三十而立 📑04 - 3個有效會議的關鍵成分，終止無效率注定失敗的團體溝通，讓每一次的會議都能促進團體利益
你好，我是王啟樺，目前在加州大學洛杉磯分校(UCLA)擔任統計機器學習方向的博士後研究員。
你是否也會有很多覺得無效的會議需要參加呢？
我大概跟你一樣，人在江湖，很多寶貴的時間精力，被沒有意義的團體溝通給消耗。目標不明確的會議很多，過程亂七八糟的會議很多，與自己無關但卻要出席的會議很多。但很多事情又需要團隊合作才能推進，卻又無力改變，只好逆來順受。
改善這種無效率注定失敗的團體溝通，我們需要從根本去重新設計會議的本質。
這篇文章想系統地介紹給你，設計有效會議的三個關鍵基礎成分。這三個成分分別是：
- 成分 #1 ：目標 - 從「要不要做」「打算怎麼做」「具體怎麼做」三者擇一
- 成分 #2 ：過程 - 讓「溝通內容」符合「會議預期結果」
- 成分 #3 ：人員 - 是事情需要他，而且對他有好處，才邀他過來
如果你也是無效會議的受害者，想要從根本改善會議效率，歡迎閱讀以下內容，了解有效會議的三大基礎成分 ：
成分 #1 ：會議目標，從「要不要做」「打算怎麼做」「具體怎麼做」三者擇一
目標，是會議想要達到的「預期結果」。
設計會議時，從下面三個選項中，決定一個當作預期成果
- 要不要做：決定某件事要做不要做
- 打算怎麼做：更深度的討論事情
- 具體怎麼做：一個具體的行動計畫
決定會議的預期成果很重要，我曾因為忽視這個點而吃了很多虧。
如果不正式決定某件事要不要做，那常常會變成自己努力感動自己。如果沒有一個具體的行動計畫，那事情常常就虎頭蛇尾，沒有下文。如果沒有表明要更深度討論事情，那會議會淪為應付，便宜行事。
而每次會議結束，在會議紀錄裡面記錄成果。
成分 #2 ：會議過程，要讓「溝通內容」符合「會議預期結果」
過程，是會議進行時的「主要溝通內容」。
會議的本質是團體溝通，但如果沒有刻意設計，「溝通的內容」很容易就與「會議的目的」脫軌。
- 如果是討論「要不要做」，那就要說明做這件事的預期收益，以及需要花費的資源
- 如果是討論「打算怎麼做」，那要收集做這件事至少兩種可能的方式，然後討論大步驟
- 如果是討論「具體怎麼做」，那要提供足夠細節，且要在下次會議前可以合理完成的具體三步驟
負責任的會議，要先根據會議預期目的，對溝通內容打草稿，那才能確保有效進行，真的做出實質改變。
成分 #3 ：會議人員，是事情需要他，而且對他有好處，才邀他過來
人員，是因為達成會議預期目標的過程，需要做的事情需要他，而且對他有好處，才邀請他加入，而非走形式的打卡check in。
不按事情決定會議，而是按人員決定會議，那勢必失敗。這點在我經驗很有共鳴。如果是研究任務而開的會議，那目的明確，所以討論的內容都在點上。但我每週一直有一個是因為人員而起的會議，而非因為事情而起的會議。那麼每次會議的主題會不聚焦，久而久之也感覺不到推進。
所以，開始檢視自己的會議，有哪些不是因為事情而是因為人而設置的。將其改善掉，改成更事情導向的會議，那整個行事曆就會產生新的活力。
你對哪個關鍵基礎成分最有興趣呢？如果想進一步讓我的內容幫助到你，你可以
- 訂閱我的電子報 (《紫式書齋》tsubasa3002101.substack.com)
- 寫信給我詢問相關問題 (chwang3667@gmail.com)
- 追蹤我的英文推特(https://twitter.com/ChiHuaWang1)
- 留言我的中文方格子(https://vocus.cc/user/@Chi-Hua_Wang)
謝謝你閱讀到這邊，我們下一封電子報見。
為什麼會看到廣告
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
在紐西蘭的打工度假旅程中，我面臨著失業的煩惱與對未來的不安。儘管經濟壓力與三十而立的焦慮讓我感到迷失，但我最終選擇接納自己，並專注於當下的美好。這段旅程使我重新認識生活的價值，明白只有擁抱當下，才能找到屬於自己的快樂與意義。
