人事阿崴-EP.37 繁瑣的雜事

其實不管甚麼職務都一定會有一些瑣碎的雜事，如果角色屬於助理類的感覺佔比又會更高。源自於前陣子履歷診療有人問到，他做的工作是家中企業的一些雜事，包山包海，應徵的明明也就是企業內的行政助理職缺，要怎麼可以讓履歷呈現上更有面試機會。

#歸類分組

事情是可以被分類分組，就可以看出一個系統與邏輯架構，然後在小公司看似混雜在一起的事情，到了大公司可能是一連串各自有負責對應的流程以及職務角色。

就如個案家中是協助做小量贈品客制，雖然以供應來說也就是有其管道可以買賣，然後可能自有一些刻印雕刻，或是再外包出去。但這樣一連串來自於顧客的詢單，自己協助尋品，提供方案與報價，議價來回，訂單紀錄，向供應商下單，追蹤訂單，運送，交付貨物，應收帳款，甚至到後續的顧客滿意。

一連串的作業流程全部獨立作業，就要能夠梳理出與投遞職缺有所連結的內容。例如前段的顧客尋品與議價，自家對外的採購聯繫，後段的貨品追蹤與交付，應收帳款的處理，顧客滿意或是瑕疵品退換貨，也許還要參雜一些品管作業。自己在這些過程之中扮演甚麼角色，為了讓流程順利做了甚麼努力，最後取得甚麼結果(訂單金額，顧客滿意或顧客回購等)，這些東西做起來雜，但認真記錄起來其實一點都不簡單。

#流程設計

對於這樣看似一人作業，沒有上下流程關係的工作，平常是否有做紀錄，自己的每個步驟是什麼，有沒有甚麼操作上的細節，注意的事項，曾經出錯的提醒，然後依此簡單設計出一個文件檔案，初期可能是純文字，然後變成有表格與畫面截圖，甚至到流程路徑。做這些內容也許會多花一點時間，可哪天要交接會比較方便，同時也會建立自己可以把一些複雜事務有架構的呈現。

#優化

面對可能重複發生的事情除了記錄寫下流程之外，有沒有什麼可以優化的地方，同時這些也就會成為履歷上的相關亮點呈現。例如一些文書作業，有沒有機會透過某些軟體或是公式去提高效率，節省時間，提高正確性等等。

過去的工作經驗有一段是完全透過excel計算薪資，然後需要將薪資明細發送email給所有員工。前一手的作業方式在出勤核對完之後，就需要逐一手動key入因為請假遲到影響的薪資加減項，然後再逐一將薪資科目剪貼到表格中一封一封的發信，員工數一開始60多人就得弄個一天，顯然不是很理想的狀況。

當然，導入系統直接處理一定是最終解，但薪資必算畢竟是每個月都要處理的事情，當時花了一些設計excel的一些函數，出勤資料貼過來之後就可以自己計算。而關於寄信的部分，因為當時公司主要都是建立google雲端服務，所以自然就會有一些群組發信，就可以把薪資檔案剪貼到google sheet上，加上少量的付費就可以大幅減少時間，減少的時間除了是工作成果之外，也是一種自己時間價值的重視。

#小結

當自己身陷其中之時，很容易產生自我懷疑。偶爾練習抽離開來看，每個工作都有其價值所在，而自己如何把這個價值極大化，就變成自己職涯發展的價值所在。除了懂得怎麼做好之外，記得要按時紀錄，然後也要懂得呈現，那一定會有懂得欣賞價值的機會出現。

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