【流程這麼麻煩？別讓「以前的規則」綁住現在的效率！】

很多人在學習工作流程時，都有過這樣的疑惑：「為什麼要這麼麻煩？」尤其當流程涉及重複的簽核、冗長的表單填寫時，這種感覺更是強烈。但其實這些流程的初衷多半是為了避免錯誤，或是滿足過去某些需求。但隨著時間推移，流程可能早已不再符合當下的現實情境。

某公司設立了文具申請流程，目的是避免資源被濫用。但為了申請兩支原子筆，同仁要花5分鐘填表單、再用25分鐘跑三層簽核。這樣的成本效益也是我們要思考的。

【為何會出現這樣的狀況】

1. 考慮過多的突發狀況：在設計流程時，試圖涵蓋所有可能的例外情況，但過度考慮罕見事件，會使流程變得繁瑣且難以執行。

2. 個人的堅持：某些流程的設計可能受到個人偏好的影響，導致添加不必要的步驟或要求。

3. 過多的簽核：在流程中設置過多的審批環節，可能導致決策速度減慢。

4. 主觀判定：流程設計時未考慮實際執行者的需求，可能導致流程不切實際，增加不必要的步驟。

【重新審視及簡化流程】

1. 是否真的需要這個流程？

有些流程或許是為了解決某個特定問題，但現在問題已經不存在了。早期為防止物料流失而設計的嚴格點檢流程，現在有更高效的自動化系統可以解決，是否還需要保留？

確認點：

※員工反饋： 員工是否對流程表達過困惑或不滿，認為流程影響工作效率？

※流程圖繪製： 使用流程圖清晰呈現現有流程，識別每個步驟的價值與必要性。

※持續改進機制：定期檢視和改進流程，確保其隨著業務需求的變化而適時調整。

2. 重複性流程能不能簡化或整合？

如果同一個項目需要多次核准，是否可以簡化成一次性確認？比如與其每個部門都要審核同一份申請表，不如授權某個關鍵部門負責。

確認點：

※流程複雜度： 流程是否包含過多步驟或重複性作業，導致執行時間過長？

※員工參與：邀請實際執行者參與流程設計，確保流程的簡化和整合

※應用導入評估：在引入新技術時，充分評估其對流程的影響，確保其能夠簡化而非複雜化流程。

3. 能不能自動化處理？

自動化工具的運用，可以大幅縮短作業時間。建立數位化申請系統，讓日常工作申請流程變得直觀快速。

確認點：

※錯誤頻率： 流程中是否經常出現人為錯誤或延遲問題，影響最終成果？

※資源浪費： 流程是否耗費過多資源，如人力、時間或材料，且無法產生相應價值？

※關鍵問題識別： 透過數據分析，找出流程中最耗時或最容易出錯的環節，作為優化重點。

流程的存在是為了支持工作，簡化流程，不只是為了節省時間，更是為了創造一個更高效、更有價值的工作環境。簡化後的流程也需要定期檢視，確保它能持續符合需求。避免在過程中加入過多的「補丁規範」，讓簡化後的流程又回到繁瑣的原點。