三十到四十歲，是人生的「中場休息」時間。對許多人來說，這階段就像站在人生的十字路口，徬徨、焦慮、迷惘，各種滋味湧上心頭。上有老、下有小，房貸、車貸、小孩的教育費壓得喘不過氣，職場上也面臨著後浪推前浪的壓力，不少人開始懷疑人生，感嘆：「難道這就是我人生的全部了嗎？」
別慌！人生的劇本，自己可以改寫。
與婆婆同住三十年。從初始被嫌棄宛如上演肥皂劇到歡喜收場，三十而立，誠然不虛。婆婆是開天闢地的女媧，捏我碎我，重新摶揉，造就媳婦成人。一個問心無愧的新人。
為活動安排適合的工作分組，不僅可以幫助活動流暢，往更遠一點看，能幫助大家提升其專業分工上能力，例如一開始只能當一位接待員，但經驗累積後，主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係，但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格，試著列出所需人力分組。
籌備一場百人級別的研討會需要注意哪20個細節？本篇將詳細介紹從會議主題、時間、地點、議程、講者、餐飲資訊、宣傳預備到會後結案等籌備過程中需要留意的重要細節。
現代商業世界中，有效的會議管理至關重要。本文探討會議效率低下的原因，以及如何透過制定明確議程、時間管理、決策流程和溝通技巧的提升來改善會議效率，減少時間浪費，提高企業競爭力。
這篇文章介紹如何通過建立會議筆記模板和善用工具，來提高會議的效率和組織性。分享了自己的方法，包括整理會議筆記的步驟和關鍵字標記技巧，並提供了實用的建議和操作指南，以幫助讀者更好地處理信息、提高工作效能。
以前看到有書或是課程教人家怎麼開會，心裡都忍不住OS疑問：「這也需要學習？」隨著開會次數增加，這才發現台灣人真的很愛開會，矛盾的是會開的越多，就越不會，因為多數的開會都是無效，到底怎麼樣開會才能精準又快速呢？
在紐西蘭的打工度假旅程中，我面臨著失業的煩惱與對未來的不安。儘管經濟壓力與三十而立的焦慮讓我感到迷失，但我最終選擇接納自己，並專注於當下的美好。這段旅程使我重新認識生活的價值，明白只有擁抱當下，才能找到屬於自己的快樂與意義。
三十到四十歲，是人生的「中場休息」時間。對許多人來說，這階段就像站在人生的十字路口，徬徨、焦慮、迷惘，各種滋味湧上心頭。上有老、下有小，房貸、車貸、小孩的教育費壓得喘不過氣，職場上也面臨著後浪推前浪的壓力，不少人開始懷疑人生，感嘆：「難道這就是我人生的全部了嗎？」
別慌！人生的劇本，自己可以改寫。
與婆婆同住三十年。從初始被嫌棄宛如上演肥皂劇到歡喜收場，三十而立，誠然不虛。婆婆是開天闢地的女媧，捏我碎我，重新摶揉，造就媳婦成人。一個問心無愧的新人。
為活動安排適合的工作分組，不僅可以幫助活動流暢，往更遠一點看，能幫助大家提升其專業分工上能力，例如一開始只能當一位接待員，但經驗累積後，主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係，但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格，試著列出所需人力分組。
籌備一場百人級別的研討會需要注意哪20個細節？本篇將詳細介紹從會議主題、時間、地點、議程、講者、餐飲資訊、宣傳預備到會後結案等籌備過程中需要留意的重要細節。
現代商業世界中，有效的會議管理至關重要。本文探討會議效率低下的原因，以及如何透過制定明確議程、時間管理、決策流程和溝通技巧的提升來改善會議效率，減少時間浪費，提高企業競爭力。
這篇文章介紹如何通過建立會議筆記模板和善用工具，來提高會議的效率和組織性。分享了自己的方法，包括整理會議筆記的步驟和關鍵字標記技巧，並提供了實用的建議和操作指南，以幫助讀者更好地處理信息、提高工作效能。
以前看到有書或是課程教人家怎麼開會，心裡都忍不住OS疑問：「這也需要學習？」隨著開會次數增加，這才發現台灣人真的很愛開會，矛盾的是會開的越多，就越不會，因為多數的開會都是無效，到底怎麼樣開會才能精準又快速呢？