【工作進度回報的5個注意事項】

工作回報是與主管保持良好溝通的重要環節，但對於很多夥伴來說，是很有壓力的一個項目，如何透過清楚有效地進行回報，讓工作進展順利，也能獲得主管的信任與支持，這裡提供五個注意事項，雖然不能說做到盡善盡美，但可以幫助新進夥伴，盡量做到清楚有效的工作回報。

【注意要點】

1. 當作準備面試一樣的準備充分

2. 成果重點或重要問題先前，再補充細節

3. 使用數據和圖表去簡化描述

4. 對於問題提出初步想法和改善建議

5. 要有下一步進度規劃及異常因應

1. 當作準備面試一樣的準備充分

在進行工作回報之前，確保已經準備好所有需要的資料。包括工作進展、完成情況、遇到的問題和下一步計劃。可以用便利貼列出一些簡短的提綱，確保自己不會遺漏重要內容。

2. 成果重點、遇到問題、改善作法先報告，再補充細節

在回報工作時，將重點放在關鍵問題描述和成果資料上。避免冗長的背景介紹或過多的細節描述。簡潔描述工作進展、遇到的問題以及你採取的措施，能讓主管快速了解情況。

舉例：「這週我們完成了項目的初步設計，目前進展順利，但在數據處理上遇到了一些困難，我們已經採取了XYZ等措施來解決及觀察後續變化。」

3. 使用數據和圖表去縮短描述

在工作回報中，盡量使用具體的數據、圖表、影片來進行工作要點補充。可以讓回報更具說服力，也能幫助主管更容易理解和評估你的工作。

截至目前，我們已經完成了70%的目標業績，並且進度時程會比預期減少10%。

4. 對於問題提出初步想法和改善建議

當你遇到問題時，不僅要報告問題本身，還應該提出你認為可行的解決方案或建議。這部分往往是最難的，但透過講出你的解決方案，可以更快讓主管了解到你的思考方向是否正確。也能顯示想主動解決問題的意願。

舉例如下：「在執行過程中，我們發現系統運行速度較慢，我建議我們可以考慮升級硬件設備，另外也已經跟相關部門諮詢過可行，這樣應該提高效率25%，預計花1個月進行。」

5. 要有下一步進度規劃及異常因應

在回報工作進展時，也要對下一步的工作做出簡單的計劃。這能讓主管清楚地了解你的流程，並能及時給予指導和支持。甚至遇到緊急狀況時，也要提供補充計劃。

你可以說：「接下來的一週，我們將專注於系統測試和優化，預計在下週五前完成所有測試工作。但氣象報告說下周可能有颱風入境，我會與成員協調是否可以加速超前進度，避免颱風停班影響」

雖然這樣說不一定就能夠完全做到0風險，但重點在於讓主管知道您可以規劃到哪個程度。總而言之工作回報不僅是一個告知進展的機會，也是展示你工作態度和能力的時刻。

通過充分準備以及對未來工作有計劃，你能夠讓主管清楚有效地了解你的工作情況，並能在需要時獲得更好的支持和指導。相信這些方法能幫助你在工作回報中表現得更專業和出色。