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更新於 2023/05/15閱讀時間約 5 分鐘

[閱讀筆記] 《摘要力》：刪掉9成重點，比別人強10倍的表達力～一本職場必備的生存技能書

作者：山口拓朗
作者：山口拓朗

這本書能解決什麼問題？

你是否曾有以下困擾？
開會時長篇大論，卻無法讓與會者迅速掌握重點，耗盡對方耐心？
精心準備的簡報，卻無法引起聽眾共鳴，達不到效果？
甚至日常聊天，總是辭不達意，讓朋友興趣缺缺？
或許你欠缺的不僅僅是溝通方式，還有摘要的能力。
這本書提出幾個觀念，並歸納出幾個步驟，幫助我們用最精簡的方式表達，
達到有效的溝通。

職場話多是不負責任的做法

可能你認為，鉅細彌遺的陳述事件，有助於老闆全盤掌握，並做出更好的決策。
但在職場，這是不負責任的想法，老闆不是偵探，不需要親自梳理線索。
所以歸納重點，並且有邏輯性地表達，協助決策者提高效率，應是簡報者該負的責任。
因此在職場，摘要力絕對是必備的技能。
摘要力就是找到「無論如何都想說的話」
有效的溝通應該是用最簡單的方式達到雙方期望的目的。
過多的鋪陳, 夾雜太多次要的資訊，只會模糊焦點, 浪費彼此的時間。
本書開頭就指出，摘要力是“無論如何都想最先說的話”，甚至作者用了”臨死前最想說的一句話”來比喻。
那麼，如何找到最重要的那句話呢？作者提出的核心要點是釐清對象與目的。
  1. 你要表達的對象是？
  2. 你希望達到什麼目的？
  3. 我要如何表達？
這也是我認為本書最精華之處，多數人認為，學習表達就是雕琢語氣，
肢體、語速、簡報等技巧，卻忘了溝通的目的不僅僅是一場完美的演出,
更重要的是達到雙方都滿意的結果。
所以搞清楚表達的對象，並察覺對方內心的需求，設法滿足對方的期望，
才是決定溝通成敗的關鍵。
另外，溝通並非單方面的滿足，我們的目的? 希望傳達的資訊? 預期得到的反饋？將決定這次溝通的聚焦點該在何處。
例如：電影導演拍電影前，會先預期是為了衝高票房？還是為了拿獎？
從而決定劇本內容商業與藝術成分的比重。
只有釐清對象與目的後，我們才能確立重點在哪裡？最想說並最該說的是什麼。
如何表達則是建立在上述的基礎上，針對這點作者提出三大步驟：收集資訊、整理資訊、表達資訊。

表達的第一步驟-收集資訊

事實上，一場好的簡報或是演講往往取決於開始前的準備工作，也就是資訊的收集。
在職場經常會遇到，簡報內的某些數據，資訊的來源是超出我們的專業領域的。
跨領域的資訊有助於佐證我們的觀點，加深談話內涵，強化對方的信任感。
而演講時講者若能引經據典，往往能讓演講更生動，甚至朋友間的閒談，涉及多方面的資訊，也能讓話題更豐富，更具深度。
但如今是資訊爆炸的年代，各種消息隨手可得，各種資訊不經篩選，不經查證，即全部納為簡報的素材，絕對是不可取的行為。
資訊也不是越多越好，而應始終圍繞著表達的對象與目的，篩選出對雙方都有助益的內容，並查證其真實性，對溝通才有正面幫助。

表達的第二步驟-整理資訊

篩選完的資訊仍需經過整理，才能用於溝通。整理包含著分類與排序，將資訊分門別類，依照重要性排序，將重要資訊放在前面，次要資訊則做為補充或是用於答覆對方提問。
排序技巧上，作者建議一個有用的方法，利用理想的目標來回推次序。
例如：在職場會議, 確定會議的目的後，預先設想老闆心理預期的答案，優先提供老闆關心的資訊。如此一來，這場會議已經成功了一半。

表達的第三步驟-表達資訊

過多的鋪陳與製造氣氛，往往會消磨對方的耐性，直接切入重點更有助於強化效率。
作者的意思並非極度精簡，冗余的資訊會失焦，但過少的資訊也可能讓對方無法了解。
書中建議可用主幹-樹枝-樹葉的架構化方式來表達。
主幹-要表達的核心內容。
樹枝-具體的資訊。
樹葉-對方需要時，可補充的細節內容。
例如：在會議上，老闆詢問專案的狀況，此時主幹可以是專案完成度的百分比與預計完成日期，樹枝則是當前執行的項目與風險，樹葉才是項目的執行方式等細節。
這樣即能快速聚焦，並避免資訊缺漏。
另外，在維持資訊完整的前提下，試著歸納事件的底層邏輯，練習將問題的答案濃縮成一句話來表達，可大幅地提高我們的摘要能力。
最後作者也提到，摘要力是可以鍛鍊的，依照本書的核心觀點與步驟，透過簡報演練、錄音等方式，檢視自己的發言，反覆修正，即可不斷精進。

一個主管的自我修養

若你跟我一樣，在職場上也是擔任管理職務，更應該精進自己的摘要力，因為你的本職工作便包含摘要。
以我個人為例，每個月需要做兩場月報，簡報內容同樣是對部門當月工作做總結，看似雷同卻因聆聽對象不同，而在側重點上有所差異。
其中一場對象是老闆，他關注的是專案的進展，因而只需報告專案完成度與風險即可，省去執行人員，問題解決方法等末節，在給予老闆所需的同時，也不浪費老闆的時間。
而另一場則面向各部門同仁，目的是讓大家對跨部門的事務有粗略的了解，讓橫向的協作更順暢. 所以，重點將放在部門的工作性質、項目目標、進行的概況等，過於專業的細節則可略去不談，避免過於艱深冗長，讓同仁失去興趣。
好的摘要能力不僅讓溝通更有效率，對上能幫助老闆減輕負擔，對下能傳達更精準的指令，確保目標一致。對外能做好任務協調，對內也能同步想法。
對我而言，摘要力不僅是技能，也是該具備的自我修養。
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