5T高效培訓

訓練要花費很多資源

包含人力、物力、財力、空間、時間…

但是資源卻是有限的

以公司立場，投入成本就應該有所收穫

可能是正向的提升，如利潤

或者是負向的減低，如不良率

但是訓練投入的成本

卻不是這麼容易可以看到成果

尤其是不景氣的時候

要降低成本

首先想到就是人事成本

而人事成本中的訓練成本更是容易被割捨的

所以要如何讓訓練成果被決策者看到

就變得格外重要

我們以IPO的模型來探究

會有什麼樣的Output(果)

取決於你投入什麼樣的Input(因)

跟執行了什麼樣的Process(因)

舉個簡單的例子

今天你想吃蕃茄炒蛋—預期的Output

但是你的材料只有蔥跟蛋—實際的Input

料理過程又沒有將蛋跟蔥充分攪拌

而是煎了蛋才撒蔥花—實際的Process

最後得到的就只是蔥花舖在荷包蛋上面—實際的Output

接著來探討主題

在培訓時為了達成想要的預期成果

該投入什麼樣的Input呢?

第1個T:

Talent 人才

關於人才的定義

訪間有許多說明及工具

像是在學習移轉面面觀那篇有提過的

人才四象限-人才、人財、人材、人裁

人才九宮格-明星、潛力、績效、熟練、中堅、待發展、普通、基本、不適任

但是該怎麼挑選

還是要以各公司當前需求為主要考量

加上一些適性調查來決定該員工該往哪個面向發展

也可以結合公司重視的面向

挑選2-3項來做一個矩陣圖

作為員工分類及篩選依據

舉個近期聽過的分類

以聰明跟努力來做矩陣

可以分辨出適合當主管的、當幕僚的、當小卒的、還有該汰除的

畢竟大家常說

不怕神對手，就怕豬隊友

不怕你笨，就怕你又笨又努力

所以透過上述的方式

結合公司未來發展規劃

針對不同對象給予適切的培訓管道與方式

才是最重要也是最基礎的一步

不同的人才需要發展的方向與方式均不同

所以第2個T:

Tailored 量身訂製

有些人適合自主學習

有些人適合緊迫盯人

有些能力適合用OJT（On the Job Training）

有些能力則適合Off-JT (Off-the-job Training)

因此適人適法的培訓

是第二個重點

在確認了要培養的人及其發展方向後

接著要做好能力的落差分析

結合公司的短中長期目標

實施部門內的整體培訓規劃

這時候建議使用甘特圖來做

比較能做到不遺漏、少重疊

各部門完成後要再進行公司整體的規劃

上圖中

員工A跟員工C課程項目重疊

員工B跟員工C課程時間重疊

都需要做調整

如果單一課程人數需求多

可以採用內訓-企業包班方式

由公司內部績優人員或培養之講師授課

或由外部顧問公司、專業講師到公司授課

開課之前辦訓部門要先召集高階主管、部門主管、利害關係人

開會研討完成訓練方案

確定講師後

要再召集講師及必要人員

研討課程設計

確認訓練的目標、方法、課程內容、時間長短、場地、設備等

好處是大家都給同一位老師教

理念會比較一致

高階主管或利害關係人也可以適時到場

說明對該項課程的訴求

培訓重點較明確

缺點是會占用大多數人上班時間

如果需求人數少

就要外訓-配合外界培訓機構開班時間

優點是比較不影響公司正常運作

上課方式較多元

缺點是上課重點屬於通用的

回到公司在使用時還要再做調整才能切合(學習移轉)

上面工作都完成後

就要進入Process階段

投入第3個T:

Test 測試

學習移轉面面觀那篇開宗明義就寫到

學習要移轉的前提是學習要有效

怎麼知道有沒有效

就需要評量囉

評量方式有許多種

筆試、實作、專題報告、成果展等

要依課程性質來決定

列舉一些常用方式給大家參考

知識類:學科測驗(筆試、口試)、專題報告…

技能類:學科測驗(筆試、口試)、術科測驗(實作、狀況處置)、成果發表…

態度類:模擬測驗、個案分析…

至於什麼樣的評量標準

才符合公司的預期

如果是內訓

可以在課程設計研討時

明確的向講師說明

較能訂定出符合需求的準繩

如果是外訓

就需要主管律定預期看到的結訓成績

參加訓練後就一定能用在工作上嗎

這就進入到Output的階段

需要第4個T:

Try 嘗試

之前參加講師班

老師不斷強調

「能力要硬用，才會應用」

所以前一篇也提到

部門主管要能當一個搭舞台的人

提供應用能力的環境與機會

在學習移轉面面觀那篇的移轉曲線顯示

學習到的能力會隨時間而改變

有在用就會成長

沒再用就會下降

另一個影響移轉的是環境的相似度

公司內訓的另一個優點是環境相似度高

訓後移轉較容易

外訓的環境就不同了

所以部門主管要扮演引導員工

協助他們轉換銜接的角色

最後，第5個T:

Tolerance 寬容

剛開始硬用能力時

難免會不順

主管有沒有容許犯錯的空間?

容許值是多少?

要先跟員工說明清楚

必要時適切的OJT一下

審慎的Review執行狀況

包含過程及結果

並提供具體的Feedback

能讓員工更快上手

也才能讓訓練的成本效益顯現