U037｜如何有效透過寫作移除資訊差？

「我們的生活有愈來愈多部分是透過“文字 Text", "郵件 Email", "數位訊息 Digital Message"來進行。」

「這些其實都演化自傳統的“實務寫作 Practical Writing”，如"辦公報告 Office Reports", "學校更新 School Update", "登記表格 Registration Forms", "通訊 Newsletter", "通知 Notification"。」

「各種形式的“實務寫作 Practical Writing”，基本上就兩件事：

01 要求讀者"執行 Perform"某"任務 Task"

02 要求讀者"處理 Engage" 某快"資訊 Information"」

「有時我們希望讀者理解"將來計劃 upcoming plans"，"時間表 Schedule"，"公開 Disclosure"，"政策變更 Policy Changes"的細節。」

「有時我們需要讀者採取行動，如"提供反饋 Provide Feedback", "回答問題 Answer Question", "填表格 Complete a Form"，"預定會議 Schedule Meeting"。」

這段討論，節錄於 Todd Rogers [1] 與Jessica Lasky-Fink [2] 於2023年9月5日出版的 "Writing for Busy Readers: Communicate More Effectively in the Real World"[3]，

啟發我對「寫作 Writing」的重新認識。

在台灣的中文教育下，我對「作家」這個概念的認識，彷彿是專門留給那些創作小說詩詞的人，

而「寫作」就好像專門指那些文學創作活動，感覺總得有某種藝術在裡面，才是在寫作。

然而，隨著實際工作的經驗累積，

「寫作」其實更像是幫助你「移除與讀者的資訊差」的主要手段。

工作上，你需要與許多人合作，一起開發一個專案，

而當專案人員的數量一多，就會產生許多「資訊差」，

也就是每個專案人員對專案的理解程度並不一樣。

「開會 Meeting」就是一種用口頭的方式，來移除專案人員之間的資訊差。

然而，要能有效移除資訊差，在開會必須要有「文件 Documentation」，

才能確保參會人員對「文字 Text」的「理解 Understanding」是在同一的層次上。

正如作者所提到，「寫作 Writing」不外乎就是希望讀者「做一下這個」與「了解一下這個」，

這其實是一種「指導 Instruction」，需要有足夠的細節，

才可以讓受指導的人有路可走，也可以對其產出做管理。

很有意思，要持續提升自己的寫作能力。

Reference

[1] https://www.hks.harvard.edu/faculty/todd-rogers

[2] https://peoplelab.hks.harvard.edu/team/jessica-lasky-fink/

[3] https://www.amazon.com/Writing-Busy-Readers-Communicate-Effectively/dp/0593187482