高效人生商學院｜EP.0006｜如何讓你高效能開一場視訊會議？

高效能開視訊會議的技巧

會議準備的技巧

• 有目的性的報告 - 更精準地推進報告內容
• 有問題意識的會議準備 - 更能精確快速的回答問題，對問題準備更好的答案，讓主管和同事對你更滿意
• 進行更深層次的準備 - 不只做好自己的部分，多做準備讓會議事半功倍

有目的性的報告 - 更精準地推進報告內容

很多人很害怕報告，或是認為報告是件浪費時間的事 但其實報告不但可以幫助自己整理自己的資訊或工作進度 更是達成目的的手段

沒錯，報告需要帶有目的性 必須明確自己的報告是為了什麼需求，以及報告想要達成什麼目的(比如選出一個方案，目標是要獲得上級的授權)才可以更好的準備報告的內容

報告絕對不是把所有資料攤給大家看

有目的性的報告，可以讓目標推進 如果不能確定自己報告的終極目標，也可以以能讓自己更接近大方向的小目標下去著手準備 做簡報時絕對不要漫無目的的找資料，從問題找答案，來做簡報 有目標性的報告不但可以讓自己準備方向更精準，也能讓聽的人更了解你的報告 畢竟公司聘你就是希望你可以為公司決策做到推進，而不是任何事都讓主管來做決定 有目標的報告也能讓你更簡單的評估自己工作的成果，更能有效量化自己的 OKR

準備報告時可以使用以下流程：

• 確立報告的目的/想要達成的效果
• 羅列出如何透過報告把目標推進
• 以目標導向的來準備報告
• 在報告完後評估自己報告的成效
• 復盤/列出下次更好的行動方案

有問題意識的會議準備

很多人會議前並不會事先準備別人的提問 往往會導致別人提問之後腦袋一片空白 也無法給出好的回答 進而導致會議無法達到想要的成效

所以在準備會議時必須具備問題意識 準備會議時必須準備自己想問的問題，並預測別人會問的問題 再透過這些問題來先尋找能幫助達成目標的答案

當具備問題和答案後 不但可以更快速推進會議，也能讓會議結果更可控 也可以讓其他人知道，你不是毫無準備

會議最好的方式大家就是讓大家 提問題，講想法，達成共識 因為大多數人沒有事先答案，所以你準備答案就會更容易被看到 準備好完整的答案也可以讓你的想法更完善，進而在會議中更容易被採納

進行更深層次的準備 - 不只做好自己的部分，多做準備讓會議事半功倍

增加會議效率的技巧不只有讓自己準備好 很多高手也會做更全面的準備

例如：

• 換位思考，幫別人設想答案
• 思考怎麼提案和簡報會讓別人更容易了解
• 思考如何讓自己提案能夠周旋，能夠更容易通過
• 思考有可能的解方，並分析各種解方的利弊

雖然我們可能不是做決策的人，但可以透過準備，讓事情更容易推進

會議規則制定的技巧

• 限制會議的時間 - 不要讓過度冗長的會議影響你的工作
• 準確訂定會議目標 - 讓所有人能夠對會議更有共識，並且能讓會議更精實

限制會議的時間

如果沒有限制會議時間，很多時候會議會淪為大腦風暴，讓所有人都在會議時候思考 既不高效，也讓大家會議體驗變差 這種情況也會降低會議的共識和成效

會議要越短越好，也不要邊講邊思考 如果事前知道行動方案並做足準備，進行就能很快，也不會越開越累 要有時間限制，並且事先提出問題 知會讓大家在會議前準備好答案

人也會有注意力持續上的問題，好的會議應該在兩個番茄鐘(一小時)內解決 明確限制會議時間也能讓討論更集中在目標議題上 進而減少浪費大家的時間

準確訂定會議目標

準確訂定會議目標，如果提前開完就可以提早散會 會議的目標要越明確越好(例如：從目前三個方案種選定明年的公司核心計畫) 當每個人都能對會議目標有共識，就更能準確地討論 事前訂定目標也能讓大家提早做準備，減少冗余和思考時間 也能讓會議能夠更精實，並且讓每個人都能提出更好的問題和意見 以至於會議能有更好的成效，並且降低復盤的難度