【日商小職員學習筆記2】疫情時代下，總社與分公司該如何交流?

◎關於設備◎

• TV視訊會議:必須購買視訊系統主機加上外接式攝影鏡頭、麥克風、音響、電視螢幕。 在疫情未爆發前，一直都有使用此方法跟日本或其他海外分公司一起開TV視訊會議。以我們公司為例，通常視訊會議前必須做以下步驟:

1. 打開主機跟螢幕
2. 撥打視訊電話給對方(通常會先設定好對方的IP位置)
3. 通話成功，視訊會議就開始使用，但如果對方忘記開啟他們的視訊系統時就會打不通

• 視訊軟體:可以直接下載免費視訊軟體安裝(例:Microsoft Teams 或 Zoom)，如果不想使用筆電內置鏡頭，或是桌上型沒攝影鏡頭時，也另外購買外接式鏡頭、麥克風、音響等等。因日本在家工作比率激增(日文:在宅勤務ざいたくきんむ）今年疫情到現在，日本總社及海外分公司全數安裝Microsoft Teams。相較於TV視訊會議，使用視訊軟體更加便利，不但能夠無時無刻在任何場所實施視訊會議，Microsoft Teams內建還有聊天室的功能，需要緊急確認業務時，還可以直接跟日本同事詢問，完全不需要像TV視訊會議一樣，必須先集合大家到有TV視訊設備的會議室開會。使用視訊軟體來開會時，必須做以下步驟:

1. 打開安裝好的視訊軟體
2. 搜尋要開會的人或是可以事先建立開會群組
3. 按下視訊軟體內建的打電話功能
4. 通話成功，視訊會議開始使用，但要注意網路是不是很穩定，通常網路訊號不好時，視訊畫面會變得朦朧美，收音也會像在唐老鴨講話的感覺，很促咪

◎工作應用◎

• 監察活動:往年監察都是必須走動到現場來確認設備或是文件，今年開始利用視訊軟體後，只要帶著一台筆電及外接式鏡頭，就可以一邊視訊一邊用外接式鏡頭拍攝日本監察者想確認的設備及文件，當下有疑問時他們也會直接提問。最好事前準備一張可以移動的小桌子放筆電，不然一手拿筆電一手拿外接式鏡頭，你會直接練成強壯的二頭肌(?)
• 新產品開發會議:最重要的開發初期，通常日本的產品設計者會直接跟供應商及我們分公司共同開會來檢討產品製作工程。今年也是活用了TV視訊會議加上視訊軟體，讓一些在家工作跟一些在公司的工作的日本設計者可以一起開會。雖然視訊很方便，但還是覺得日本設計者可以當面看著圖面跟樣品，直接檢討各作業工程的話，可能會更有效率一點。