如何設計效率型產品？先挖掘使用者任務｜EP69

近期在做電商開店平台的後台系統，開始瞭解到「效率型產品」的定位，如何讓使用者更快、更順利地完成一項任務？如何快速抓到使用者的 Jobs-to-be-done？都是產品經理在規劃功能前要先蒐集的資訊，這篇想記錄打造效率型產品的心得。

一、數位產品的類型分類

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在切入效率型產品之前，可以先初步整理一下市面上的產品類型：

• 社交型產品：Facebook、Instagram、LinkedIn、Twitter
• 通訊型產品：LINE、WhatsApp、Telegram
• 娛樂型產品：TikTok、Netflix、Spotify、YouTube
• 效率型產品：Notion、Trello、Grammarly
• 學習型產品：Coursera、Duolingo
• 創作型產品：Canva、Figma
• 服務型產品：Uber、Airbnb

而這篇想針對「效率型產品」進行整理和拆解。

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二、效率型產品的本質與價值

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效率型產品的核心目標是：

幫助使用者用「更少的時間和步驟」完成原本繁瑣的工作。

特別是 B 端企業，因為效率型產品常常是引進一個「系統、工具、流程」並且要考量到「是否有讓原本工作加快」、「是否可減少人力成本」、「是否可降低人工出錯的錯誤率」等明確指標。

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也因此效率型產品會有幾種特徵：

• 批次處理作業：批次上架、批次修改、批次更新、批次置換
• 自動執行任務：每日定時執行 OOO、每日產生報表
• 客製預設欄位：上架商品預設 OOO 欄位
• 直覺操作流程：有明確的 A>B>C 步驟或引導
• 錯誤提示機制：當操作錯誤，有明確的正確步驟教學

最終目的都是期望導入這個系統可以達到「加速重複性工作」。

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三、產品功能實例：電商開店平台

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以電商開店平台為例，客戶最常用的功能是「上架商品、編輯商品、訂單出貨、庫存管理」，因此常見的效率型設計像是：

1. 商品上架流程

• 批次功能：批次新增商品、批次修改售價、批次修改資料，讓使用者可以不透過單筆操作的情況下，透過批次功能大量調整。
• 欄位預設：針對固定欄位，可以預設套用，例如付款方式、配送方式，不須每個商品都要各自設定。

2. 編輯商品流程

• 預約更新：針對特殊檔期，可以設定預約變更價格、預約變更資料，減少在換檔期間需要人員準時操作。
• 智能生成：針對商品特色、SEO 等需要文案的區塊，可透過 AI 大量生成資料。

3. 訂單出貨流程

• 出貨提醒：每日自動推播待出貨訂單的清單。
• 報表產生：每月自動生成業績報表。

4. 庫存管理流程

• 庫存調配：針對較少庫存的通路平台，自動設定補庫機制。
• 安全設定：針對販售到特定水位的通路平台，自動切換獨賣策略或下架商品。

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四、效率型產品的通用原則

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從 Excel、AI 生成，到批次功能，效率型產品離不開這幾個名詞，也因此有一些設計原則可依循：

1. 使用者行為分析

• 訪問真實用戶：在規劃功能前，需要先訪談使用者的真實日常操作流程，確認他花最多時間的重複性工作是哪一段，找出「高頻率作業」。
• 理解使用情境：深入了解使用者在什麼場景下操作，例如如何使用 Excel 的細節，遇到什麼困境，找出「現況功能無法滿足的痛點」。

2. 使用者流程優化

• 錯誤防範提示：針對人工作業容易出錯的環節，增加更容易辨識的提示或錯誤訊息。
• 模擬操作習慣：確認新設計的功能，能貼近使用者原本操作模式，在最小變動成本的前提下，引導使用者嘗試新系統。

3. 使用者介面互動

• 集中關聯功能：將相關的功能集中在一起，減少切換頁面的次數，會增加頁面轉導連結。
• 清晰路線引導：針對有多個步驟的功能，明確透過 A>B>C 流程向使用者說明他接下來要操作的位置。

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五、總結

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近期在規劃效率型產品，發現客戶最常使用的工具是 Excel，因此在規劃軟體系統時，常常要思考「這個功能跟 Excel 如何搭配」、「如何比 Excel 更方便」、「有沒有可能完全不單筆操作、全部都批次做完」等場景。

但設計產品又很難閉門造車，很需要透過業務或客戶經理去訪問客戶，確認第一線使用人員的操作步驟，通常會需要知道：

• 為什麼他會想這樣用？為什麼他不那樣用？
• 他當下要解決的任務是什麼？他接下來的任務是什麼？
• 他花最多時間在哪個環節？他做哪些重複的事？

因此我先透過這篇文章記錄一下有想到的 mindset，未來再繼續記錄做產品的其他心得。

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如對這系列文章有興趣可以再觀看：

• 技術債如何處理？產品經理面對技術與商業的抉擇｜EP68