職場解鎖 - 電子郵件管理
更新於 2024/12/13閱讀時間約 2 分鐘
多年前與其他部門的同事一起面試應試者時，同事在快結束時突然拋出一個問題，「你都是如何管理你的Email?」。現在已經忘記當時的應試者的回答，但這個看似簡單且不具專業內涵問題，其實能充分看出一個人的工作態度、做事邏輯、職場素養。
以下是我的幾個方法👇
▌郵件主題 (subject) / 善用指令
平時在寄信、回信時就養成良好習慣，盡量使用日後好搜尋的主題，善用關鍵字，避免使用模糊或過於簡單的詞句。- 善用搜尋的指令也很重要，能有效幫助你排除不必要的郵件，縮小回傳的結果。
▌設立 標籤 (tag or category) 或 子資料夾 (subfolder)
每收到一封郵件，我做的第一件事會是把郵件貼上標籤或是移入相對應的專案子資料夾，方便日後查找。跟郵件主題命名邏輯一樣，資料夾命名原則不要使用模糊不清的關鍵字(e.g. important project)，也可於前綴加入年月，方便之後找尋。
▌定期歸檔 ( archive )
我們公司的Outlook郵件原則上會保留6個月，因此定期檢查並歸檔的習慣能有效避免重要郵件被刪除或丟失。我通常會結合上述的子資料夾原則定期做歸檔。此外，除了收件要歸檔外，寄出的郵件也要記得歸檔喔!
▌.msg
以 outlook 而言，在郵件上按複製(Ctrl + C)，後可於檔案夾貼上.msg檔，這也有助於將信件歸入一般的檔案夾。
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工作回報是與主管保持良好溝通的重要環節。透過清楚有效地進行回報，不僅可以讓工作進展順利，也能獲得主管的信任與支持。但對於新進夥伴來說是很有壓力的一個工作，這裡提供五個注意事項，雖然不能說做到盡善盡美，但可以幫助新進夥伴盡量做到清楚有效的工作回報
1.不去問不去關心不去費心與你無關的事
要是事情與你有關，上司總會找你，天涯海角也會找你
要是事情與你無關而去多問，就會變成你的事，自討苦吃自加工作量
休息時休息才有力氣繼續走
2.別讓從前的陰影標籤自己
讓自己卻步的念頭全部趕走
如果公司有個內部規範流程，推行運轉也七八年以上，對於一個剛接此業務大概一年的人員，竟然可以在一年內被反應這樣流程有問題，希望可以有所調整，反應的單位來自於平行單位的非主管職。身為人事行政的自己，會如何處置呢?
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親愛的讀者，你好
收到你的來信，我能感受到你對職場中與國外同事或客戶溝通的擔憂與疑惑。這是一個非常實際的問題，許多人在工作中都會面臨類似的挑戰。那麼，讓我們一起深入探討這個問題，找出一個切實可行的解決方案。
前陣子知名導演因為一段訪談被斷章取義，引發道歉文以及軒然大波，撇除針對該導演的個人喜惡，單純就事件本身來看，雷同的情境也同樣會在職場發生，如果你是當事人你又會怎麼處理這件事呢？職場問答之間都是一場生存術的修煉。
常因在意他人、不滿公司文化而想離職的職場新鮮人，如何調整心態？
面對官僚文化、雜事、人際關係等挑戰，讓自己從目標出發，主動精進能力，才能在工作中更有主導權和自信。
在職場上班，一定要很清楚自己的責任與功能，盡好自己的責任，清楚表達自己的意向。
在工作時，細碎的工作態度、日常的責任心與效率，都是關乎著職場上的信任關係之建立。本文從生活的小細節中提供工作中可能遇到的信任挑戰以及新進同事接納與成長挑戰。這些壓力都影響著人們的日常禮儀與心靈成長。
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