公司積習以久的問題,背後通常不是表面這麼單純,問題一般可分為三類:
- 技術性問題,因為專業或經驗不夠所衍生的問題,例如不知道怎麼改進產品功能,才可以帶來更好的客戶體驗,這類問題相對容易處理。
- 政治性問題,因為內部的權力角力而造成,有些流程或分工方法被權力架構所箝制,導致問題明明顯而易見,卻沒人敢動手去處理它;或是某人不願配合而導致其他人得繞過他來處理問題。
- 文化性問題,由組織內部慣性所造成,例如習慣處理短期問題,而忽略長期問題,不能質疑老闆的決定、避免衝突等;這些都是企業長年累積,已成為組織文化。處理文化性問題時,得特別小心,因為這挑戰的不是一個人或少數人,而是一大群人。
空降主管最困難的挑戰:
- 不熟悉業務。
- 未掌握相關的利害關係人跟期待。
- 不了解公司內政治版圖。
- 對企業文化了解有限。
空降主管有四個執行重點:
- 熟悉業務,對業務的熟悉度會決定看專業性問題的精準度,也是他人能否與你有效溝通的關鍵之一。
- 跟利害關係人打好關係,「權力結構」跟「人際網路」都是能否做好事的關鍵,搞清楚哪些人有決策權,哪些人對擁有決策權的人有影響力,理解期待並盡力滿足。無法滿足時,也要盡可能降低對方所帶來的負面影響;最關鍵的利害關係人是你的直屬主管,務必確保彼此認知一致,溝通順暢。
- 協調期待,當理解利害關係人的期待後,通常會發現彼此間有衝突,或是得處理優先順序的問題,此時溝通技巧就變得非常重要了,這件事的難度相對高。
- 適應公司文化,經過多次會議、跟關鍵利害關係人以及資深員工談過後,開始了解組織文化,看他們如何處理衝突?
如何談論老闆? 如何討論彼此? 如何開會? 以及做事的方法等;理解環境後,首先要做的是理解它、適應它,而不是衝擊它。
空降或新手主管可以在到職的關鍵九十天內,花時間理解現狀,建立人脈網絡,並在相對小的地方做出一點點貢獻,用以撬動他人的「信任感」,讓自己後續方便做事。
我自己有類似於空降的經驗,但可惜的是太晚看到這本書;當時我親自參加每一場例行會議,從中觀察哪些人的意見更受到重視,同時也想辦法盡快掌握新公司的組織文化與政治氛圍。
但帶給我最大挫折感的部份應該是「跟利害關係人打好關係」以及「協調期待」,這兩樣都需要溝通技巧以及同理心,要花費許多心思去理解並說服利害關係人,然後才有機會做對的事、把事做好。
人的心思永遠是最複雜的,當我們還沒有完全取得別人的「信任」時,就要花費許多時間在「溝通」上面,直到雙方建立起互信的基礎,才有機會往前進,但這一步也是最難做到的。
老話說「先做人,再做事」,其實就是上面說的「跟利害關係人打好關係」以及「協調期待」,希望後續透過本書的內容分享,可以有系統地加強溝通技巧,提高轉職或空降的成功機率。