職場解鎖 - 電子郵件管理

多年前與其他部門的同事一起面試應試者時，同事在快結束時突然拋出一個問題，「你都是如何管理你的Email?」。現在已經忘記當時的應試者的回答，但這個看似簡單且不具專業內涵問題，其實能充分看出一個人的工作態度、做事邏輯、職場素養。

以下是我的幾個方法👇

▌郵件主題 (subject) / 善用指令

平時在寄信、回信時就養成良好習慣，盡量使用日後好搜尋的主題，善用關鍵字，避免使用模糊或過於簡單的詞句。- 善用搜尋的指令也很重要，能有效幫助你排除不必要的郵件，縮小回傳的結果。 

▌設立 標籤 (tag or category) 或 子資料夾 (subfolder)

每收到一封郵件，我做的第一件事會是把郵件貼上標籤或是移入相對應的專案子資料夾，方便日後查找。跟郵件主題命名邏輯一樣，資料夾命名原則不要使用模糊不清的關鍵字(e.g. important project)，也可於前綴加入年月，方便之後找尋。  

▌定期歸檔 ( archive )

我們公司的Outlook郵件原則上會保留6個月，因此定期檢查並歸檔的習慣能有效避免重要郵件被刪除或丟失。我通常會結合上述的子資料夾原則定期做歸檔。此外，除了收件要歸檔外，寄出的郵件也要記得歸檔喔! 

▌.msg

以 outlook 而言，在郵件上按複製(Ctrl + C)，後可於檔案夾貼上.msg檔，這也有助於將信件歸入一般的檔案夾。

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