心:

1) 建立「教戰手冊」:基本上就是把要轉交的工作內容建立一份文件或 SOP,裡頭能涵蓋 80% 以上會遇到的狀況,也要善用數位工具來說明或教學,例如錄製影片,最後再進行測試,看看對方理解的對不對


2) 降低期待:我們無法把工作轉交出去,多數時候是因為覺得沒人做的比自己好,在這個狀況下,我們必須降低自己的期待,只要對方做出來的成果有自己的八成好,並且不會導致嚴重的虧損或問題,我們都應該要放下心


作者強調如果我們持續不把「取代」的工作轉交出去,就會把自己困在超忙碌、看似有賺錢,卻沒有極大化時間價值的狀況裡,最終一定會累壞自己又一直在做自己不喜歡的事。


完美安排空出來的時間

當你開始懂得把工作/任務轉移出去後,會發現自己多了很多空閒時間,接下來你就要知道怎麼安排時間、行程,才能打造理想又持續成長的生活。


作者說時間安排就像桌上有一個空的玻璃杯,還有大大小小的石塊以及沙子,你的目標是盡可能把這些石塊、沙子都放進去這個玻璃杯裡。


如果你選擇先把小的石塊、沙子放進玻璃杯,很快會發現剩下的大石塊很難再塞進玻璃杯了。


相反的,如果你先把大石塊都放進玻璃杯,接下來再放入小的石塊,最後再把沙子放進去,然後搖一搖杯子,沙子就會慢慢把小的縫隙填滿,你會發現所有的石塊、沙子都順利裝進去了。


這些大石塊就像生活中最重要、最優先的事項,是我們今年最不容錯過的3-5項活動,例如:訂定公司年度策略、陪孩子環島旅行等,所以在一年的計劃中,我們應該優先把它們填進行事曆裡。


接下來,剩餘的小石塊,例如:參與社團活動、和朋友運動打球等,再填進剩下空白的時間裡。


最後,如果行事曆上還有空白時間,就可以加進剩下那些可有可無的小沙子,例如動手油漆狗屋等。


只要按照這個原則來安排行事曆,我們應該可以輕鬆把時間留給重要的事,而不用擔心自己總是因為其他相對不重要的事,錯過了很多人生中美好的片段。


另外,作者也提醒儘量把同類的事情排在一起做,像是寫文章就不應該跟跟客戶開會排在前後,因為大腦在處理同一種類型的工作會比較有效率,所以可以一天都專注在寫文章,另一天則都安排與客戶會議,這樣可以讓大腦更有效率地運作。


總結

Facebook 創辦人 Mark Zuckerberg 曾經在訪問中說過:「我幾乎每天都自問:『我正在做的事,是我所能做的最重要的事嗎?』除非我在處理的是能力所及中最重要的問題,否則我對自己投入的時間有不好的感受。」


據說 Mark Zuckerberg 為了減少時間花在不重要的事上,他的衣櫃裡只有同樣顏色跟款式的衣服,所以他每天不需要浪費時間在選擇要穿些什麼衣服。


在所有知名的成功人士裡,幾乎沒有人不重視自己的時間花在哪,甚至還希望能極大化時間的利用,像是 Bill Gates 會一邊跑跑步機,一邊進行閱讀。


也許我們不像這些成功人士一樣,一秒鐘以幾十萬上下來計算,但如果我們可以把時間買回來,小心花費在自己擅長、喜歡又有產值的事上,窮忙就不再是我們的宿命,我們也終於能把人生找回來,活出更好、更喜歡的人生。

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