2021-11-10|閱讀時間 ‧ 約 4 分鐘

會無好會?開會是一門大學問

今天午餐時遇見其他部門的同事,她義憤填膺的抱怨單位內的大姊; 她說這位大姊在部門會議最後提出一個可笑的指責, 這讓她非常生氣的指責是:
部門會議是很重要的,開會的時候大家能不能專心一點,不要一直划手機。
職場的代溝
妳有沒有這樣的經驗, 回家時,父母總覺得我們一直在玩手機,其實我們是在處理公事; 家裡有的代溝,職場上其實也有。
每次開會的時候,有的人拿著筆記本,也有人提著筆電, 現在,拿平板跟用手機紀錄的人也不少; 真的沒有理由說用筆記本的人比較認真,用手機的人就是不專心; 也許是手機的螢幕太小,大家都看不到使用著到底在做什麼? 而且手機的功能又太強大,分心似乎就成了合理的懷疑。
我的部門平均年齡是43歲,其中只有兩位是20+的員工。 在這〝老部門〞中,我的會議經驗是,主席講話跟負責人報告占了會議的大部分, 與會者沒什麼反應,是非常常見的, 會議中很少有討論,反而比較像是對下宣導及對上交代。 我想,就是因為這樣的會議形式,再加上稍長的兄姊們對手機的熟悉與年輕人不同, 這才會讓人有〝用手機就是不專心〞的謬誤。
試想,看著筆記本發呆與划手機,你覺得誰比較專心?
所有工具沒有好壞,只有方不方便
不管筆記本、筆電、平板跟或手機,這些都是工具, 我看過筆記達人的筆記本,確實讓人驚嘆連連; 我也看過同事用時下許多人喜愛的notion, 手機與電腦同步,相當方便且快速,還可以用line分享她的筆記,是標準的科技人。
工具沒有好壞,只有方不方便;只要使用者用的順手,它就是方便的好工具。
至於會議中,如何讓大家專心與會,重點應該在〝議題〞,而不是〝工具〞。 若議題吸引大家討論,手機的即時上網功能,恰恰可以及時提供一些資訊, 避免因一些微末的細節而無法繼續討論; 若議題無趣,在筆記本上隨意塗鴉的情形,其實也不少見。
如果為了要讓大家專心,而規範使用工具,那就太讓人無言了。
〝有效率的會議〞是愛惜生命
職場上,一場有效率的會議,真的非常難得。 部門裡的主管有很多會,也很愛找職員開會, 尤其是每個月的例行會議,最為無趣; 這個會其實只是大家聚起來,把工作進度報給主管知道; 其實聽同事報工作進度時,非常容易分心, 因為不了解對方的工作,根本不可能提出確切疑問或具體建議, 不分心真的很難。
還有一種會議,會前只給了一句〝會議主題〞, 沒有議題、沒有會議目的說明,沒有實際問題陳述,也沒有羅列討論方向, 主管說,開會只是想聽聽我們的意見; 一開始遇到這種會議,我真的以為這是考試。 其實我也想要給具體的建議,但沒有準備能給出什麼好的意見? 這麼看得起我隨時都可以給好意見, 那就不用開會了啦,你隨時問我,我隨時都可以告訴你。
有效率的會議是需要明確的議題,再加上與會者會前充分的準備, 這樣會議中才能聚焦問題、有效討論, 經過聚焦討論的會議,會議決議才不容易發生會後翻盤; 會後翻盤真的是浪費大家的時間。
上班不是上學,會議不是專心聽講, 工作的目的是達成目標,不只是認真學習; 所有的職務內容都應聚焦在明確的目標上, 達到工作目標,老闆付的薪水才有意義,職員領得薪水才能心安理得; 我們每天花這麼多時間工作,有效率才不會浪費生命。
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職場鳥事不少,讓我們聊聊那些讓人匪夷所思、瞠目結舌的鳥事,看看這些事能帶給我們什麼領悟。
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