00109.工作交接是職場必修課

閱讀時間約 1 分鐘
每個人出來到職場工作,會因為離職、調職,或企業併購、標案更換承辦單位及其他原因,總有一天要作交接的,那要如何作好交接?可分成兩部分討論:

一、交接給其他同事:
大部分的人常交接工作給其他同事,只是交接方式,需依接手的同事狀況個別調整。

如同事有做過,相對較好處理,整理好要交接的工作文件、資料、設備,列清單說明項目、內容及數量、事務處理進度,再告知主管、人事部門,大致就能搞定。
如同事沒做過,交接過程就很重要,當作簡短版教育訓練,除說明工作流程、提醒需注意細節,必要時要帶領示範、指導如何處理事務,也要找機會介紹給合作廠商、客戶認識,以利培養工作關係。

離職後還要預留時間,如接手的同事有疑問,主管、其他同事沒辦法協助,可能得去原任職單位再次指導。

二、交接給新承辦單位:
常發生在企業併購、標案更換承辦單位,較少人遇過,流程跟交接給其他同事有些像,只是過程較正式。

先確認需作交接項目並整理,再通知監交人作點交,像是律師、招標單位承辦人,再跟交接代表人共同簽名確認。

只是考量業務機密、個人資料保護,需先跟主管檢視交接資料,並請談判能力、臨場反應好的人,跟監交人、交接代表人溝通;交接後要預留一段時間,保留業務原本連絡方式,以利客戶有需要時轉介。

既然作事情要有始有終,作好交接就是把事情做好做滿,確保功德圓滿!

※媒體發表版本:
https://f14mp5.wordpress.com/2018/08/13/00109/
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