誰叫你是國外業務開發?(有洋蔥慎入)

很多人問我到底在做甚麼? 我只會說對我的工作定義只有這八個字: "資源整合,業務開發"

我認為"國外業務開發"的核心是: 培養數字的敏感度, 累積每一次的信任, 真實的情感表達, 善用公司資源, 高度的耐心, 創造自己的空間, 盤點自我的成長, 不怕被拒絕, 把握機會.

在我的轉職生涯期間有16年是在做國外業務開發(簡稱: BD) ,我很喜歡認識人,也很好奇未來有甚麼新的產品應用可以幫助人們改善生活,才會投入國外業務開發這個職位,當然也非常感謝這麼多公司願意給我(這個中文系畢業的)一個機會,基本上我的客戶來源只要兩種: 公司內大家覺得太難搞,問題很多的國外客戶才會交給我; 另外一種就是從零開始,我自己開發的客戶.

從外派美國常駐到各國去參展,因為到處吃了很多美食,也把皮鞋跑到斷成兩截,終於出了一些成績(其中一個成績是三年內從零到台幣兩億)跟經歷心得跟大家分享. 先簡單說明一下我跑國外業務相關背景, 我待過的產業: 顯示器, 電源及相關零組件,連接器及線材, 消費性電子產品, 電子產品ODM/ OEM ; 產品應用:醫療,消費性電子,軍用,工業用,航海,航空; 客戶類型: 全球前十五大,新創公司,代理商; 客戶所在的國家: 中東, 德國, 英國, 芬蘭,冰島,美國, 日本,印度, 西班牙,法國(沒有韓國是因為喝不贏這些客戶,所以放棄)

基本上我對我自己的工作定義只有這八個字: "資源整合,業務開發". 電子製造業營運最需要的其中項目就是獲利,沒有客戶訂單需求,怎麼會有產能跟獲利,所以國外業務開發需要有以下幾項特質跟技能:

