Be a Fastest Decision Maker!做好專案管理,但不是"什麼都理"!

2019/10/23閱讀時間約 4 分鐘
「管理」這兩個字聽起來很有效率,也得小心變成團隊的執行障礙。
Photo by NeONBRAND on Unsplash
「你有選擇困難症嗎?」
「你老是在細節上拿不定主意嗎?」
「你需要反覆回報評估才肯拍板定案嗎?」
“快來當個策展人吧!這毛病很快就可以痊癒了!” (直銷廣告詞XD)
事實上,大部分人在剛當上策展企劃的專案管理/Project Manager時,都很容易遇到這大哉問:
「我到底要管多少?」「我究竟要理多少?」
「管太多會不會事必躬親?」「管太少是不是過於卸責?」
誰都不想遇到雞毛蒜皮都得報備的上層,也沒人想成為別人眼中斤斤計較的主管。
更何況,一位好的專案最重要的是提升效率、計畫時程、掌控預算、確保成效。如果沒有認同你的團隊同心協力,就算自己全都管到底也無力回天。
市面上已有很多管理技巧的書籍,也有許多提醒你不要成為「直升機主管」的好文章。 (比如這篇非常推薦《有這些跡象,代表你管太多了》)
而策展PM的重點,最怕就是「扼殺同仁獨立思考的能力」。
接著,我用顯淺易懂的方式,將三個主要觀念分享給大家!

1. 當個籃球隊教練,而不是數學老師!

你喜歡被激勵還是被檢討?你喜歡腦力激盪還是背公式?
相同地,一個創意執行團隊最需要的絕對是”發揮空間”。
你應該像一位受人敬佩的教練,根據不同球員特質給予適才適位,鼓勵他挑戰自我以提升能力,並擬定總體戰術下指導方針;而不是去教球員怎麼運球、姿勢哪裡不對、甚至球衣應該怎麼買比較省錢。
教練與老師最大的差異,在於”認同做事方法”。
前者傾向多種組合可能,後者偏向既定模式答案。
這也決定了你所管理出來的專案氛圍,會是愈有創意愈能茁壯,還是一板一眼最後變成機器人。

2. 引導正確方向,比注重執行細節更重要!

通常越有能力的人,越容易放不下。
因為老覺得自己做還比較快、比較成功。
最後更會忘了你真正掌控的是企劃方向/行銷創意/總體預算/節點進度/目標成果…等,而陷入一一過問與詳細檢視執行過細節的泥沼。
所以,必須要小心別讓同仁過於綁手綁腳,不敢自己做決定;一有遺漏狀況便會認為是管理者沒交代到,使得一個口令一個動作,管理者也會越來越累。
Teamwork著重專業分工,概念上尊重同仁選擇,就算他的做法與你的南轅北轍。
縱然人有時會犯錯,仍需持續提醒和激勵指導,多給予團隊高度信任;透過容錯機會和經驗累積的過程,多數結果都會比預期地好,團隊也會更有效率想法和默契!
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3. 專案管理最強的是:大事化小/小事化無 的能力。

你喜歡把事情搞大?還是搞小?
只是現場人員制服顏色不如預期,或是團膳便當比你料想的每個多了30塊?問題是,他的採購預算有超標嗎?你有告知現場需求的範圍嗎?
策展專案從無到有、從企劃到現場,都有非常多選擇需要做決定。如果每個大大小小都要你來,那就完蛋了。
所以專案管理的基礎,就是將這些細繁枝末節的”後果”先轉化成”前因”。
顏色要哪種?便當要多少錢?燈具要不要租?道具要不要買?由這些底層問題往上去探討,就是企劃面的各項預算編列。
有些你可以先決定,有些只能先暫擬,有些則必須留到現場給同仁做決定。
當你把”前因”都理清楚了,現場預算抓好了,工序時程也排定了,計畫成效都清楚了;無論最終”後果”如何呈現,都還是在PM的運籌帷幄之內。
而那些臨時解決掉的狀況,也要確認大家都有學到經驗,不會讓問題重蹈覆轍。
所以,先把大事清楚說明,小事就好搞定,而且是交給團隊可以自行決策執行的,永遠是最佳默契方式。
那些在大海中偶而出現的起伏,其實不算波浪。
那些不影響專案目標成效的過程小事,其實也算無事。
專案管理無分高階或基層,重點在於授權與分工。能夠啟發責任感且激勵團隊成長,更是一個好PM的自我期許喔!
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從策展企劃到知識跨界的職人筆記,偶而聊聊古生物博物館的冷門經歷。
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