什麼是移(行)動辦公室呢?最簡單的比喻就是圖書館。當你到圖書館去的時候,不管是帶著自己的書、或是借圖書館的書,找到一個空位就可以坐下來讀書或進修,不會有固定的座位。
從心理層面來看,移動辦公室讓員工失去了「歸屬感」,尤其是在當時的中國大陸,社會主義時代一切都是國家擁有的、工作生活都是國家安排的,當時的員工心態確實是「廠家難分」。
打破部門藩籬
幾年前,我去日本拜訪了海爾集團在日本的研發總部,由海爾集團總部派駐在日本的時社長接待。在海爾收購日本松下旗下「三洋電器」的白色家電部門之後,只從山東青島派駐了兩位經理人,來負責這個研發中心。
時社長為我做了詳盡的介紹、也參觀了產品展示間,還有許多正在研發中的智慧冰箱和洗衣機。
在座談交流時我最感興趣的,是海爾如何融合不同國家的企業文化、克服各種問題,以達到併購的目的,許多話題也都圍繞著這個主題打轉。
沒有料到的是,時社長居然提到,他們在這個以日本人為主的研發中心實行了「移動辦公室」。
照道理說,移動辦公室應該比較適合外勤人員多的單位,以便降低成本;但這個研發中心地處郊區,由於併購後組織調整、人事精簡,辦公室多出了許多閒置空間,而且九成以上都是內勤人員,為什麼還要實施移動辦公室?
時社長解釋,海爾在併購完成後發現,日本企業的本位主義根深蒂固,不同部門之間很少交流;即使同屬一個研發中心,不同研發單位之間也很少往來。
更何況研發與市場行銷部門幾乎是兩個不同的世界,連語言用詞都不一樣。
於是海爾決定實施移動辦公室制度,部門之間的藩籬必須打破,以強迫不同部門的研發工程師彼此交流;而最好的方法,就是不讓同部門的人坐在一起,而且沒有固定的座位。
剛開始實施的時候,研發中心的人員反彈很大;但日本人有個好處,就是很容易服從上級的指令。實施沒有多久就發現了一個問題:雖然規定同部門的人不許坐在一起,但每個人都會選定一個習慣的座位;也就是說,實際上每個人還是都坐在固定的座位上。
每個人的座位固定以後,附近鄰座都還是固定的人,達不到每天與不同鄰座交流的目的。因此公司又下了一道規定,每天不許坐在固定的位置;經過了幾乎兩年,才讓大家習慣了這種做法。
透過員工意見調查,移動辦公室確實帶來了很多溝通和交流的好處,所以研發中心幾百人現在相處如家人,彼此都非常熟悉;工作效率和部門之間的合作,也比以前順暢多了。
BYOD
海爾集團的日本研發中心,是大企業實施移動辦公室成功的一個案例。在歐美,小型企業對於成本的考量更加重視,不僅僅擁抱移動辦公室的新模式,更有許多走在潮流之前的做法。
由於行動裝置的儲存容量越來越大、處理器運算速度越來越快,使用者無論用於公事或私事,都可以只用一個裝置,更增加上班族的行動彈性。
於是,歐美的中小企業也開始實施「自帶裝置上班」(Bring Your Own Device,BYOD)制度;小公司可以降低成本,員工也得到彈性、方便移動的好處。
資訊安全和雲端服務
在過去的IT時代,移動辦公的最大阻礙來自如何確保資訊安全、讓公司機密不外流;因此,稍有規模的公司一定有自己的IT部門,大大增加了公司的營運成本。
在今天的網路時代,Amazon和微軟等大企業提供的雲端服務和SaaS,不僅讓企業免掉了昂貴的伺服器投資,同時也解決了資訊安全的問題。
用圖書館的比喻來說,不但員工不必再有固定、專屬、但使用率偏低的辦公室座位,連圖書館的圖書、書架和空間,全部搬到「雲」裡面去了。
大家都知道Amazon是全世界最大的電商公司,主要的營收來自電商交易平台;但可能很少人知道,Amazon有80%的利潤居然來自於AWS雲端服務。企業不論規模大小,使用雲端服務已經形成潮流和趨勢。
台灣經濟的數位化進程,也可以從檢視台灣企業使用雲端服務的比例來看出端倪。
遠距辦公與在家辦公
科技進步加上網路普及,使得許多開發中國家在基礎建設上進行彎道超車,例如跳過固話,直接進入行動電話;這種進步的速度,逼使已開發國家的企業必須提早進行全球化的貿易與佈局。
另外一個角度看,城市化與全球化幾乎同步並行,使得城市中的房價與房租不斷上漲;不但使得創業門檻不斷提高,也使得中小型企業的全球布局成本節節攀升。
網路時代也是人才競爭的時代,為了網羅全國各地、甚至全球各地的人才,就不能夠強迫他們必須搬遷;於是,遠距辦公(Remote office)或在家辦公(work from home)也因此成了一種趨勢。
結語
如果在10年前,或許白領階級上夜班是不可行的;因為當時許多科技手段還無法解決企業的實際問題,企業主和員工的心態和習慣也無法接受這種太超前的做法。
但是在今天,科技與網路已經改變了世界,許多「共享辦公室」的配套措施和條件已經成熟。
藉由這個系列四篇談「共享經濟」和「共享辦公室」的文章,希望提醒有意創業的年輕人,任何時候都是創業的好時機;只要能夠嗅到商機,並運用高科技手段來解決目標市場客戶和用戶的問題、滿足他們的需求,你或許就會是下一個獨角獸。
回到本文開頭的讀者留言:
……這種日夜交換的辦公場域充滿很多隱形成本,包括辦公設備的遷移、心理的不安定感等等,省下的租金不一定划得來,只好當作一個有趣思想實驗就此作罷。
困難嗎?當然困難,創業那麼容易、獨角獸那麼好當嗎?
至於提出這些想法,對我有什麼好處嗎?「創意不值錢,如果不去實現的話,只能扔進垃圾桶」;機會到處都有,實現才是商機;請大家自己思考發揮吧!