每日的ROUTINE~用ASANA的專案思維幫你經營工作！

我用ASANA的契機是進了這家公司之後，發現大家都是以「任務取向」，完成一個又一個的任務，年底會以這個「完成度」指標來產出報表，列爲績效的指標之一。（抖抖）
每天的早會就是看ASANA的昨日任務是否完成，今天預計要做什麼。

現在是週四的早上5點

但是其實把「要做的事」變成「任務」這個步驟需要練習。我們需要把要做的事情消化之後變成可讀懂的語言。這個過程也可以撥雲見日「我們真正該做什麼」、「近日負擔會不會太大」、「有沒有把80%以上的努力完成20%關鍵的事情」。

以下我會用ASANA免費版本來示範如何把專案思維經營在工作上
行有餘力的可以用ASANA付費版，除了協作的人可以變多，功能更多姿多彩。

爲什麼不用TO DO LIST就好？

一開始我是選擇用TO DO LIST的。但是後來覺得很雜亂，基本上就是想到什麼寫什麼。其他人我不太清楚，但是我最近連個人生活的管理都開始習慣用ASANA

我最喜歡專案式管理的子任務與依賴關係。

主要是因爲TO DO LIST是碎片化的。我們可以在 Asana 中創建子任務，設置任務之間的依賴關係，而 To-Do List 通常不能清楚地反映任務之間的連接。

也可以讓自己察覺、深思下一步要怎麼走。而不是毫無頭緒的「好吧今天就做這個」、「昨天做到哪了？」，因爲我們每個人一天的行動回有限，所以有計劃性地走，比無計劃地跑來得好。

如何劃分專案？

先想想自己的工作可以分成幾大塊，再來性質相近的湊成一個專案。
以我的例子來說，我最重要的工作可以劃分成
維護客戶關係、報價、追蹤報價、下單、出貨、收款、售後服務。

所以專案就會分成四個專案：

• 客人服務事件 - 維護客戶關係、報價、追蹤報價
• 下單處理事件 - 下單、出貨
• 收款與保固記錄 - 收款、售後服務
• 個人任務一覽 - 個人行事曆

如何新增專案？

1. 在左邊【專案】的部分，點旁邊的【+】

2. 點擊【新專案】

3. 再來點左下【工作請求】的模板，已經有多功能了。
   因爲是免費版，所以我們要把【新增Asana Advance功能】這裡去掉，我們用最原始的功能。

4. 輸入專案名稱，建好後就會在一開始的【專案欄】出現

任務來襲！做成大任務！

1. 需要加入新任務的時候，只需要點一下需要的區段下的【新增任務...】，就可以任務指令，我們習慣幫客人的報價需求編號碼，才知道有沒有重複報價

6. 接下來就是把任務指派給別人、設上回覆客人的事件。
   因爲人都很健忘，所以在接電話的時候，我就會一邊整理客人的資訊，一邊在【描述】的地方寫上客人透過什麼來聯絡你，說了什麼，有什麼需求。
   POINT：電腦或手機要常常開着ASANA，把它當便利貼來用，才能順手好用

請把支線跑完

接下來就到重頭戲了，選【+新增子任務】，就是要思考我們進行下一步前要做什麼準備？就比如說以這個案子來說，下一步要做【整理且規劃電腦需要的規格】
把任務指派給自己，設定截止日期

如何看到今日全任務？

記得我剛剛有新增專案的方法嗎？
1. 接下來要新增一個【行事曆】，在模板裡選擇【活動策劃】

2. 接下來把子任務加進行事曆中，這個方法當初研究了一下。
   先打開子任務，然後按左邊的三點【。。。】開出菜單，選擇【新增至專案】

3. 選擇剛剛建好的【個人任務一覽】的專案。
   記得要把截止日期選好，才會在行事曆跳出來

4. 就會出現在行事曆上，如圖

有團隊協作的需求？

如果是新創小公司、或者是工作室、或者是有副業夥伴，Asana不僅可以能讓你管理自己的任務，還能讓所~有~的團隊分享任務進度、負責人和截止日期。你可以把任務分配給不同成員（當然系統會通知對方），並設置截止日期和優先級，方便進行任務追蹤。

而且Asana 可以與許多其他工具（如 Slack、Google Drive 等）整合，並能設置自動提醒和通知，確保每個人都知道即將到來的工作。To-Do List 則缺乏這種智能提醒功能。

去到【團隊】中的【我的工作空間】，然後把別人加進來吧！