1. 對"數字的敏感度與即時連動性": 很多時候我們需要做正確的判斷跟策略規劃,需要大量的資訊及數字支持的, 簡單來說就是要花多少成本或是要怎麼做到長期合作的客戶,所以要蒐集各方面的資料跟數據分析,需要多少時間,客戶的營業額,生產交期,成本分析, 製造成本, 運輸稅務, 預估銷售額, 市佔率, 維修成本,生產良率,機台攤提, 專利費用, 付款條件, 匯差換算....., 這些都是需要考量的地方,因為公司對公司的交易很可能因為某一段的錯誤會導致公司虧損(或是賺到意外之財);而"連動性",舉例來說: 客戶說的未來需求數字跟實際下單數字有差異,或是預計出貨數字跟實際出貨數字有差異的時候,我就會馬上跟客戶做原因釐清跟實際市場需求趨勢來做連結,透過不同的管道確認數字差異的原因跟實際狀況是否吻合,才能避免來不及交貨或庫存過高的問題,因此對"數字的敏感度跟即時連動性"是需要的,而且是可以經過實際演練讓技能更熟練的.
2. 建立"專業的形象"與 累積"高度的信任" : 在跨國公司的業務上一定會有合約保險, 規範定義 及 風險管控的機制,主要是確保可以把風險降到對低,所以"國外業務開發"這個角色就是公司溝通的主要橋樑與代表公司形象;當客戶願意下訂單和簽約的時候,就是客戶開始選擇信任我們的開始,所以任何回覆給客戶的產品交期/問題處理/品質良率/專案進度, 我都會跟內部各個相關部門確認,若出現問題的時候我可以立即提出解決方案,以最短的時間處理到位;而高度信任的部份,就要長期抗戰了,經過一次一次的商業交易跟專業的問題處理,隨著次數與時間累積,讓客戶給予高度信任的肯定,也讓未來的合作更緊密,可以成交的案件變更多.
3. "運用開放的談話方式"與"表達真實的情感": 國外業務開發的過程對我而言,陌生客戶的拜訪佔了很大的比例,而且要面對第一次見面的客戶,基本上產品和服務講的再多都是加不了多少分的, 而我的重點都放在"讓客戶記住我是誰?" "確認跟客戶有下一次見面或開會的90%以上的把握" "記住客戶的飲食習慣與喜好",在會議中我通常都會帶小點心或是伴手禮,一方面可以確認客戶的喜好並且很觀察客戶的動作跟習慣,另一方面可以藉由伴手禮開啟一些話題也可以引起好奇心; 而送禮的原則就是自己真心喜歡的東西,看起來有質感,因為是自己用過的而且喜歡的,所以一定可以說出自己的體驗或感想,雖然客戶不是一定會喜歡,但是真實的誠意還是可以讓客戶感受到的,而不是只有冷冰冰的商務談判而已.
4. 了解並善用公司內部所有的資源: 很多時候銷售的重點都是放在產品,但是客戶的需求一定不只是產品,設計方式,供應鏈的管控,品質體系,生產製程SOP,財務的健全,工廠稽核....等等,都是這些世界前十大客戶要求的標準,要符合客戶的需求,就必須要了解公司所有的資源,包含安排公司的高層出席見面表示對客戶的重視程度,連老闆也是我可以運用的資源.
5. 彈性的商務談判與展現高度的耐心: 我們都希望趕快成交拿到訂單或專案,讓公司可以快速地看到成績,但是如果客戶的進度很慢,隨之而來的壓力就會更大,我經做過一個在短期間拿到的案子,但是因為之前競爭對手的產品在客戶端的庫存很多,導致產品出貨拖了快半年才開始出貨,在這半年的時間都是相當煎熬的,如果一直去逼問客戶,又一定會造成反效果;這個時候我就會再跟客戶溝通目前產品的問題及需要改善的地方,我還可以做甚麼讓客戶的下一個有更好的設計及效能,甚至沿用我目前的產品可以沿用客戶目前的包裝材料不用重新設計,所以再困難的時候,需要的是耐心的傾聽,耐心地問對問題,讓客戶在討論的過程中可以創造更好的選擇機會及思考空間.
6. 創造華麗的轉身空間: 當轉職到國外業務開發的第一年是需要投入很多心力適應環境跟迅速提升專業度的時期(經常要過度燃燒自己的小宇宙),我們不可能一直不間斷地創造高峰,就算是高峰跟高峰中間也是有低谷的,所以需要適度的調整業務開發速度跟明智的選擇長期合作的客戶,讓不同客戶的產品週期可以有搭配性的調整,這樣才可以在需要喘息的空間不會被逼著要繼續跑步,舉例來說:我預計這些案子有些是全新開發的案子,有一些是策略性快速導入替代經爭對手的案子,整體而言,如果新開發的案子往後延的時候,導入替代的方案就可以即時發生效果,緊接著新專案又開始量產的時候,可以給公司跟老闆有一種持續成功開發的專案的效果,也讓自己有喘息或是準備換跑道的空間.
7. 盤點自己每一年做出的成績與進步的空間: 我認為要把自己變得更優秀只有一個方法,就是定期的檢視自己有沒有比去年進步,有沒有學到新的知識或是技能,並且盤點自己的人脈存摺,我建議最直接的方式就是把之前的履歷拿出來,重新以目前自己的最好狀態來思考如何把學到的技能知識與過程經驗,重新用最簡潔的表達方式做出一份屬於全新自己的履歷.
8. 不要害怕失敗或是被拒絕: 我曾經被國外客戶一天之內,掛了我四次電話,因為我無法滿足他們的要求,最後以談判的方式將代理商及客戶,三方一起談到大家可以接受的條件,公司的利潤也提升,最重要的結果是掛了我四次電話的採購居然主動請我吃飯; 我也曾經跟客戶約好吃飯的時間跟餐廳,我等了一個半小時,他才打電話跟我說他記錯班機時間,要改成後天;我也曾經在同一家飯店等客戶的研發副總三個下午的時間,他才願意給我三十分鐘; 很多時候我們的堅持跟強大的內心,到最後都會給我們意想不到的回報,所以不要怕失敗,不用擔心被拒絕,因為那些都是我們本來都沒有的,只有機會來的時候把握住,才是"國外業務開發" 最重要的核心技能.