順手感數位整理習慣

前幾天有讀者詢問我是怎麼管理數位檔案的，她的困擾是雖然實體空間已經很精簡，但身為自由工作者資料存放在電腦、手機、雲端等各種載體，怎麼整理都覺得很亂、不好取用，因此想知道可以如何改善，希望可以分享我自己的方法給大家。

以前唸書的時候我也是仰賴外接硬碟的一族，畢竟念廣電系，又時常擔任後製工作，照片、音檔總是一大堆，電腦裡就跟我當時的桌面一樣爆炸，也是開始斷捨離後，才徹底實踐數位整理，當時斷捨離的唯一標準就是「用不用得到」，至今依舊是遵守著這樣的準則：

➊有用才寫、才拍、才留，凡是從源頭減量省得給自己找麻煩。

➋用不到就刪，不要給自己多加「要去用」的待辦清單。

➌使用完畢立即分類整理，才不會金魚腦忘記。

➍沒有備用習慣，不見了就是緣分（真的很重要的我也不會讓它不見的啦）。

➎盡量存在雲端空間，減少挪移檔案的時間（USB和硬碟掰～）。

經過這一連串的Check，留下來的通常都是很必要的東西，接下來進行分類整理。雖然數位檔案不會長在房間裡礙眼，但我覺得一些物品上的整理收納原則，一樣適用。

一層一層的資料夾等於實體的一個一抽屜，想要拿一個東西就要不斷地挖啊挖，挖到還會不見，我實在是很沒有耐心，所以盡量減少「分層」，一個專案一個資料夾，進行「開放式收納」，非必要不要再開很多個資料夾。

實體書我會分成「待看/閱讀、暫存、保留」，數位檔案也是一樣，最重要的是正在使用的「進行中」檔案，排除萬難把它們放在最順手的位置，不要讓跟其他有的沒的混在一起，目前我是使用《打造第二大腦》的PARA系統來管理。

以雲端硬碟為例：

01 專案 P：存放正在或短期間會使用的檔案，幾乎每天上班都是在這裡遊蕩，一個工作專案一個資料夾。

02 領域 A：生活上、長期推動的事項，可能是興趣或財務之類的，但我誠實的說這裡我沒在用。

03 資源 R：需要隨時取用的資料，我會把身分證影本、存摺封面、合約放這裡。

04 封存 A：完成的專案和想眼不見為淨的東西們（這裡最亂）。

至於「02 領域A」的東西，通常是IG的文章、生活紀錄（食譜之類），我則是放在Evernote中，這裡是我的數位工作站，簡單分類成「工作任務、自媒體任務、生活任務、資源、封存」記事本。

這樣的邏輯一樣套用到信箱和網頁書籤中

我是一個無法接受塞爆信箱的人，每天一定會淨空信箱，對我來說「收件匣＝待辦清單」，一處理完，就會把信件歸類：工作、個人成長、生活、IG。

我只開了「工作」和「生活」兩個資料夾，常用的工具直接擺放在書籤列中，我會把名稱去掉只留圖示比較簡約，沒有把IG、YouTube等會吃時間的東西放在書籤，比起書籤我真的更常直接搜尋，因為很多東西沒想像中的那麼頻繁使用（我自己是這樣啦）。

我還有一個習慣，就是換手機時不會轉移檔案，直接跟過去的東西說掰，新手機就是新的開始，也因為這樣，照片都還處在可以控管的狀態，一方面也會覺得自己以前拍的很醜想刪掉XD。

✦打醒自己「沒有那一天」，想不到怎麼用，就刪掉！

✦收納不要太多，簡單分類才能順手。

✦記得定期斷捨離

雖然數位空間無限大，但還是要謹記一個原則「只留真正重要的東西就好，才能知道自己該專注在哪裡？」刪除不必要的數位垃圾，讓我們的實體和虛擬空間都能夠自在、有餘裕。

當然每個人都有適合自己的方法，也歡迎跟大家分享你的數位整理秘訣，集思廣益一起GoGoGo～